Todo lo que debes saber de la Factura proforma

la factura proforma

¿Has comprado un coche o un servicio que se prestará en el futuro? Si es así, entonces te habrán ofrecido, ya sea online o por correo, una factura proforma. Es un documento que se utiliza en muchísimos negocios y que aún no tenemos claro para qué sirve ni cuándo se utiliza.

Si eres autónomo, ofreces servicios por internet, o si compras productos o servicios, debes saber qué es una factura proforma, cómo es, cuándo se utiliza, qué la distingue de una factura normal, y qué implica para quien emite y para quien recibe una factura proforma.

Éste pequeño artículo te contará todo lo que debes saber sobre ellas, así, al finalizarlo, sabrás todo lo que te hemos comentado, y algunas cosas más que son igualmente importantes.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una especie de borrador de una factura normal y corriente, pero sin tener un valor contable.

Sirve para prometer la entrega futura de un producto o servicio a un cliente, al que luego se le emitirá una factura normal con los mismos datos y cantidades contenidos en la factura proforma.

Es un compromiso del vendedor hacia el comprador de que proveerá de un producto o servicio a un precio determinado.

Por ejemplo: una persona en Jarandilla de la Vera está buscando un coche por internet, un SUV, por ejemplo, el Nissan Juke.

No encuentra ninguno en la zona norte de Cáceres, y encuentra uno, a excelente precio, en Alcalá de Henares, en Madrid, pero no puede ir de inmediato, o el vendedor aún no tiene el coche listo para entregar.

Para garantizar que el cliente tendrá su coche al precio que encontró, el vendedor o la concesionaria, le envía una factura proforma para garantizar el precio y la venta del coche.

En resumen: es un compromiso comercial.

Para qué sirve una factura proforma

fact proforma

Muchos suelen confundir una factura proforma de una factura, pero no es así.

Antes de poder explicar un poco mejor para qué sirve, debes saber que una factura proforma tiene la misma validez contable que, por ejemplo, un presupuesto, o una oferta de venta, es decir, ningún valor a efectos contables, por lo que no debe declararse ninguna emisión de ninguna factura proforma.

Sirve más que nada para que tanto vendedor como comprador se protejan en caso de que el precio cambie, o para garantizar el valor de una transacción, y se utiliza no solo en compras pequeñas sino también en operaciones comerciales internacionales de cantidades de productos y de dinero enormes, a fin de documentar el valor de las transacciones, o como modelos de oferta de venta.

Para el comprador representa la seguridad, como en el ejemplo anterior, que tendrá su Nissan Juke al precio acordado, aunque hayan pasado semanas, y en ese lapso haya subido el precio… o bajado. Lo que no representa para el comprador, es una garantía en caso de que el coche saliese defectuoso… para eso se utiliza la factura normal, o el contrato.

Debes tener clara la diferencia, y ya seas vendedor o comprador, no confundir jamás las obligaciones y todo lo que implica una factura proforma de lo que no, sin confundirla jamás con la factura.

Qué contiene una factura proforma

El principal motivo por el que las personas suelen confundir una factura proforma de una factura normal, es que contienen los mismos datos.

Prácticamente la única diferencia es que la factura proforma debe contener de forma clara y visible el título “PROFORMA” en el título del documento, y que puede o no estar numerada o foliada como las facturas.

Los datos que debe contener una factura proforma son las siguientes:

  1. El título debe tener el título “factura proforma”, de forma clara y muy visible
  2. La fecha de emisión de la factura proforma
  3. Los datos del proveedor:
    1. Nombre comercial o razón social
    2. NIF
    3. Datos de contacto
    4. Número de IVA comunitario
  4. Los datos del cliente:
    1. Nombre completo o razón social
    2. NIF, DNI o NIE
    3. Datos de contacto
  5. Descripción clara y desglosada de la mercancía o servicios, aclarando la cantidad o unidades del producto
  6. Precio unitario, precio total y/o divisa en que se realiza(rá) la transacción
  7. Los gastos de seguro, transporte, añadidos, etc.
  8. Número de bultos, peso bruto, neto y volumen
  9. Forma y condiciones de pago
  10. Fecha de validez del documento

Para transacciones internacionales, que es cuando más se utilizan:

  1. Número de identificación fiscal (en caso de operaciones comunitaria)
  2. Referencia del pedido
  3. Origen de la mercancía
  4. Medio de transporte
  5. Fecha de validez del documento

Tampoco es necesario que contenga firma ni el sello de la empresa, a menos que el cliente solicite el sellado de la factura proforma.

¿Cuál es la validez de una factura proforma?

factura pro forma

Existe un problema respecto a la validez de una factura proforma.

Sencillamente porque su validez, como te lo hemos comentado, no va más allá de tener un carácter informativo o como propuesta de venta, tal como un presupuesto u oferta de venta enviada a un cliente o posible cliente.

No sirve como justificante de pago, ni para exigir nada relacionado con la factura ni tampoco como documento contable.

¿Para qué vale entonces? Únicamente tiene la validez como promesa de respetar el precio de los productos o servicios durante el período de validez que contenga la factura proforma.

No tiene ninguna otra validez de ningún tipo, y es utilizada más frecuentemente en transacciones internacionales, tanto dentro como fuera de la Unión Europa, aunque solamente cambie el nombre del documento.

¿Cuándo puedes utilizar una factura proforma?

Aunque el uso principal es el de la promesa de entrega de un producto o servicio, no es el único que tiene, a finales prácticos, no legales.

Imagina que no estás seguro de los datos del cliente, te falta por ejemplo el DNI de la persona, y de su dirección fiscal y no puedes comunicarte con el cliente, pero debes hacerle llegar al cliente un documento, aunque te haya pedido una factura.

Como tiene, a efectos prácticos, ninguna validez, puedes utilizarla como borrador.

La envía a tu cliente, o tu como cliente la recibes, con datos ‘falsos’ o de ejemplo, y si ambos están de acuerdo, el cliente envía sus datos correctos, acepta los precios y cantidades y gastos relacionados, entonces, ahora sí, puedes hacer la factura normal definitiva.

Es decir, además de servir como la promesa de entrega, es un borrador para no ‘gastar’ facturas normales, algo que, como bien sabes, no puedes emitir así por que sí.

Si no haces uso de facturas proforma, deberías darles éste uso. Si eres cliente, puedes pedir una para ganar tiempo en caso de que desees pensar mejor la posible compra o contratación de los servicios o productos.

También el proveedor o la empresa, puede utilizar la factura proforma para ganar tiempo por si se le han acabado las facturas normales. Puede enviarte una factura proforma para que el cliente tenga la promesa de la entrega de una factura definitiva en cuanto tenga éste documento, a fin de que cuando las tenga de nuevo, no se vea afectado por posibles fluctuaciones del precio del o los productos o servicios comprados.

Algunos ejemplos donde te servirán las facturas proforma

factura proforma

A pesar de que solamente hemos mencionado algunos usos de la factura proforma, realmente te sirve para más cosas de lo que te imaginas.

Te ponemos algunos ejemplos en donde las facturas proforma te serán de muchísima ayuda:

1.-Envíos internacionales

Normalmente las facturas proforma se utilizan en las aduanas, dentro y fuera de la Unión Europa para mostrar el valor de la mercancía que se desea transportar.

2.- Subvenciones y ayudas

Ciertas ayudas, como las que se entregan a nuevos autónomos, requieren la inversión de ciertas cantidades en el negocio, y puedes presentar una factura proforma para justificarlas.

3.- En operaciones financieras

Cuando alguien solicita préstamos, ya sea una empresa o particular, se exige que la persona o empresa realice ciertas inversiones, y para justificarlo a manera de aval o garantía, se presentan las facturas proforma correspondientes.

4.- Como un sistema de apartado

Algunos negocios utilizan éste documento para ‘separar’ ciertos productos. Por ejemplo, si un cliente no tiene el dinero suficiente o el proveedor no tiene la unidad disponible, puede servir como un sistema de apartado, a fin de blindar la volatilidad del producto.

5.- Oferta de venta

Por último, lo hemos mencionado, pero es otro uso: oferta de venta. Puedes enviar ofertas de venta en forma de factura proforma, a un precio rebajado del que ofreces al resto, y de éste modo, te obligas a respetar el precio en el plazo ofrecido.

Conclusión

Una factura proforma es la garantía de que ese precio será válido en el período que ésta estipule y no tiene validez contable ni nada, es una promesa solamente, pero puedes usarla como borrador y como muchos otros usos, incluso en transacciones internacionales, sobre todo en las aduanas, dentro y fuera de la Unión Europea.

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