Calcular a folha de pagamento pode ser muito fácil para quem já tem experiência com cada um dos conceitos que estão inclusos nela. Mas quando você não sabe de nada, às vezes você pode duvidar se está bem feito ou não. Na verdade, às vezes, embora sistemas de computador sejam usados, eles geralmente são verificados quanto a erros. E já sabemos que como pessoas que somos, erramos.
Por isso, saber calcular a folha de pagamento é algo que todo funcionário deve conferir. Mesmo como freelancer com trabalhadores, ou empresário, se você quiser garantir que tudo seja feito corretamente, esse conhecimento o ajudará.
O que é folha de pagamento e quais elementos ela possui?
A primeira coisa que você deve saber é que uma folha de pagamento É um documento que reflete o salário mensal que um trabalhador tem com base nas funções que desempenha na empresa. Além disso, contém tanto as contribuições para a Segurança Social como as retenções que lhe são aplicadas e que estão relacionadas com o IRS.
Entre os principais elementos de uma folha de pagamento estão:
Dados da empresa e do trabalhador
É a primeira coisa que você encontrará e deve se certificar de que está tudo bem. Especificamente, você o verá em duas colunas que serão separadas. À esquerda os dados da empresa e à direita os dados do trabalhador.
E quais dados aparecem? No caso da empresa, seu nome, endereço, CIF, código de listagem; no caso do trabalhador, nome completo, NIF, CPF, categoria e grupo contributivo (embora nos mais atuais a categoria não apareça mais).
Ganhos
A próxima coisa que você vai encontrar é com o que é "devido ao trabalhador". E é isso, se você parar para pensar, Você trabalha um mês para que, somente no final deste mês ou no início do próximo, tenha o salário do seu trabalho. Então, visto dessa forma, você tem uma dívida com a empresa. Você também pode considerá-lo como salário.
Agora, aqui você verá dois tipos: por um lado, percepções salariais, que são o salário-base (sem abonos, prêmios ou extras); complementos salariais (como diuturnidades, produtividade, trabalho nocturno...); horas extras (que podem ser pagas ou substituídas por pausas (neste caso não são refletidas na folha de pagamento)); as horas complementares (que são aquelas horas que você dedica mais do que meio período); gratificações extraordinárias, também chamadas de remuneração extra (uma no Natal e outra de acordo com o acordo coletivo); e, finalmente, o salário em espécie.
Além disso, temos as percepções não salariais, como bónus (por distância, transporte, subsídios…); Benefícios da Segurança Social como desemprego, maternidade ou paternidade, risco durante a gravidez, invalidez...; e indenização por transferências e verbas rescisórias (neste caso pode haver um acréscimo por ter que mudar de cargo ou cidade; ou, no caso de rescisões, são 33 dias por ano trabalhado se for inapropriado, ou 20 se é devido a uma causa importante).
Deduções
Outro elemento-chave no cálculo da folha de pagamento são as deduções. E o que são exatamente? Pois bem, estamos a falar de contribuições para a Segurança Social (para contingências comuns, desemprego, formação profissional, horas extraordinárias normais e força maior), retenção de imposto de renda (que vai depender do trabalhador), caso haja adiantamentos trabalhistas, eles também são contabilizados aqui, assim como outras deduções.
Como calcular a folha de pagamento
De tudo o que dissemos antes, fica claro que Não podemos dar os passos um a um para saber como calcular uma folha de pagamento porque cada um é pessoal E depende da situação de cada pessoa. O tipo de contrato que você tem, a categoria, salário, imposto de renda retido na fonte, se tem bônus ou bônus...
Portanto, vamos dar um exemplo para que você possa ver como isso pode ser feito.
Imagina nós temos um trabalhador que vai começar a trabalhar numa empresa com contrato a tempo inteiro. Sabemos que no contrato dele consta que vai ganhar 12.900 por ano (pela categoria dele). Além disso, ele não tem filhos, dependentes e nenhuma deficiência. Ele é um jovem que encontrou um emprego. Sim mas.
Além desses dados, você também deve saber qual é a categoria de trabalho (se você é assistente, administrativo, gerente, executivo...), bem como o acordo que se aplica a você e ao grupo de contribuição em que você se encontra.
Com todos esses dados, podemos começar pela primeira parte (ignorando os dados da empresa e do trabalhador), ou seja, pelos acréscimos. E, neste caso, A primeira coisa que devemos saber sobre acréscimos são as percepções salariais, ou seja, o salário mensal que você recebe.
Dissemos que o salário anual é de 12.900 euros. Se dividirmos esse valor por 12, obteremos o salário mensal. Ou seja, 12.900 / 12 = 1075 euros.
Agora nos voltamos para os bônus extraordinários, que são os pagamentos extras. Sabemos que são dois por ano e que o empregador pode pagar da forma que quiser. Imagine que é mês a mês. Desta forma, 1075 + 1075 euros dá-nos 2150 euros. Se dividirmos por 12 meses, obtemos 179,17 (arredondamento). Isso deve ser adicionado ao salário base de 1075 euros por mês.
A próxima coisa seria calcular os rendimentos não salariais, mas como esse trabalhador acabou de entrar, ele não teria nada.
Passaríamos às contribuições do trabalhador para a Previdência Social. Em outras palavras:
- Base de Contingências Comuns. Obtém-se a partir da fórmula “vencimento base + repartição de prestações extraordinárias”, ou o que é o mesmo, 2150 euros.
- Base de horas extras: como não, eles ficam em 0.
- Base de horas extras de força maior: nem o faz.
- Base de contribuição acidente de trabalho, doenças ocupacionais. Nesse caso, é obtido a partir da base de contribuição para contingências comuns + base de horas extras + base de horas extras por motivo de força maior. Seguindo o exemplo seriam 2150 euros.
Agora, essas são as bases, mas é preciso calcular a porcentagem. Neste caso, as comuns são 4.70%, horas extras por força maior, 2%, e o restante, 4.70%.
Em relação ao desemprego, seria 1.55%; o Fundo de Garantia Social 0; e Formação Profissional 0,10%.
A base de cálculo do desemprego, Fundo de Garantia Social e Formação Profissional É igual à base de contribuição para acidentes de trabalho e doenças profissionais.
A última coisa que você teria que fazer seria calcular o imposto de renda pessoal do trabalhador, ou seja, a retenção na fonte a que ele estará sujeito. E, como já dissemos antes, vai depender de cada funcionário (especificamente salário, situação pessoal e familiar, contrato e duração).
No nosso exemplo, como o contrato não tem data de término (pois entendemos que é por tempo indeterminado), Calculamos o imposto de renda pessoal para o salário anual recebidoe, e isso, de acordo com a tabela do IRFP, nos dá que deve ter uma retenção de no mínimo 15% (o trabalhador pode solicitar que haja uma retenção maior).
Neste caso A base desta retenção é o salário base + as prestações extraordinárias, ou seja, 2150 euros.
Ya Restaria apenas calcular o líquido total a ser recebido, ou seja, o acréscimo menos as deduções.
No nosso exemplo: 2150 – retenções e contribuições para a Segurança Social.
2150 – 101,05 – 34,4 – 2,15 – 322,5 = 1.689,9
Está claro para você como calcular uma folha de pagamento?