¿Necesitas un programa de contabilidad para tu empresa?

programa de contabilidad para tu empresa

La contabilidad de una empresa es uno de los mayores quebraderos de cabeza. No solo tienes que cuadrar que todos los ingresos y gastos coincidan, que se lleve un registro de los beneficios o pérdidas, o que haya anotaciones en el día a día de todo lo que se vende y se compra. Y si no tienes un programa de contabilidad para tu empresa la cosa se puede complicar muchísimo, sobre todo cuando esta empieza a crecer.

Pero, ¿por qué es tan importante contar con un programa de contabilidad? ¿Por qué es lo mejor aun cuando tengas una pyme o un negocio individual y seas autónomo? Te damos las razones de ello a continuación.

Para qué sirve la contabilidad en una empresa

Para qué sirve la contabilidad en una empresa

Contabilidad. Si es una asignatura que has dado en algún curso, sabrás que, desde el principio, se ve como algo muy complicado. Cuando en realidad no lo es tanto. Sin embargo, muchos consideran que llevar una empresa no es tan difícil y que no necesitan sofisticados programas para recoger los movimientos económicos. Craso error.

En este caso, es importante tener en cuenta que la contabilidad te ofrece no solo un registro de los ingresos y los gastos que tiene una empresa, sino también de los bienes y activos que se poseen. Y todo ello repercute en presentar unas cuentas ordenadas y claras para cumplir con todas las obligaciones que se tienen para con la Agencia Tributaria.

Además, esto no es cosa solo de grandes empresas. Las pequeñas también deberían preocuparse por conocer cuál es el estado del negocio, a fin de anticiparse si, por algún motivo, no fuera bien (y para no invertir dinero que, al final no se va a recuperar y sí puede endeudarte) o, por el contrario, fuera tan bien que pudieras plantearte crecer.

Motivos para usar programas de contabilidad para tu empresa

Motivos para usar programas de contabilidad para tu empresa

Si ahora mismo estás preguntándote si es mejor aparcar el rudimentario sistema de contabilidad que llevas y pasarte a los programas de contabilidad, aquí te damos algunas razones para inclinar la balanza a un lado.

Podrás controlar todos los movimientos

Imagina que en tu empresa tienes un libro de registro donde estás anotando todos los movimientos financieros que se llevan a cabo. Cierras el negocio, te vas a casa y, de repente, te acuerdas que no has apuntado algo. Lo anotas en un papelito para el día siguiente… Y se te olvida, pero además anotas otros movimientos que no recordabas. Y como no tienes le libro a mano no puedes hacerlo en el momento en que lo recuerdas. ¿Conclusión? Que al final acabarás perdiendo esos papelitos y olvidándote de apuntarlo todo.

Con un programa de contabilidad para tu empresa eso no pasa, porque el programa te permite acceder de manera digital, estés donde estés, a todos los datos de tu negocio, de tal forma que, si en casa te acuerdas de algo, no tienes que esperar a llegar a la empresa para ponerlo, lo puedes hacer allí mismo.

Y lo mismo pasa para consultar los datos, ya sean balances, informes, ver el estado para tomar decisiones acerca de inversiones, etc.

Te ahorra dinero

Sí, la inversión en un programa de contabilidad para tu empresa puede ser importante, pero, ¿no crees que la amortizarás pronto? Imagina que tienes un registro repetitivo de todos los meses, o todas las semanas. Has de estar apuntándolo siempre el mismo, con lo que te quita tiempo.

En cambio, en el programa puedes automatizar las tareas más repetitivas y hacer que automáticamente se incluyan. Así, ese tiempo puedes destinarlo a otras cosas de tu empresa, o de tu tiempo libre.

Puedes combinar programas

La contabilidad está muy relacionada con otros departamentos como es el de Recursos Humanos (para el tema de nóminas). Contar con un programa que pueda importar y exportar los datos es bastante necesario para ahorrar tiempo y para cuadrar de manera mejor los datos. Y es que, no tendrás que meterlos de manera manual, sino que automáticamente se pueden coger de un sitio para aplicarlos a otro.

Motivos para usar programas de contabilidad para tu empresa

Mantendrás el flujo de caja en orden

En el sentido en que sabrás en todo momento los pagos e ingresos que se realizan en la empresa, de tal forma que, casi de manera inmediata, sabrás lo que ocurre en tu negocio a diario.

Esto también te puede avisar de que hay descontroles y ver qué ha pasado antes de que el problema pase desapercibido y luego sea más complicado rastrear de dónde ha venido el desajuste en las partidas.

Tendrás ‘pruebas’ para Hacienda

Como sabes, la Agencia Tributaria exige que las empresas, así como los autónomos, presenten de manera trimestral modelos obligatorios con los que pagan sus impuestos. Pero, ¿qué pasa si alguna vez la Agencia Tributaria te llama y quiere ver tu contabilidad? Si no la llevas de manera correcta, puedes provocar que sospechen de ti y empiecen a investigar para sacar las cuentas y, si no cuadran, imponerte una multa.

En cambio, con un programa de contabilidad para las empresas esto va a ser más complicado porque lo tendrás todo automatizado y eso te ayudará a evitar errores además de que podrás entregar mucho antes los impuestos que tienes (porque no tienes que hacerlo todos los meses o todos los trimestres, sino ir copiando y apuntando conforme se produzcan los ingresos o los gastos).

Aseguras los datos

Más de una vez te puedes haber enfrentado a que, el disco donde guardabas toda la contabilidad, se te ha roto o eres incapaz de encontrar la información. Más complicado sería si fuera manual y no encontraras los papeles o documentos donde has ido apuntando todo.

Al tenerlo en un lugar «en Internet», donde puedes acceder desde distintos lugares, no vas a tener ese problema de pérdidas.

Además, estarán seguros en el programa e incluso podrás descargar los datos para tener archivos de respaldo por lo que pudiera pasar.

Encontrar un programa de contabilidad para tu empresa no es difícil. Hay muchos en el mercado y solo tienes que dedicar un tiempo a ver cuál es que más te puede interesar. Nuestra recomendación es que pruebes varios de ellos para saber cuál se adapta mejor a lo que necesitas. ¿Nos recomiendas algunos programas?


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