¿Alguna vez has tenido que contabilizar una subvención? ¿Sabes cómo se hace? ¿O cómo has de hacerlo en contabilidad para que quede bien registrado?
Si nunca antes te has enfrentado a esto, y sin embargo, has conseguido una subvención para tu empresa, es importante que sepas cómo debes ponerla. Y de eso mismo es de lo que queremos hablarte a continuación.
Tipos de subvenciones
Antes de darte los pasos que debes dar para contabilizar una subvención, es importante que sepas que pueden existir diferentes tipos de subvenciones. De hecho, podemos dividirlas en varios grupos diferentes:
Según el organismo que las concede
En este caso te vas a encontrar con dos tipos de subvenciones: las oficiales, que son concedidas por organismos públicos; y otro tipo de subvenciones, que son minoritarias y son concedidas por otras empresas, organismos privados, etc.
Según el destino
Otra de las divisiones de las subvenciones las clasifica según para lo que se vayan a destinar los fondos. En este sentido, tendrás dos tipos:
- De explotación o corrientes, que se usan para pagar gastos relacionados con el ejercicio o trabajo que se realiza.
- De capital, enfocadas a costear una inversión que se ha hecho por la empresa. Por ejemplo, imagina que tu empresa ha invertido por cambiar el mobiliario de los trabajadores. Pues una subvención de capital se encargaría de restablecer todo, o una parte, de esa inversión que se ha hecho con el capital de la empresa.
Según su devolución o no
Como sabes, las subvenciones pueden ser de dos tipos:
- Reintegrables, es decir, que aunque te dan el dinero, luego tienes que devolverlo. También aquí entran aquellas que se conceden pero después, debido a que no se cumplen las condiciones o requisitos, hay que devolverlas.
- No reintegrables, las ideales, porque es un dinero que te dan a fondo perdido, sin necesidad de que se devuelva. En general, las subvenciones no reintegrables suelen ser las corrientes o de explotación, así como las de capital.
Cómo contabilizar una subvención
Para contabilizar una subvención debes tener en cuenta que el Plan General de Contabilidad regula estas. Y sobre las subvenciones dice que lo primero que debes saber sobre estas es si son reintegrables o no. Esto es porque el proceso para contabilizar va a ser diferente sea de una forma o de otra.
Además, también tienes que saber el momento en que esa subvención se encuentra.
En general, las subvenciones reintegrables van siempre al pasivo de la empresa, mientras que, las no reintegrables, se imputan al patrimonio neto de la empresa. Puede darse el caso de que haya reintegrables que pasen a ser no reintegrables (por ejemplo que te la concedan pero hasta que no cumples los requisitos no la puedes «cobrar», por decirlo de alguna manera).
Contabilizar una subvención reintegrable
En caso de que tengas una subvención reintegrable y no sepas cómo se contabiliza, que sepas que esto va a depender del momento en que esté. Verás:
- Si te la han concedido, tienes que ponerla en «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)». Has de escribirlo en el debe de la empresa, pero también en la cuenta de «Subvenciones, donaciones y legados (13)» en el haber.
- En el momento en que se cobra tiene que aparecer un asiento en el debe con la cuenta «Bancos (572)» mientras que en el Haber has de poner el anterior del debe, es decir, «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)».
- Cuando utilizas los gastos de la subvención. De nuevo, en el debe, debes poner «Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados». Mientras que, en el haber, pondrás «Subvenciones, donaciones y legados (72)».
Ahora bien, ¿y si tienes que devolver la subvención? En este caso también en los libros contables debe quedar reflejada esta situación. En concreto, se hacen dos anotaciones:
- La primera, cuando sabes que te van a exigir la subvención. Así, en el debe debes poner un asiento de «Reintegro de subvenciones (658)», mientras que en el haber tendrás «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)».
- La segunda, cuando ya has reintegrado esa subvención. En el debe pondrás «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4798)»; y en el haber «Bancos (572)».
Contabilizar una subvención no reintegrable
Al igual que pasaba con la anterior, también el momento en que se encuentre la subvención hará que se hagan varias anotaciones contables. Concretamente las siguientes:
- Cuando se ingrese la subvención, en el haber se pone «Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (4708)». Por su parte, en el debe estará «Subvenciones, donaciones y legados».
- Cuando es ya un ingreso, se pondrá en el haber «Subvenciones, donaciones y legados (13)», y en el debe «Subvenciones, donaciones y legados (72)».
Como ves, contabilizar una subvención no es demasiado difícil si tienes en cuenta los pasos que te hemos explicado según el tipo de subvención que tengas entre manos. ¿Te quedan dudas? Déjanoslas en comentarios e intentaremos ayudarte en tu caso.