Cuando eres el dueño de una mediana o gran empresa sabes que tienes a tu cargo a muchas personas y que, si no se administra y controla de manera adecuada, esta no tendrá unos buenos resultados. Es por ello que muchas apuestan por un software de gestión financiera, de RRHH, de CRM… Pero, ¿cuáles son las características que pueden ayudarte a elegir el mejor del mercado en base a tus necesidades?
Si necesitas un software para gestionar tu empresa y esta es mediana o grande, a continuación te damos las claves para elegir el mejor. ¿Empezamos?
Cómo elegir el software de gestión empresarial
A la hora de encontrar un programa que te permita gestionar tu empresa, y conseguir con ello una mejor organización y resultados, es importante conocer los factores que influyen en la elección. Dicho de otra manera, hablamos de un programa que tenga una serie de características que te permitan administrar y controlar lo mejor posible una empresa con cierta envergadura.
En este sentido, este programa se convierte en una herramienta de trabajo para mejorar el día a día. Y es que ofrece soluciones que apoyarán a los directivos en su toma de decisiones.
En general, los softwares de gestión empresarial suelen instalarse en una máquina, pero de un tiempo a esta parte, también se ubican en la nube, permitiendo acceder al programa desde cualquier dispositivo y ubicación (haciendo que sea mucho más accesible).
¿Y por qué es útil para medianas y grandes empresas? Hay varios motivos por los que, en un momento dado de la vida de tu negocio, deberías planteártelo. Y es que, entre las ventajas que puedes encontrar, están:
- Ofrecer una mayor seguridad a la hora de registrar, almacenar y proteger información.
- Estandarizar procesos.
- Gestionar con mayor profesionalidad las finanzas.
- Controlar el inventario.
- Gestionar los contratos y temas laborales.
- Automatizar tareas del día a día.
- Reducir costos…
Por todo ello, se ha convertido en una herramienta muy útil para los negocios. Sobre todo para aquellos de mayor tamaño. Pero, ¿cómo elegir el mejor de ellos? En este sentido, se debe tener en cuenta lo siguiente:
Las necesidades del negocio
Para elegir un software de gestión empresarial es importante conocer cuál es la situación de la empresa. No solo en general, sino también a nivel departamental, de procesos y de flujos de trabajo. De esta forma sabrás las carencias o necesidades específicas que tiene y podrás escoger un programa que te ayude a solucionar, o al menos a mejorar la gestión, de la mayor cantidad de necesidades.
Aquí también influye la posibilidad de gestionar una gran empresa con sede nacional o internacional. Nos explicamos. Si tu empresa es grande y tiene oficinas en varias partes del mundo, poder contar con un programa con el que gestionar todas esas oficinas para que trabajen de manera coordinada (y con los mismos procesos todas) puede mejorar la gestión y la planificación estratégica.
Verificar la estructura
Con esto nos referimos a que el programa debe adaptarse a la infraestructura del negocio, y no al revés. Por ejemplo, que sea un software que trabaje en la nube si necesitas disponer de él en diferentes ubicaciones y dispositivos, o que tenga la posibilidad de soluciones adicionales que puedan necesitarse conforme la empresa vaya creciendo y desarrollándose.
Escalabilidad
Relacionado con lo anterior, un buen software de gestión empresarial ha de ser capaz de crecer con el negocio. Es decir, que no esté limitado en cuanto a las soluciones que puede ofrecerle a la empresa.
Aquí hay que tener en cuenta las actualizaciones que tenga el programa, el equipo de soporte con el que cuente, la evolución que tenga…
Relación precio-beneficio
Este es un factor habitual a la hora de escoger cualquier solución empresarial (o del día a día). Necesitas encontrar un programa cuyo beneficio justifique el precio que tiene.
Dicho de otro modo, el software de gestión tiene que ofrecerte una serie de características y soluciones suficientes para que compense la inversión que se realiza en este.
De hecho, no te recomendamos elegir un programa para gestionar tu empresa en base a que sea el más barato. Y tampoco el más caro. Hay que comparar las opciones y ver cuál se adapta a tu caso particular.
Un software de gestión «a la carta»
Con esto nos referimos a que no se quede solo con una solución, sino que te ofrezca una plataforma en la cual puedes obtener diferentes soluciones para tu empresa.
Por ejemplo, puedes empezar por un software de gestión financiera, pero en un momento dado quizá te interesaría ampliarlo para que abarque funciones del departamento de RRHH, o para sistemas de procesos, documentación, relación con los clientes…
Utilizar un programa que crezca con tu empresa, y que pueda gestionar todo lo relacionado con grandes empresas, siempre es una opción más plausible que uno que esté limitado (y te obligue a utilizar diferentes programas según tus necesidades).
Y cuál es el mejor software de gestión empresarial
Una de las empresas de desarrollo de softwares de gestión inteligente más conocidas y con un gran recorrido es Exact. Esta te permite administrar y controlar tu negocio automatizando los procesos financieros, contables, de RRHH, ERP y CRM. También ofrecen soluciones específicas para determinados sectores empresariales, que consiguen optimizar íntegramente la gestión de sus procesos de negocio.
De hecho, dispone de varias soluciones según las necesidades que tengas: gestión financiera, para gestionar el departamento de recursos humanos y todo lo que conlleva a nivel laboral, de sistema CRM o incluso la posibilidad de conectar todas las oficinas de que dispongas alrededor del mundo utilizando solo un programa.
Ahora la decisión debes tomarla tú en base a la situación de tu empresa. No hay duda de que contar con un programa así con el que puedas gestionar todo tu negocio al mismo tiempo es una herramienta muy útil, pero dependerá de las necesidades que tengas para elegir una solución u otra (o una combinación de varias opciones). ¿Ya tienes experiencia con este tipo de softwares de gestión de empresas?