Wel eens van het exploitatiebudget gehoord? Weet je wat het is? Het is een zeer belangrijk document voor bestuurders, bestuurders en/of managers. Hiermee kunnen ze weten wat de winstgevendheid en levensvatbaarheid van een bedrijf is.
Maar het exploitatiebudget is veel meer. Daarom gaan we ons vandaag concentreren op deze term, zodat u er alles over kunt weten.
Wat is het exploitatiebudget?
We kunnen het exploitatiebudget definiëren als een: document waar de inkomsten, evenals de uitgaven, van een bedrijf op een gewone manier moeten verschijnen. Dat wil zeggen dat daarin een lijst wordt gemaakt van de inkomsten die worden behaald met betrekking tot de verkoop van producten en diensten, terwijl de uitgaven daarentegen worden opgenomen in de productiekosten.
Op deze manier kan het bedrijf plannen wat zijn activiteiten in een bepaalde periode zullen zijn, omdat dit budget niet eeuwigdurend is, maar normaal gesproken op kwartaal- of jaarbasis wordt uitgevoerd.
Een van de bekendste operationele budgetten is het budget dat laat zien wat de arbeids- en materiaalkosten zijn in vergelijking met de verkopen die in die periode kunnen worden gemaakt.
Nu bent u vast tot een conclusie gekomen die u doet twijfelen aan de doeltreffendheid van het exploitatiebudget. En het is dat, hoewel de uitgaven die in de toekomst zullen gaan, evenals de inkomsten, echt we weten niet of die toekomst zich zo zal gedragen; met andere woorden, we maken een inschatting van wat de inkomsten en uitgaven op een bepaald moment zijn. Maar je weet zeker niet of de waarden die je hebt gegeven exact zullen zijn of naar boven of naar beneden zullen variëren.
Voor- en nadelen om het te doen
Op basis van het bovenstaande dat we hebben gezien, kunnen velen van mening zijn dat de begroting echt is gebaseerd op een subjectiviteit, die mogelijk niet in overeenstemming is met de realiteit, noch anticiperen op mogelijke veranderingen (vooral als het een jaarlijkse exploitatiebegroting is). Maar de waarheid is dat het enkele voordelen heeft waardoor veel bedrijven ze uitvoeren. Dit zijn:
- Meer controle over inkomsten en uitgaven. Bij het "beprijzen" van beide elementen wordt er rekening mee gehouden dat de limiet die in de begroting is vastgelegd niet wordt overschreden, en als dat wel gebeurt, wordt er altijd rekening mee gehouden voor toekomstige posten. Hiermee kunt u de kosten wat meer verlagen en de inkomsten verhogen door een beroep te doen op andere afdelingen.
- Het laat toe om de evolutie van producten of uitgaven te bestuderen. Door achteraf te bestuderen wat er met de vorige budgetten is gebeurd, kunnen we dankzij de gemaakte prognoses anticiperen op problemen of een betere balans van de gegevens bereiken.
- Er kunnen kortetermijndoelen worden gesteld, vooral in het geval van verkopen en de aanpassing van kosten, op een zodanige manier dat het in korte tijd kan worden geherformuleerd om zich aan te passen aan trends of de vraag van de consument. Natuurlijk moet je realistisch zijn, anders ben je meer in het nadeel dan in het voordeel.
Ondanks alles is het feit dat deze subjectiviteit bestaat nog steeds aanwezig. Als we daar ook nog aan toevoegen dat een van de factoren niet onder controle is, kan dit de situatie van het bedrijf in de markt volledig veranderen, zowel ten goede als ten kwade.
Hoe maak je een exploitatiebegroting?
Bij het opstellen van een werkingsbegroting moet rekening worden gehouden met bepaalde middelen die het bedrijf zullen helpen om het zo "realistisch" mogelijk te maken, voor zover mogelijk.
Het moet dus informatie hebben op basis van:
- De afgelopen trends in de verkoop. Dat wil zeggen, hoe waren de verkopen in afgelopen periodes, niet alleen direct intern, maar in afgelopen periodes gelijk aan het budget dat u wilt opstellen.
- Trends in de uitgaven uit het verleden. Ook weten hoe het bedrijf werkte in dezelfde periode maar in het verleden, en weten of er grote verschillen waren ten opzichte van het vorige budget (als dat was opgesteld).
- Veranderingen die hebben plaatsgevonden. In de wetten, in de regelgeving... die een impact kunnen hebben, hetzij op de kosten, hetzij op het inkomen van dat bedrijf.
- De trend van de economie, zowel verleden, heden als toekomst. Omdat je vaak, als je inzichtelijk bent, bepaalde aanwijzingen kunt anticiperen die je zullen vertellen waar je het bedrijf naartoe moet sturen.
- De trend van de samenleving. Vergeet niet dat klanten het uiteindelijke doel is, vooral voor inkomsten. En als het mogelijk is om miljoenen van hen te bereiken, zijn inkomsten en omzet gegarandeerd. Daarom is het noodzakelijk om te proberen te weten wat de behoeften of de modeproducten zijn om ze direct of indirect te kunnen exploiteren.
Zodra je al die gegevens hebt, kun je beginnen het opstellen van een inkomensbegroting. Dit is de eerste stap omdat op basis van de prognose van inkomsten en verkopen die gemaakt gaan worden, de kosten kunnen worden bepaald die er zullen zijn om aan die vraag naar producten te voldoen.
Na de inkomstenbegroting komt de uitgavenbegroting. Het kan vaste kosten omvatten zoals de huur van het gebouw, betaling van werknemers, kantoorkosten, enz.
Nadat beide budgetten zijn samengevoegd, kan een operationeel resultaat worden aangeboden, dat zal bestaan uit weten hoeveel geld het bedrijf gaat verdienen. Of hoeveel je verliest als je die weddenschap gaat maken, hoewel in deze gevallen het budget voor inkomsten en uitgaven wordt herzien zodat het uiteindelijke cijfer positief is.
In het kort kunnen we zeggen dat de formule die het werkingsbudget ons biedt zou gebaseerd zijn op het volgende:
Bedrijfsresultaat = Omzet - vaste kosten - variabele kosten - boekhoudkosten
De laatste zijn die welke voortkomen uit waardeverminderingen of boekafschrijvingen.
Zoals u ziet, is het werkingsbudget een zeer nuttig instrument voor bedrijven. Dit brengt in waarde zowel de inkomsten als de uitgaven die in een bepaalde periode zullen worden gemaakt. En op deze manier kunt u de levensvatbaarheid van uw bedrijf bewaken. Hoewel u natuurlijk andere indicatoren niet uit het oog mag verliezen die u zullen helpen om de goede voortgang van het bedrijf te kennen, of niet.