Antecipar cenários futuros é essencial para liderar uma economia saudável dentro da empresa. A previsão de gastos é peça chave dentro do planejamento e planejamento estratégico o negócio. Fazem parte da previsão de despesas não só as receitas ou os custos de execução das operações, mas também a determinação de eventuais incidentes, imprevistos, bem como a capacidade de adaptação aos desejos futuros dos clientes.
Neste artigo você aprenderá não só a saber o que é a previsão de despesas, mas também como preparar uma previsão que possa te ajudar para o seu negócio. E, claro, isso também pode ser extrapolado para a economia familiar. Graças a isso, você poderá tomar melhores decisões, estimando o impacto que isso pode ter em suas contas.
O que é a Previsão de Despesas?
Como explicamos no início do artigo, a previsão de gastos tenta antecipar movimentos futuros que podem afetar a empresa. Assim, é uma ferramenta para determinar que despesas haverá no futuro com o objetivo de tomar as decisões mais adequadas sobre planejamento, estratégia e viabilidade. Tanto os movimentos futuros do mercado, quanto os desejos futuros dos clientes, como o preço nas operações, produção e aluguéis.
Para realizar uma boa análise, o contador ou departamento de contabilidade deve conhecer interpretar o contexto em que a empresa se encontra. A finalidade perseguida é atingir os objetivos de longo prazo fixados, sendo a previsão de gastos uma peça transcendental para a consecução desses objetivos. A previsão de gastos, portanto, determinará os números futuros que serão manuseados, a partir de também interpretar o que aconteceu no passado, transferindo-o para o contexto atual, para fazer uma projeção futura.
Porque és importante?
Deve-se levar em consideração que na previsão de despesas, a pessoa ou pessoas encarregadas de realizar o cálculo devem estar cientes dos projetos futuros da empresa. Saber antecipadamente o custo que novos investimentos ou estratégias exigirão ajudará a saber até que ponto algo é viável e pode se concretizar. Ajudará também a saber qual a capacidade de financiamento da empresa para cumprir os objetivos definidos.
- metas mais bem-sucedidas. O realismo que transfere a previsão de gastos permite que a empresa tenha conhecimento sobre suas pretensões. Saiba quais são os financiamentos disponíveis, se é realista atingir as metas e não falhar em seus planos, gerando frustração por não atingi-los por não ter feito isso antes.
- Segurança financeira. Proporciona segurança às contas financeiras da empresa, proporcionando provisão e proteção de recursos. Por sua vez, impede qualquer tipo de uso fraudulento de fundos.
- Aperfeiçoamento da gestão empresarial.
- Aumento do número de vendas. Poder expandir o crescimento da empresa e ter uma gestão mais eficiente de seus recursos e demanda fará com que as operações da empresa cresçam.
Não só as empresas já estabelecidas, a previsão de gastos também é algo a ser contabilizado nas novas empresas que vão iniciar o negócio. Por esta razão, é fácil confundir os termos “previsão de despesas” com “provisão de despesas”. A provisão para despesas refere-se a um passivo que a empresa poupa para fazer face com recursos de pagamentos futuros que estima chegar. Isso significa que a empresa economiza esses recursos, não os gasta em outras coisas e o valor costuma ser uma estimativa. Ambos os termos são semelhantes, mas são coisas diferentes.
Como fazer uma previsão de despesas?
Dependendo do tipo de negócio, algumas seções ou outras terão que ser incluídas na planilha do Excel. Para isso, os parâmetros que normalmente são calculados são os seguintes:
- Custos fiscais. Na previsão de despesas, deve-se ter sempre em conta o pagamento de IVA ou impostos da empresa, entre outros. Do mesmo, direitos de propriedade, licenças de software ou taxas devem ser incluídos na disposição.
- Fornecedores e Custos Logísticos. Cada uma das partes envolvidas na cadeia de suprimentos é de especial relevância. Dependendo do tipo de negócio, alguns terão custos fixos, custos variáveis ou ambos. No caso das variáveis, é provável que estejam relacionadas ao volume de vendas ou reservas que a empresa possui.
- Investimentos Todas aquelas operações que prevejam um aumento operacional através de novas aquisições. Seja matéria-prima, aluguel ou compra de maquinário, etc.
- Financiamento Caso haja previsão de créditos ou linhas de financiamento futuras, elas devem ser contabilizadas dentro da previsão.
- Publicidade e Marketing. Se necessário, determinar o valor necessário para operar ou divulgar a atividade.
- Suprimentos. Tudo o que a empresa precisa para funcionar. São aqueles relacionados à eletricidade, água, luz, combustível, telefone, etc.
- Tesouro e Segurança Social. Todas as despesas que a empresa ou empresário deve pagar às duas administrações.
- Modelo de trabalhadores. Em que são recolhidas as despesas de todo o pessoal contratado.
Determinar antecipadamente os gastos de uma atividade será muito importante para conhecer sua continuidade. E acima de tudo, se você começar, essencial conhecer sua viabilidade. Dessa forma, surpresas que geralmente não são muito agradáveis podem ser minimizadas.
Se você é novo, aqui está uma última seção com algumas dicas.
Dicas a considerar
Por experiência própria, dê a si mesmo tempo para desenvolver uma previsão de despesas que seja realista. Às vezes, a ilusão pode cegar algo que temos à nossa frente e, embora seja óbvio depois, a priori não é visto. Grandes despesas, como máquinas, instalações ou dependendo do que precisamos, são algumas das mais óbvias. No entanto, onde tenho visto mais pessoas falharem é naqueles pagamentos que aparecem por "surpresa". Realmente, se for feita uma previsão coerente e deixando todos os fios amarrados, isso não deveria acontecer.
Se você é novo, também o encorajo a procurar informações sobre o negócio que você tem ou quer fazer, para saber sobre pagamentos futuros que podem ocorrer e que você pode não ter contemplado ou ignorado. É fácil ficar confuso, especialmente quando você tem muitas coisas em mente. Mas se você fizer isso bem e conseguir antecipar o faturamento, a solvência e a realização de seus projetos serão muito mais prováveis.