Si eres autónomo y tienes empleados, o bien empresa con trabajadores, seguro que el tema de las nóminas lo tienes más que aprendido. Pero, ¿y el de los asientos de las nóminas en contabilidad?
Hoy queremos echarte una mano para que entiendas la importancia de los asientos contables de las nóminas y cómo llevarlos a cabo para que estén bien registrados. Eso te ayudará a no tener problemas con la contabilidad y a que todo cuadre. ¿Empezamos?
Qué son los asientos contables
Para entender los asientos de las nóminas es imprescindible que entiendas a qué nos estamos refiriendo con asientos contables. Se trata de las anotaciones que se realizan en los libros de contabilidad. Tienen como función registrar una operación y es obligatorio que se registren diariamente y de manera cronológica.
Estos se apuntan en el libro diario, aunque también pueden estar en el libro mayor, con su fecha de anotación, el número de orden del asiento, las cuentas y el tipo de operación que se lleva a cabo.
Para que te hagas una idea, un asiento contable puede ser el pagar a un proveedor. Este proceso tiene varios pasos:
- Por un lado, se saca el dinero del banco (se hace una cuenta contable al banco). Esto se pondría en la parte del debe (ten en cuenta que es una deuda y necesitas ese dinero del banco para pagar).
- Por otro lado, se le hace el pago a la cuenta del proveedor. En este caso esa misma cantidad que se saca del banco se pone en la parte del haber.
¿Y qué son los asientos de las nóminas?
Dejando claro lo anterior, puedes entender que los asientos de las nóminas son en realidad anotaciones que se llevan a cabo relacionadas con la nómina de los trabajadores que tienes a tu cargo.
Dicho de otra manera, se trata de registrar la nómina de cada trabajador en la contabilidad de la empresa (o del autónomo) para que cada partida quede en el lugar correspondiente.
Cuál es la función de los asientos de las nóminas
Como sabes, en contabilidad, es muy importante llevar un registro pormenorizado de todo para que cuadren las cifras y no haya problemas legales (ni con Hacienda). En el caso de las nóminas, estas se registran debido a los múltiples beneficios que ofrecen, no solo a los inspectores, sino también a las propias empresas.
Entre ellos, y como funciones de estos asientos, tenemos:
- Evitar fraudes. Sobre todo el llamado «empleado fantasma». Se trata de trabajadores que realizan una jornada laboral en la empresa pero no están en situación legal. Es decir, aquellos que trabajan en «B».
- Proteger los activos de la empresa. Porque al realizar asientos contables de nóminas estarás llevando un control más exhaustivo acerca de los gastos que tiene la empresa y así se puede saber si se está gastando de más o si hay algún error.
- Mejor ambiente laboral. En el sentido de que, al llevarlo todo al día podrás cumplir las condiciones laborales y pagar en su tiempo.
Cuáles son las cuentas que se usan para los asientos de nóminas
A la hora de realizar los asientos de nóminas, debes tener claro que existen una serie de cuentas contables que son las que se utilizan para estos asientos. Esto no quiere decir que no se usen para otras cuentas; en realidad, sí.
Pero, para las nóminas, las cuentas contables serían:
- Sueldos y salarios (640). Se pone en el debe y ha de incluirse el importe bruto de cada nómina, además de los complementos por incapacidad laboral, prestaciones por incapacidad de la empresa y las indemnizaciones.
- Seguridad social a cargo de la empresa (642). Es decir, la cuota de Seguridad Social que paga la empresa por cada trabajador a cargo. Y antes de que lo preguntes, no, aquí no se pone la Seguridad Social de cada trabajador (que, como sabes, es la empresa la que debe ingresarlo a su nombre). Esta cuenta también iría en el debe.
- Organismos de la Seguridad social, acreedores (476). Iría en el haber y en este caso sí que incluiremos la cuota del trabajador, pero también la de la empresa.
- Hacienda pública, acreedora por retenciones (4751). De nuevo en el haber, se refiere a aquella cantidad que corresponda al IRPF que se le retiene en la nómina a cada trabajador.
- Remuneraciones pendientes de pago (465): es decir, lo que se le paga a cada trabajador (esta cifra debe coincidir con el salario líquido a percibir que sale en la nómina).
- Anticipo de nómina (460). En caso de que haya anticipos de dinero que se le hayan hecho.
- Ingresos por servicio al personal (755). Es la cantidad de dinero de los seguros sociales bonificados.
Cómo se hacen los asientos de nóminas
Con todo lo que te hemos explicado, es hora de ponerlo en marcha y saber cómo hacer un asiento contable de una nómina. Ten en cuenta que esto tendrías que hacerlo por cada nómina que tengas.
Así, lo primero que necesitas es conocer todos los datos en cuanto a sueldos y salarios, seguridad social, retenciones de Hacienda, lo que se le ha de pagar del organismo de la Seguridad Social, las retenciones, remuneraciones pendientes, anticipos… En definitiva, todas las cuentas que te hemos hablado antes.
Como sabrás, dos de ellas van al debe (salarios y Seguridad Social), mientras que todas las demás han de ir en el haber.
Ahora, solo tendrías que poner cada cifra en su asiento correspondiente.
Vamos a ponerte un ejemplo. Imagina que tienes a un trabajador con una retribución bruta de 1000 euros. La Seguridad Social a cargo de la empresa es de 300 euros y la del trabajador 70 euros. Por último, la retención de IRPF que le haces al trabajador es de 140 euros.
Así, quedaría:
- Cuenta de sueldos y salarios (en el debe): 1000
- Seguridad social (en el debe): 300
- Organismo Seguridad Social (en el haber): 300 + 70 = 370
- Hacienda retenciones (en el haber): 140
- Remuneración pendiente (en el haber): 1000-140-70 = 790
Este sería un asiento. Pero, el día del pago, se realizaría un segundo asiento contable en el que se diga lo siguiente:
- Remuneración pendiente (en el debe): 790
- Bancos c/c (en el haber): 790
Así ya sí estaría bien reflejado y cumplirías con la legalidad (y tu contabilidad estará bien hecha).
Ahora que has visto el tema de los asientos de nóminas, ¿puedes saber si lo has estado haciendo bien? ¿Tienes alguna duda? Déjanosla en comentarios y trataremos de respondértela.