Una de las áreas más importantes en las empresas es, sin duda, la contabilidad. Y dentro de ella la gestión de cuentas es una de las herramientas que ayuda a llevarla de manera correcta. Pero, ¿qué es la gestión de cuentas?
En este artículo queremos acercarte esta actividad y darte las herramientas concretas para que puedas entenderlo a la perfección. ¿Vamos con ello?
Qué es la gestión de cuentas
Como te decíamos al principio, la gestión de cuentas es en realidad una de las actividades contables que se lleva a cabo. Su objetivo es organizar y categorizar la información relacionada con la contabilidad, o más específicamente, con los aspectos económicos. Y todo para ayudar a que se tenga una buena administración del patrimonio, para mejorar la liquidez así como las ventas y evitar desajustes o la aparición de crisis.
Dicho de otro modo, la gestión de cuentas se encarga de controlar todos los aspectos económicos de la empresa para que puedan tomarse decisiones adecuadas. Es decir, controla lo que se paga, lo que se debe y lo que se cobra en todas las actividades que se realizan. De esta manera, al tenerlo todo registrado, la persona puede «fiarse» de los datos y saber si efectivamente el negocio va bien o no.
Los dos elementos imprescindibles
Cuando se lleva a cabo la gestión de cuentas hay que tener en cuenta dos aspectos importantes y que entran en juego. Estos son:
- Balance de situación. En él te vas a encontrar tanto los activos, es decir, los bienes que tiene la empresa; como los pasivos, que serían las deudas, pero también el patrimonio de la empresa.
- Cuenta de resultados. En ella puedes encontrar elementos como el grado de endeudamiento que tiene la empresa, problemas en el cobro, o incluso, por el otro lado, los beneficios que está consiguiendo.
Quién realiza la gestión de cuentas
Si bien la gestión de cuentas la llevan a cabo los profesionales que se dedican a la contabilidad, lo cierto es que hay una figura que sería la que debería encargarse de ello. Es la llamada Key Account Manager. Él (o ella) sería la persona encargada de administrar, controlar, prevenir, planificar e incluso tomar decisiones en base a los resultados que salen en las cuentas.
Además, también es el que establece una relación con los clientes. Por eso se le suelen dejar a esta figura aquellos que son claves, aunque a veces tiene que ocuparse de todos ellos.
Aparte de esas funciones, el Key Account Manager tiene otras más:
- Conectar con el resto de departamentos de la empresa y mejorar la comunicación. Se convierte así en un líder para el resto de áreas formando la gestión de equipos.
- Aumentar las ventas y rentabilidad de la empresa. En este caso hablamos de trabajar la marca.
- Seguir la evolución de la empresa.
- Conocer el mercado en profundidad. Y no solo el actual, sino también darse cuenta de los cambios que pueden anticipar un cambio o giro en el mercado (para estar preparado para ello).
Cómo se aplica
¿Quieres llevar una buena gestión de cuentas? Entonces aquí te dejamos algunos consejos que deberías aplicar para conseguir este objetivo:
Ten a profesionales especializados
La gestión de cuentas, como has visto, es función del Key Account Manager puesto que esta persona es la que ha estudiado sobre el tema y sabría cuáles son sus funciones y cómo realizarlas.
Por eso, nuestro primer consejo es contar con profesionales especializados que tengan conocimiento acerca del tema, así como competencias en las relaciones con clientes, administración contable y de empresas, etc.
Conoce a fondo tu empresa
Puede parecer una tontería, pero no lo es. A veces, cuando tenemos tantas cosas en las que pensar sobre la empresa, nos olvidamos de todo lo que tenemos, y no es hasta que hacemos un listado con todos los activo y pasivos que tenemos que nos damos cuenta de la realidad.
Ahora bien, que tú conozcas a fondo tu empresa no te va a servir de nada si tú no te vas a ocupar de la gestión de cuentas. En este caso tendrá que ser el profesional a cargo el que tenga también esa información, que sepa si es verídica o no y pueda organizar y clasificar para sacarle la mayor rentabilidad posible.
Selecciona las cuentas clave
En este caso nos estamos refiriendo a los clientes. Y es que no todos son igual de valiosos. Uno que solo te compra un material de vez en cuando no se puede comparar con alguien que va a diario a comprar y que hace compras bastante elevadas.
Esas cuentas (y esos clientes) hay que cuidarlos muy mucho ya que parte de los ingresos que entran en la cuenta se le deben a ellos y por tanto la comunicación con esas personas, así como el trato, será mucho más selecto que otros que apenas te aportan para la empresa.
De hecho, esas cuentas son las que debería llevar el Key Account Manager.
Crea un sistema para registrar y rastrear todas las transacciones que se realicen
Tanto las ventas como los ingresos, pagos, etc.
Esta es la manera para que no se pierda nada. Ahora bien, no solo es cosa de contabilidad, sino también de los demás departamentos de la empresa. Por ejemplo, el departamento de ventas tendrá que registrar todas las transacciones que se lleven a cabo. Y conforme lo hacen les llegarán estas a la administración de cuentas (ya que de lo que se trata es de que todos use el mismo programa. Los de administración de cuentas han de encargarse de verificar los datos y de cuadrarlo todo. O, en caso contrario, buscar qué ha podido suceder y enmendar el error.
Busca mejoras
Aunque se piense que lo tienes todo atado y bien atado siempre se pueden realizar mejoras. Y esto se puede lograr a través de la gestión de cuentas. Así que mantener abierta esa posibilidad puede ayudarte a mejorar o incluso a expandir el negocio.
Como ves, la gestión de cuentas es una de las partes más importantes de la contabilidad. ¿La conocías?