La comptabilitat d'una empresa és un dels majors mals de cap. No només has de quadrar que tots els ingressos i despeses coincideixin, que es porti un registre dels beneficis o pèrdues, o que hagi anotacions en el dia a dia de tot el que es ven i es compra. I si no tens un programa de comptabilitat per a la teva empresa la cosa es pot complicar moltíssim, sobretot quan aquesta comença a créixer.
Però, ¿Per què és tan important comptar amb un programa de comptabilitat? Per què és el millor tot i que tinguis una pime o un negoci individual i siguis autònom? Et donem les raons d'això a continuació.
Per a què serveix la comptabilitat en una empresa
Comptabilitat. Si és una assignatura que has donat en algun curs, sabràs que, des del principi, es veu com una cosa molt complicada. Quan en realitat no ho és tant. No obstant això, molts consideren que portar una empresa no és tan difícil i que no necessiten sofisticats programes per recollir els moviments econòmics. Cras error.
En aquest cas, és important tenir en compte que la comptabilitat t'ofereix no només un registre dels ingressos i les despeses que té una empresa, sinó també dels béns i actius que es posseeixen. I tot això repercuteix en presentar uns comptes ordenades i clares per complir amb totes les obligacions que es tenen envers l'Agència Tributària.
A més, això no és cosa només de grans empreses. Les petites també haurien de preocupar per conèixer quin és l'estat de l'negoci, per tal d'anticipar-si, per algun motiu, no fos bé (i per no invertir diners que, a la fi no es recuperarà i sí pot endeutar) o, per contra, fos tan bé que poguessis plantejar-te créixer.
Motius per utilitzar programes de comptabilitat per a la teva empresa
Si ara mateix estàs preguntant-te si és millor aparcar el rudimentari sistema de comptabilitat que portes i passar-te als programes de comptabilitat, aquí et donem algunes raons per inclinar la balança a un costat.
Podràs controlar tots els moviments
Imagina que a la teva empresa tens un llibre de registre on ets anotant tots els moviments financers que es duen a terme. Tanques el negoci, te'n vas a casa i, de sobte, et recordes que ho has apuntat alguna cosa. El anotes en un paperet per al dia següent ... I se t'oblida, però a més anotes altres moviments que no recordaves. I com no tens li el llibre a mà no pots fer-ho al moment en què ho recordes. ¿Conclusió? Que a la fi acabaràs perdent aquests paperets i oblidant d'apuntar-ho tot.
Amb un programa de comptabilitat per a la teva empresa això no passa, perquè el programa et permet accedir de manera digital, siguis on siguis, a totes les dades del teu negoci, de tal manera que, si a casa et recordes d'alguna cosa, no has d'esperar a arribar a l'empresa per posar-ho, ho pots fer allà mateix.
I el mateix passa per consultar les dades, ja siguin balanços, informes, veure l'estat per prendre decisions sobre inversions, etc.
Et estalvia diners
Sí, la inversió en un programa de comptabilitat per a la teva empresa pot ser important, però, no creus que la amortitzaràs aviat? Imagina que tens un registre repetitiu de tots els mesos, o cada setmana. Has d'estar apuntant sempre el mateix, amb el que et treu temps.
En canvi, en el programa pots automatitzar les tasques més repetitives i fer que automàticament s'incloguin. Així, aquest temps pots destinar-lo a altres coses de la teva empresa, o del teu temps lliure.
Pots combinar programes
La comptabilitat està molt relacionada amb altres departaments com és el de Recursos Humans (per al tema de nòmines). Comptar amb un programa que pugui importar i exportar les dades és bastant necessari per estalviar temps i per quadrar de manera millor les dades. I és que, no hauràs de ficar-los de manera manual, sinó que automàticament es poden agafar d'un lloc per aplicar-los a un altre.
Mantindràs el flux de caixa en ordre
En el sentit en què sabràs en tot moment els pagaments i ingressos que es realitzen a l'empresa, de tal manera que, gairebé de manera immediata, sabràs el que passa al teu negoci diàriament.
Això també et pot avisar que hi ha descontrols i veure què ha passat abans que el problema passi desapercebut i després sigui més complicat rastrejar d'on ha vingut el desajust en les partides.
Tindràs 'proves' per a Hisenda
Com saps, l'Agència Tributària exigeix que les empreses, així com els autònoms, presentin de manera trimestral models obligatoris amb els que paguen els seus impostos. Però, què passa si alguna vegada l'Agència Tributària et crida i vol veure el teu comptabilitat? Si no la portes de manera correcta, pots fer que sospitin de tu i comencin a investigar per treure els comptes i, si no quadren, imposar una multa.
En canvi, amb un programa de comptabilitat per a les empreses això serà més complicat perquè ho tindràs tot automatitzat i això t'ajudarà a evitar errors a més de que podràs lliurar molt abans dels impostos que tens (perquè no has de fer-ho tots els mesos o tots els trimestres, sinó anar copiant i apuntant conforme es produeixin els ingressos o les despeses).
Assegures les dades
Més d'una vegada et pots haver enfrontat al fet que, el disc on guardaves tota la comptabilitat, se t'ha trencat o ets incapaç de trobar la informació. Més complicat seria si fos manual i no trobaràs els papers o documents on has anat apuntant tot.
A l'tenir-lo en un lloc «a Internet», on pots accedir des de diferents llocs, no tindràs aquest problema de pèrdues.
A més, estaran assegurances en el programa i fins i tot podràs descarregar les dades per tenir còpies de seguretat pel que pogués passar.
Trobar un programa de comptabilitat per a la teva empresa no és difícil. Hi ha molts en el mercat i només has de dedicar un temps a veure quin és que més et pot interessar. La nostra recomanació és que provis diversos d'ells per saber quin s'adapta millor al que necessites. Ens recomanes alguns programes?