Če imate podjetje, bodisi veliko ali družinsko, v katerem prodajate izdelke in/ali storitve, zagotovo veste, kaj so zaloge. Pravzaprav, je nekaj, kar bi morali imeti vsi, tudi v domovih, iz katerega pa še nihče ni izluščil vsega, kar je z njim mogoče narediti.
Zato vam ob tej priložnosti ne bomo samo povedali, kaj je inventar, ampak vam bomo povedali tudi o vrstah, ki obstajajo, funkcijah, ki jih lahko opravljajo, in nekaterih drugih pomembnih podatkih. Se lotiti tega?
Kaj je popis
Po RAE je popis:
"Poravnava blaga in drugih stvari, ki pripadajo osebi ali skupnosti, opravljena z redom in natančnostjo."
Gre pravzaprav za dokument, fizičen ali virtualen, v katerem mora podjetje evidentirati vsako opredmeteno premoženje podjetja. Z drugimi besedami, so vse materialne dobrine, ki jih ima podjetje in jih mora obvladovati, da se izognete izgubi denarja z njegovim izginotjem in da ne kupite več, če ga ne potrebujete.
Vzemimo primer. Predstavljajte si, da imate trgovino s čevlji. V njej boste imeli veliko znamk čevljev in vsaka znamka, več modelov. Od vsakega od njih, različne številke.
Če stranka vstopi v vašo trgovino in vas vpraša za številko 39 modela določene znamke, ali bi vedeli, ali jo imate v svoji trgovini? Najbolj varno je, da boš zalogo pregledal na računalniku. tudi, to je popis.
Zdaj pa si predstavljajte, da imate trgovino s čevlji, kjer dela več zaposlenih. Eden od njih si je strgal službeno srajco in prosi za novo v določeni velikosti. Šli boste v trgovino pogledat, če je še kaj, in če je, zapišite, da ste vzeli eno od teh majic, če jo boste morali zamenjati za velikost, ki ste jo pravkar vzeli.
Pravzaprav pri zalogah ne gre samo za to, kaj podjetje ima, ampak tudi za to, kaj prodaja strankam. To pomeni, da lahko naredite seznam vsega, kar ima podjetje, in drugega, kjer pregledate zalogo blaga za prodajo.
Od kdaj obstaja popis?
Ste se kdaj vprašali, kdaj so začeli uporabljati zaloge? No vedeti morate, da obstajajo zapisi, da so jih uporabljali že v starem Egiptu. V tem primeru so ga uporabili za prehrano na način, da so imeli seznam živil, da so v času pomanjkanja vedeli, na kaj lahko računajo, in to bolje razdelili.
Po raziskavah naj bi jih za pridelke uporabljali tudi v predšpanskih civilizacijah.
Vrste zalog
Pogovarjanje z vami o vrstah zalog je lahko dolga in dolgočasna tema. In teh je veliko vrst. Odvisno od oblike, uporabe, faze itd. boste imeli eno ali drugo vrsto. Najbolj znani in večkrat uporabljeni v podjetjih so naslednji:
Fiziki
So tisti, ki so natisnjeni in imajo oprijemljive lastnosti. Te se vedno manj uporabljajo ker se lahko popis spremeni zelo hitro (tudi večkrat na dan) in bi zaradi tega fizični dokument zastarel v nekaj urah.
Drug način za pregledovanje je evidentiranje vseh fizičnih sredstev podjetja ali podjetja v zvezi z izdelki, ki se prodajajo.
Neopredmetena sredstva
Če je bil prej oprijemljiv dokument, v tem primeru govorimo bolj o virtualnem dokumentu, na računalniku ali tablici, v kateri se izvaja dnevna evidenca te inventure.
Druga možnost je, da je to seznam neopredmetenih sredstev podjetja, ki so evidentirana na tem seznamu.
Primeri te vrste so lahko avtorske pravice, licence programske opreme itd.
Glede na izdelke
Glede na vrsto izdelkov oziroma faze, skozi katere gredo izdelki, bi lahko rekli, da obstaja več zalog, kot so:
- za surovine. Se pravi, narediti seznam tistih materialov, ki so potrebni za izdelavo izdelkov, ki jih prodaja podjetje.
- Za izdelke v procesu izdelave. Z drugimi besedami, deli, ki so bili sestavljeni, vendar sami po sebi niso izdelki, ki bi jih bilo mogoče prodati, vendar jih je treba še vedno proizvesti in kombinirati z drugimi deli, da se štejejo za dokončane.
- končnih izdelkov. Pripravljeni za prodajo so tisti izdelki, ki jih je že mogoče neposredno prodati, bodisi zato, ker so že izdelani, bodisi zato, ker so kupljeni dokončani.
- za tovarniške zaloge. Lahko bi rekli, da so podobni tistim iz surovin, vendar jih v tem primeru ni mogoče količinsko opredeliti, saj jih je mogoče uporabiti v marsičem (na primer barvah ali škarjah).
Glede na svojo funkcijo
Drug način razvrščanja zalog je povezan s funkcijo postavk. Tako lahko najdete:
- Varnostne zaloge. Znan tudi kot rezerva. V njih so shranjeni in navedeni artikli, ki bodo potrebni v primeru povečanega povpraševanja ali pomanjkanja.
- ločevanje. Gre za seznam materialov in/ali izdelkov, ki se dopolnjujejo (brez njih izdelek ne bi bil končan), hkrati pa med seboj niso sinhronizirani (npr. da je del izdelka, a da v prve faze ni mogoče postaviti).
- Promet. Gre za kose, ki so bili naročeni, a še niso prispeli. Na njih se računa, ker so bili plačani, pa jih še vedno nimate pri sebi.
- Sezonsko. Ti se nanašajo na izdelke, ki postanejo »in« v določenem letnem času in nato gredo skozi nizko povpraševanje. Običajno se shranjujejo iz enega leta v drugo z namenom, da ne izgubijo denarja (če jih je seveda mogoče obdržati).
glede na logistiko
Končno bi imeli popise po logistiki. Morda je eden najbolj znanih, vendar ga malo podjetij uporablja za razvrščanje svojega blaga. V tem primeru lahko najdete:
- v kanalih. To je zelo spreminjajoče se zaloge, ki vplivajo na različne ravni ali oddelke.
- za špekulacije. So izdelki, ki so shranjeni »v kovčku«. Cilj je, da jih imamo na voljo, če obstaja povpraševanje po njih, in tako lahko zadovoljimo to potrebo.
- kroženje zalog. Sem bi lahko uvrstili tiste izdelke, za katere vemo, da jih potrebujemo v določenih obdobjih leta. Na primer kreme za sončenje, kopalke, sandali ...
- Zaradi varnosti. Podobno je špekulacijam, vendar je cilj vedno imeti minimalno količino artiklov, da jih lahko v primeru potrebe hitro dobavimo.
- Izdelki že zastareli, pokvarjeni, izgubljeni... Lahko bi rekli, da so "izgube" za podjetje, saj se ti izdelki nikoli ne prodajo in predstavljajo naložbo, ki je podjetje ne povrne.
Kot lahko vidite, morate poleg tega, da veste, kaj je inventar, nadzorovati tudi vrste, ki obstajajo. Toda na splošno bi morali upoštevati, da vam lahko to pomaga narediti posodobljen seznam tega, kar imate, bodisi v podjetju ali doma, in tako predvideti svoje nakupe glede na to, kaj se porabi največ. (ali nadaljujte z česa imate največ zaloge). Ste že delali inventuro?