Si tens una empresa, ja sigui gran o una familiar, on vens productes i/o serveis, segur que saps què és un inventari. De fet, és una cosa que tothom ha de tenir, fins i tot a les cases, però del qual ningú no ha tret encara tot el que es pot fer amb ell.
Per això, en aquesta ocasió, no només et direm què és un inventari, sinó que també et parlarem dels tipus que existeixen, les funcions que poden dur a terme i algunes dades importants més. Hi anem?
Què és un inventari
Segons la RAE, un inventari és:
«Seient dels béns i la resta de coses pertanyents a una persona o comunitat, fet amb ordre i precisió».
Es tracta en realitat d'un document, bé físic, bé virtual, on l'empresa ha de registrar tots i cadascun dels béns tangibles d'una empresa. Dit d'una altra manera, són tots els béns materials que té una empresa i que ha de controlar, tant per evitar perdre diners amb la seva desaparició, com per evitar comprar més si no ho necessita.
Posem-ne un exemple. Imagina't que tens una sabateria. Hi tindràs moltes marques de sabates i cada marca, diversos models. De cadascun, diferents números.
Si una clienta entra a la teva botiga i et demana el número 39 d'un model d'una marca concreta, sabries si el tens a la botiga? El més segur és que consultessis a l'ordinador l'estoc. Doncs bé, això mateix és un inventari.
Ara imagina que tens aquesta sabateria en què treballen diversos empleats. A un se li ha trencat la samarreta de l'empresa, i te'n demana una de nova d'una talla determinada. Aniràs al magatzem a veure si queden i si és així, hauries d'apuntar que s'ha agafat una samarreta per si cal reposar a la talla que acabes d'agafar.
Realment l'inventari no només afecta allò que l'empresa té, sinó també allò que ven als clients. És a dir, pots fer un llistat de tot allò que té l'empresa i un altre on revises l'estoc de mercaderia per vendre.
Des de quan hi ha l'inventari?
T'has preguntat mai quan es va començar a fer servir l'inventari? Doncs has de saber que hi ha registres que a l'Antic Egipte ja es feien servir. En aquest cas l'utilitzaven per als aliments de manera que tenien un llistat d'aliments perquè, en època d'escassetat, sabessin què podien comptar i el repartissin d'una manera millor.
Segons s'ha investigat, també a les civilitzacions prehispàniques s'utilitzaven per a les collites.
Tipus d'inventaris
Parlar-te dels tipus d'inventaris pot ser un tema llarg i tediós. I és que n'hi ha molts tipus. Depenent de la forma, ús, fase, etc. tindràs un tipus o un altre. Els més coneguts i utilitzats moltes vegades per les empreses són els següents:
físics
Són aquells que s'imprimeixen i tenen tangibles. Aquests són cada cop menys utilitzats pel fet que l'inventari pot variar molt ràpidament (fins i tot diverses vegades al dia) i això deixaria en qüestió d'hores obsolet el document físic.
Una altra manera de veure'ls és per registrar tots els béns físics de l'empresa, o del comerç pel que fa als productes per vendre.
intangibles
Si abans era un document tangible, en aquest cas parlem més d'un document virtual, en un ordinador o tablet, on es duu a terme el registre diari d'aquest inventari.
Una altra opció és que sigui un llistat de béns intangibles de l'empresa, que queden registrats a aquesta llista.
Aquests exemples poden ser els drets d'autor, les llicències de programari, etc.
Segons productes
Basant-nos en el tipus de productes, o en les fases per les que passen els productes, podríem dir que hi ha diversos inventaris com són:
- Per a matèries primeres. És a dir, per fer un llistat daquests materials que es necessiten per fabricar els productes que es venen per lempresa.
- Per a productes en procés de fabricació. Dit d'una altra manera, peces que han estat acoblades però que, per si soles, no són productes que es puguin vendre, sinó que encara cal produir i combinar amb altres peces per considerar-los acabats.
- De productes acabats. Llestos per a la venda, són aquells productes que ja es poden vendre directament, bé perquè s'han acabat de fabricar, bé perquè s'han comprat acabats.
- Per a subministraments de fàbrica. Podríem dir que són semblants als de matèries primeres, però en aquest cas no són quantificables, perquè es poden fer servir en moltes coses (per exemple, la pintura, o les tisores).
Segons la seva funció
Una altra de les formes de classificació dels inventaris té a veure amb la funció dels articles. Així, et pots trobar amb:
- Inventaris de seguretat. També coneguts com de reserva. Són aquells on s'emmagatzemen i es llisten els articles que seran necessaris en cas d'un augment de la demanda o d'escassetat.
- De desacoblament. Es tracta d'un llistat de materials i/o productes que es complementen (el producte no estaria acabat sense) però alhora no se sincronitzen entre si (per exemple, que sigui una peça d'un producte però que en una primera fase no se'l pugui posar).
- De trànsit. Són peces que s'han demanat, però que encara no han arribat. Es compta amb elles perquè s'han pagat, però encara no en tens al teu poder.
- Temporal. Aquestes fan referència a productes que es posen «de moda» en certa etapa de l?any i que després passen un tipus de baixa demanda. Normalment es guarden d'un any a l'altre amb l'objectiu de no perdre diners (sempre que es puguin conservar, és clar).
Segons la logística
Per acabar, tindríem els inventaris segons logística. És potser un dels més coneguts, però no a moltes empreses els usen per classificar els seus béns. En aquest cas et pots trobar amb:
- En productes. És a dir, inventaris molt canviants que afecten diferents nivells o departaments.
- Per especulació. Són productes que s'emmagatzemen «per si mateix». L'objectiu és tenir-los disponibles en cas que n'hi hagi una demanda i així poder fer front a aquesta necessitat.
- Inventari cíclic. Aquí podríem ficar aquests productes que se sap que es necessitaran en determinades èpoques dels anys. Per exemple, protectors solars, banyadors, sandàlies…
- de seguretat. És semblant al d'especulació, però l'objectiu és tenir sempre un mínim d'articles per poder abastir ràpidament en cas de necessitat.
- De productes ja obsolets, trencats, perduts… Podríem dir que són «pèrdues» per a l'empresa, ja que aquests productes no arriben a vendre's mai i suposen una inversió que no es recupera per part de l'empresa.
Com veus, a banda de saber què és un inventari també has de controlar els tipus que hi ha. Però, en general, amb el que t'has de quedar és que això et pot ajudar a fer un llistat actualitzat del que tens, ja sigui a l'empresa oa casa, i així anticipar-te a les teves compres segons el que més es gasti (o bé anar tirant endavant allò del que tinguis més estoc). Has fet mai un inventari?