Dự đoán các kịch bản trong tương lai là điều cần thiết để dẫn đến một nền kinh tế lành mạnh trong công ty. Dự báo chi phí là một phần quan trọng trong kế hoạch chiến lược và kế hoạch việc kinh doanh. Không chỉ do thu nhập hoặc chi phí thực hiện các hoạt động, mà việc xác định các sự cố có thể xảy ra, các sự kiện không lường trước được, cũng như khả năng thích ứng với mong muốn trong tương lai của khách hàng, là một phần của dự báo chi phí.
Trong bài viết này, bạn sẽ không chỉ tìm hiểu để biết dự báo chi phí là gì, mà còn biết cách chuẩn bị một dự báo có thể giúp bạn cho doanh nghiệp của mình. Và tất nhiên, điều này cũng có thể được ngoại suy cho kinh tế gia đình. Nhờ đó, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định tốt hơn, bằng cách ước tính tác động mà nó có thể có đối với tài khoản của bạn.
Dự báo chi phí là gì?
Như chúng tôi đã giải thích ở phần đầu của bài viết, dự báo chi phí cố gắng dự đoán những chuyển động trong tương lai có thể ảnh hưởng đến công ty. Vì vậy, nó là một công cụ để xác định những chi phí nào sẽ có trong tương lai với mục đích đưa ra các quyết định phù hợp nhất về kế hoạch, chiến lược và tính khả thi. Cả những chuyển động trong tương lai của thị trường, như mong muốn trong tương lai của khách hàng, như giá cả trong hoạt động, sản xuất và giá thuê.
Để thực hiện tốt công tác phân tích, kế toán hoặc bộ phận kế toán phải biết diễn giải bối cảnh mà công ty tự tìm thấy. Mục đích được theo đuổi là để đạt được các mục tiêu dài hạn đã đặt ra và dự báo chi phí là một phần siêu việt để đạt được các mục tiêu đã nêu. Do đó, dự báo chi phí sẽ xác định các số liệu trong tương lai sẽ được xử lý, kết quả của việc giải thích những gì đã xảy ra trong quá khứ, chuyển nó sang bối cảnh hiện tại, để đưa ra dự báo trong tương lai.
Tại sao nó quan trọng?
Cần phải tính đến rằng trong việc dự báo chi phí, người hoặc những người chịu trách nhiệm tính toán phải biết về các dự án trong tương lai của công ty. Biết trước chi phí mà các khoản đầu tư hoặc chiến lược mới sẽ yêu cầu sẽ giúp biết được điều gì đó khả thi và có thể thành hiện thực ở mức độ nào. Nó cũng sẽ giúp biết công ty có khả năng tài chính nào để thực hiện các mục tiêu đã đặt ra.
- mục tiêu thành công hơn. Chủ nghĩa hiện thực chuyển dự báo về chi phí cho phép công ty có kiến thức về những dự đoán của mình. Biết nguồn tài chính hiện có, nếu thực tế để đạt được mục tiêu và không thất bại trong kế hoạch của bạn, tạo ra sự thất vọng vì không đạt được chúng vì bạn chưa thực hiện nó trước đây.
- Bảo mật tài chính. Nó cung cấp bảo mật cho các tài khoản tài chính của công ty bằng cách cung cấp và bảo vệ các nguồn lực. Đổi lại, nó ngăn chặn bất kỳ hình thức sử dụng tiền gian lận nào.
- Cải tiến quản lý kinh doanh.
- Tăng số lượng bán hàng. Có thể mở rộng sự phát triển của công ty và quản lý hiệu quả hơn các nguồn lực và nhu cầu của mình sẽ làm cho hoạt động của công ty phát triển.
Không chỉ các công ty đã thành lập, dự báo chi phí cũng là điều cần tính đến ở các công ty mới bắt đầu kinh doanh. Vì lý do này, rất dễ nhầm lẫn giữa thuật ngữ “dự báo chi phí” với “dự phòng chi phí”. Dự phòng chi phí đề cập đến một khoản nợ phải trả mà công ty tiết kiệm để đối mặt với các nguồn lực mà các khoản thanh toán trong tương lai mà công ty ước tính sẽ đến. Điều này có nghĩa là công ty tiết kiệm các nguồn lực đó, không chi tiêu chúng cho những thứ khác và số tiền thường là ước tính. Cả hai thuật ngữ đều tương tự, nhưng chúng là những thứ khác nhau.
Làm thế nào để thực hiện một dự báo chi phí?
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, một số phần hoặc một số phần khác sẽ phải được đưa vào trang tính Excel. Đối với điều này, các tham số thường được tính toán như sau:
- Chi phí thuế. Khi dự báo chi phí, các khoản thanh toán VAT hoặc thuế công ty, trong số những khoản khác, luôn phải được tính đến. Đồng thời, quyền tài sản, giấy phép phần mềm hoặc phí phải được bao gồm trong dự báo.
- Các nhà cung cấp và chi phí hậu cần. Mỗi bên tham gia vào chuỗi cung ứng đều có liên quan đặc biệt. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, một số sẽ có chi phí cố định, chi phí biến đổi hoặc cả hai. Trong trường hợp của các biến, rất có thể chúng liên quan đến khối lượng bán hoặc đặt trước mà công ty có.
- Đầu tư Tất cả những hoạt động dự đoán sự gia tăng hoạt động thông qua việc mua lại mới. Cho dù nguyên vật liệu thô, thuê hoặc mua máy móc, v.v.
- Tài trợ. Trong trường hợp dự kiến có các khoản tín dụng hoặc các dòng tài trợ trong tương lai, thì chúng phải được hạch toán trong dự báo.
- Quảng cáo và tiếp thị. Nếu được yêu cầu, hãy xác định số tiền cần thiết để vận hành hoặc tiết lộ hoạt động.
- Quân nhu. Mọi thứ mà công ty cần để hoạt động. Chúng là những thứ liên quan đến điện, nước, ánh sáng, nhiên liệu, điện thoại, v.v.
- Kho bạc và An sinh xã hội. Tất cả các chi phí mà công ty hoặc doanh nhân phải trả cho hai cơ quan hành chính.
- Mẫu công nhân. Trong đó chi phí của tất cả các nhân viên hợp đồng được thu thập.
Xác định trước chi phí của một hoạt động sẽ rất quan trọng để biết được tính liên tục của nó. Và trên hết, nếu bạn bắt đầu, điều cần thiết là phải biết khả năng tồn tại của nó. Bằng cách này, những bất ngờ thường không mấy dễ chịu có thể được giảm thiểu.
Nếu bạn là người mới, đây là phần cuối cùng với một số mẹo.
Mẹo để xem xét
Từ kinh nghiệm cá nhân, hãy cho bản thân thời gian để xây dựng dự báo chi phí phù hợp với thực tế. Đôi khi, ảo tưởng có thể làm mù một cái gì đó mà chúng ta có trước mặt và mặc dù điều đó hiển nhiên sau này, nhưng nó không được nhìn thấy trước. Những chi phí lớn, chẳng hạn như máy móc, mặt bằng, hoặc tùy thuộc vào những gì chúng tôi cần, là một số trong những điều rõ ràng nhất. Tuy nhiên, nơi mà tôi đã thấy nhiều người thất bại hơn là trong những khoản thanh toán xuất hiện "bất ngờ". Thực sự, nếu một dự báo mạch lạc được đưa ra và để tất cả các chủ đề bị ràng buộc, điều đó sẽ không xảy ra.
Nếu bạn là người mới, tôi cũng khuyến khích bạn tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp bạn có hoặc muốn làm, để tìm hiểu về các khoản thanh toán trong tương lai có thể diễn ra mà bạn có thể chưa dự tính hoặc bỏ qua. Bạn rất dễ bối rối, đặc biệt là khi bạn có nhiều thứ trong đầu. Nhưng nếu bạn làm điều đó tốt và quản lý để biết trước việc thanh toán, khả năng thanh toán và hiện thực hóa các dự án của bạn sẽ có nhiều khả năng hơn.