Cuando se comienza como autónomo, uno de los asuntos que se deberá puntualizar será la elaboración correcta de una factura con un modelo factura autónomo. Es un documento esencial donde estará reflejada la información necesaria para ejecutar una transacción, o llevar a cabo la compra de bienes o servicios.
La entrega de facturas a los clientes también viabilizará la posibilidad de desarrollar las anotaciones correspondientes en los libros de ventas e ingresos, lo cual será la base contable para poder calcular los impuestos a pagar.
No emitir este tipo de documento en los casos que corresponda, hará incurrir al autónomo en economía sumergida, pudiéndose enfrentar una sanción fiscal por dicho hecho.
Las facturas deberán ser numeradas de manera correlativa y guardadas como copia de las emisiones realizadas. En los cálculos de las mismas se tendrá que incluir los porcentajes de IVA e IRPF correspondiente a la actividad que se desarrolle.
En muchas ocasiones, los autónomos tienen dudas sobre los conceptos a manejar, igual sobre datos y requisitos que tendrán que cumplirse para que un documento de este tipo se esté confeccionando según la normativa existente.
Si no se entiende y domina bien este tema, es casi seguro que el autónomo termine teniendo problemas con Hacienda.
Revisemos algunos aspectos esenciales a considerar.
Factura para autónomos: Datos a incluir
Para que una factura tenga valides, tendrá que incluir datos mínimos esenciales.
En el caso de no reflejarse informaciones determinantes, o si algunos de los datos expuestos tienen errores, será necesario emitir una factura rectificativa.
Las principales secciones con que contará el documento serán las siguientes:
- Datos de quien emite la factura
- Datos de quien recibe la factura
- Tipo impositivo del IVA (si procede)
- Importe total que será pagado
- Porcentaje de retención en el IRPF (si procede)
- Fecha de ejecución de las operaciones
- Fecha en que se expidió la factura
- Datos referentes a la operación en cuestión
- Número de factura
- Cuota tributaria (Si procede).
En los datos de quien emite la factura, se incluirán informaciones como el nombre y apellidos de la persona, su denominación social completa, el número de identificación Fiscal más su domicilio (NIF). En la información de quien recibe la factura, si el receptor de la misma es una persona física se incluirá su nombre y apellidos, denominación social si fuese una empresa, domicilio y NIF.
Referido a la operación en cuestión y su descripción, es preciso detallar una información completa para que se sea capaz de determinar la base imponible del impuesto.
Se incluirá el importe totalizado de la contraprestación incluyendo el precio unitario sin impuesto para cada operación, también se deberá incluir descuentos o rebajas, “si procediera”, que no estén incluidos en el precio unitario.
En el número de factura, como en la serie, la numeración tiene que ser sucesiva y continuar el orden correspondiente con la fecha de emisión dada. Las facturas que se emiten han de estar numeradas en orden consecutivo; aunque cada año suele iniciarse una serie nueva. No se deben numerar las facturas por series de forma mensual.
Pudieran crearse series diversas en caso de que existan varios establecimientos, se lleven a cabo operaciones de naturalezas diferentes o en casos de facturas rectificativas.
Este tipo de facturas rectificativas no deben ser emitidas con una numeración y serie iguales al que tuvo la factura original. Ambos tipos son facturas diferentes y no deben mezclarse.
Modelos de facturas
Existen diferentes tipos de modelo de factura para autónomos.
- Modelo factura sin IVA para autónomos y pymes
- Modelo factura con IVA para autónomos y pymes
- Modelo factura con IVA e IRPF para autónomos y pymes
- Modelo factura simplificada para autónomos y pymes
- Modelo factura intracomunitaria para autónomos y pymes
- Modelo de factura para autónomos dependientes
Puntualicemos algunas informaciones de trascendencia para algunos de estos modelos.
Modelo factura sin IVA para autónomos y pymes
Referente al modelo factura sin IVA para autónomos y pymes, es preciso reconocer que existirán tipos de actividades profesionales y productos exentos de aplicar IVA.
Es fundamental entender que hacer una factura sin IVA no será igual a no hacer una factura. Aunque la actividad esté exenta de IVA, habrá que elaborarla y declarar el IRPF.
Algunos de los productos y actividades que están exentos de IVA son los siguientes.
Operaciones médicas o sanitarias, se incluirán en este caso Servicios veterinarios y odontológicos con fines estéticos. Servicios educativos; Operaciones de seguro y financieras; Servicios deportivos, sociales y culturales que no tengan fines lucrativos. Productos inmobiliarios; Compras y alquileres de segunda mano; Servicios postales; Loterías y apuestas.
Modelo factura simplificada para autónomos y pymes
Referente al modelo factura simplificada para autónomos y pymes, en 2013 se introdujo dicha factura. La misma sustituyó al tícket que se emitía en todas las operaciones de hasta 3.000€ (IVA incluido).
A partir de ese momento, el tícket no es aceptado como documento contable justificativo de un gasto y la factura simplificada podrá ser emitida por autónomos en operaciones pequeñas que no excedan los 400€ (IVA incluido), si se tendría que emitir una factura rectificativa o para las actividades en las que se acostumbraba a emitir un tícket, si su importe no excede los 3.000€ (IVA incluido).
Las actividades que permiten emitir una factura simplificada serán:
- Transportes de personas y sus equipajes
- Utilización de autopistas de peaje
- Ventas al por menor
- Servicios de peluquería – salones de belleza
- Servicios de tintorería y lavandería
- Servicios de hostelería y restauración
- Servicios de ambulancia
- Servicio y uso de instalaciones deportivas
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor
- Servicios prestados por discotecas y salas de baile
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos
Sobre los datos y contenido que debe tener este tipo de factura simplificada podemos resumir que ha de estar explícito referente al expedidor, su nombre y apellidos, razón social y NIF. El Tipo impositivo y la expresión opcionalmente “IVA incluido”; Fecha de la operación, en el caso de que sea distinta a la de expedición. Si la factura es rectificativa, incluir la referencia de la factura rectificada. Identificación de los bienes que se entregan o de los servicios prestados; Contraprestación total; Número y serie; Fecha de expedición.
Si se produjeran las circunstancias siguientes: mención de «Régimen especial de bienes usados«; en operaciones exentas, referencia a la normativa; mención “facturación por el destinatario”; mención “Régimen especial de Agencias de viajes”.
Modelo factura intracomunitaria para autónomos y pymes
En el modelo factura intracomunitaria para autónomos y pymes, si se emite una factura para un cliente en algún país de la Unión Europea, el IVA que se estará aplicando dependerá de si se trata de un bien o servicio.
Si se factura un bien a una empresa o autónomo, se procede la factura sin IVA si el cliente está de alta en el “Registro de Operadores Intracomunitarios” – ROI. Si se factura un bien pero es a un consumidor final, se estará aplicando el IVA del país aplicado a ese bien. Supondrá la inscripción en el país, con excepción de no superar el límite fiscal de ventas fijado por las autoridades fiscales del país del cliente.
En el caso de la facturación de un servicio, sea a una empresa o autónomo, se procede con una factura sin IVA, deducibles el IVA de los bienes y servicios usados para la realización del mismo.
Si se está facturando a un consumidor final, se procede con IVA español aplicable, exceptuando Servicios de televisión y electrónicos, de telecomunicaciones y radiofusión, en los que el IVA aplicable es el del país del cliente.
Modelo de factura para autónomos dependientes
Existe el autónomo dependiente (Trabajadores Autónomos Económicamente Dependientes) – TRADE. Este es un autónomo que facturará al menos el 75% de los ingresos que percibe a un mismo cliente.
Por este motivo la Seguridad Social les otorga un tipo de protección en vista a evitar abusos. Ellos tendrán que facturar siguiendo los estándares normativos específicos y al estar llevando una facturación como autónomos, estarán sujetos a iguales obligaciones fiscales de cualquier otro autónomo: entiéndase autoliquidación trimestral del IVA de facturas, pagos fraccionados trimestrales a cuenta del IRPF, etc.
Para facturar, este tipo de autónomo deberá tener en cuenta dos aspectos fundamentales.
El primero será el tipo de IVA que estará aplicando a su cliente. Este podrá ser del 21%, 10% o 4%, y dependerá del servicio o producto en cuestión que se facture. El segundo será la retención de IRPF que estará aplicando a su cliente por ser una empresa o profesional. La retención será del 15%, pero aquellos nuevos autónomos podrán aplicar el 7 % durante los dos primeros años.
Por lo demás, se deberá tener en cuenta los diferentes contenidos obligatorios de una planilla de factura. Hablamos de datos del cliente en específico, nombre, razón social, NIF o CIF, dirección. Desarrollar la descripción del servicio o producto que se ofrece. El precio de los servicios y productos. Tipo de IVA que se aplicará. Cuota tributaria, que será la parte del importe que corresponderá al IVA. Importe total, Retención del IRPF, que se resta a la base imponible.
Para conocer qué condiciones ha de cumplir un autónomo dependiente, y antes de formalizar cualquier acuerdo, recomendamos leer el capítulo III del Estatuto de los trabajadores, que está dedicado exclusivamente al autónomo dependiente.