لأسباب مختلفة ، هناك احتمال أنه في مرحلة ما قد تجد نفسك مضطرًا إلى الاستقالة من وظيفة في شركة ؛ لهذا سيكون من الضروري أن تقوم بتقديم ملف خطاب الاستقالة الطوعية ، باختصار ، إنها وثيقة تقوم من خلالها بإبلاغ المنظمة بالانسحاب الطوعي.
بعد ذلك ، سوف نشرح المزيد حول ما هو عليه خطاب الاستقالة الطوعية، وكيفية كتابتها بشكل صحيح.
متى تستخدم خطاب الاستقالة الطوعية؟
الرسالة إنها أداة تستخدم عندما تريد ترك وظيفتك ، إما لأنك لا تحب بيئة العمل أو لأنك وجدت وظيفة بمزايا أفضل.
لذا فإن أول نصيحة يمكن أن نقدمها لك هي أن قرار الاستقالة يجب أن يكون مدروسًا جيدًا ، ويجب عليك موازنة ذلك. المزايا والعيوب.
إذا كنت قد اتخذت هذا القرار ، فيجب عليك الاستفادة منه خطاب الاستقالة الطوعية، الآن سوف تتعلم كتابتها.
اكتب خطاب الانسحاب الطوعي الخاص بك
صحيح أنه على الإنترنت يمكننا العثور على ملف أمثلة ونماذج لا حصر لها على رسائل الاستقالة الطوعية. وعلى الرغم من أن أسهل شيء هو تنزيل أحد هذه القوالب وتعبئته ببياناتنا ، فمن المستحسن أن تكتب الخطاب شخصيًا. لهذا هناك سلسلة من النصائح التي يجب عليك اتباعها ، من أجل كتابة خطاب جيد.
النصيحة الأولى التي يجب عليك اتباعها ، والخطأ الشائع جدًا ، هو أن يجب أن تكون الرسالة مباشرة وموجزة وواضحة. وعلى الرغم من أنه من الممكن أن تكون قد تعلمت الكثير في عملك وتقدر المساعدة التي تلقيتها طوال فترة إقامتك ، فإن الهدف من هذه الرسالة هو عدم تقديم الشكر والتهنئة.
لذا ضع في اعتبارك أن ملف يجب أن تكون الرسالة موجزة في نقطتين ، الأولى هي أنك اتخذت قرارًا بعدم الاستمرار في الشركة ، والثانية هي التاريخ الذي تخطط للقيام بذلك.
النصيحة الثانية هي أنه على الرغم من أنه يجب أن تكون مباشرًا ، بغض النظر عما إذا لم تكن وظيفة أحلامك ، يجب أن تبقيها رسمية. هذا هو السبب في أنه من المستحسن أن تشرح بطريقة بسيطة أسباب اتخاذك لقرار ترك الشركة. ولكن يوصى بشدة أيضًا أنه على الرغم من أن هذه الأسباب ستكون في الرسالة ، إلا أنك تعبر عنها شخصيًا لمن يهمه الأمر.
محتوى الرسالة
الآن دعنا ننتقل إلى تحليل المحتوى الذي يجب أن يحتوي عليه هذا الحرف. أولاً نجد التاريخ في الجزء الأيمن العلوي من الرسالة ، يجب أن يتوافق هذا التاريخ مع التاريخ الذي ستسلم فيه الخطاب إلى الشخص المسؤول. الجزء الثاني من المعلومات التي يجب عليك تضمينها هو اسم المستلم من الحرف في السطر التالي في أقصى اليسار.
الجزء التالي من المعلومات التي يجب تضمينها هو موضع مرسل الرسالة هذا لزيادة الرسمية. في السطر التالي ، يجب إدخال اسم الشركة التي تستقيل منها ، وأخيراً يجب عليك إدخال عنوان نفس الشركة (على الرغم من أن هذه المعلومات في الواقع اختيارية ، إلا أن هذه المعلومات تضيف المزيد من الإجراءات الشكلية إلى الخطاب).
يجب أن تكتب لاحقًا أهم جزء من الرسالة ، وهو الجسم. يُنصح بالبدء بتحية رسمية تخاطب مستلم الخطاب ، متبوعة بالسبب وراء الخطاب المذكور ، لذلك يجب أن توضح أنك اتخذت القرار بالتسبب في انسحابك الطوعي من الشركة المعنية ، ثم توضيح السبب إنه اليوم الأخير الذي تخطط فيه للعمل في الشركة. أخيرًا ، يجب أن تنتهي باسمك وتوقيعك.
الإشعار
من الناحية المثالية ، عند ترك الوظيفة ، فأنت تقوم بذلك بأكثر الطرق تنظيماً وبساطة ، لأن هذا يجعل الأمور أسهل لكل من الشركة ولك كموظف. لهذا فمن المستحسن أن تقوم بإشعار استقالتك. على الرغم من أنه أمر اختياري أن تحترم الإشعار أم لا ، يجب أن تعلم أنه إذا لم تحترمه ، فهناك احتمال أن تعاقبك الشركة عن طريق خصم الأيام التي لم تمنحها كما هو مخطط لها.
بالنظر إلى ما سبق ، يجب أن تفكر في أن الأفضل هو خطة استقالتك في وقت مبكر قدر الإمكان ؛ سيكون هذا مفيدًا للشركة ولك. وأخيرًا ، فيما يتعلق بالصياغة ، فمن المستحسن تحديد أن آخر يوم عمل لك هو يوم من أيام الأسبوع ، لأنه إذا حددت يوم السبت أو الأحد كتاريخ المغادرة ، فيجب على الشركة أن تدفع لك جزءًا من يوم السبت بالإضافة إلى الاحتفاظ بك نشط ليوم الأحد ، وهذا ليس بالأمر السهل حقًا للشركة.
المرسل إليه من الرسالة
أحد الأسئلة الأكثر شيوعًا هو من يجب أن يكون خطاب الانسحاب الطوعي، وهي أن هناك العديد من الاحتمالات التي يمكننا التفكير فيها في المقام الأول ؛ رئيسنا المباشر ، شخص مسؤول عن الموارد البشرية ، إلخ.
قد تختلف الإجابة حسب الشركة المعنية ، لكن ترتيب الأولوية يكون على النحو التالي: إذا كان هناك ملف قسم الموارد البشرية في الشركة ، أفضل شيء هو تسليمها لهم مباشرة. عادة ما يكون هناك شخص مسؤول عن القسم الذي تعمل فيه ، لذلك هذا هو الشخص الذي يجب أن تذهب إليه.
في حالة عدم وجود في الشركة التي تعمل بها قسم الموارد البشرية، أكثر ما يُنصح به هو أن تقوم بتسليمها شخصيًا إلى رئيسك المباشر. يوصى أيضًا أنه عند تسليم رسالتك تطلب إيصالًا للخطاب المذكور ، يجب عليك أيضًا إبلاغ نفسك بالخطوات التالية لتكون قادرًا على تقديم الاستقالة ، وبالتالي إخبارك بعملية التصفية وتسليم المستندات.
الاتصال اللفظي عملية الإقلاع الطوعي
من المهم أن تحافظ طوال عملية استقالتك على اتصال جيد من أجل تسهيل العملية برمتها. حتى في حين أن خطاب الاستقالة الطوعية مهم جدًا في هذه العملية ، يوصى بشدة أيضًا باتباع نصائح الاتصال اللفظي التالية لعملية الاستقالة.
أولاً ، يجب أن تكون متأكدًا من القرار الذي ستتخذه ، لذلك إذا كان قرارًا تم اتخاذه بالفعل ، فتأكد من توصيله إلى رئيسك المباشر في المقام الأول ؛ وهذا شيء يجب عليك القيام به لأنه بهذه الطريقة يمكنك التحضير لعملية الانتقال التي سيكون عليك فيها العثور على الشخص البديل لمنصبك.
بالإضافة إلى ذلك ، قد تتضمن خطة الانتقال دعمك لتدريب الشخص التالي ليحل محلك.
إذا لم يكن عملك بيئة عمل جيدة ، أو إذا كانت علاقتك مع رئيسك في العمل ليست هي الأنسب ، فما عليك فعله هو إعداد نفسك لتكون قادرًا على مواجهة التواصل اللفظي بشأنك. وقف النشاط في الشركة؛ لهذا السبب يجب أن تظل هادئًا وتبحث عن أفضل الكلمات لتوصيل قرارك ، وأن تكون دائمًا محترمًا وتتجنب المواجهات التي تجعل عملية الاستقالة صعبة.
لتحضير مغادرتك ، عليك أن تضع في اعتبارك النقاط الأربع التالية:
- يجب أن تكون على دراية أولاً ببيان الأسباب التي دفعتك إلى الاستقالة ، وبهذه الطريقة يمكنك تقديم حجج قوية حول سبب قرارك ، وكلما بقيت حازمًا ، كان ذلك أفضل بحيث يتم النظر بجدية في عملية الاستقالة.
- كقضية ثانية ، يجب أن تفكر في أن موقفك يجب أن يكون إيجابيًا ، لذلك عندما تخاطب نفسك لفظيًا ، تأكد من أنك ممتن للوقت وأيضًا للفرصة التي منحتها لك الشركة لاكتساب الخبرة. بهذه الطريقة يمكنك دائمًا إبقاء أبواب الشركة مفتوحة.
- النصيحة الثالثة هي أن تظل دائمًا متعاونًا ؛ هذا يعني أنه على الرغم من أن مسؤولياتك ستنخفض ، فقد يكون دعمك مطلوبًا لمواصلة العملية كالمعتاد. على الرغم من أنه يجب عليك التأكد من أن هذا التعاون يجب أن يكون من جانب كلا الطرفين.
- أخيرًا ، يجب أن تفكر في أنه يجب عليك دائمًا أن تضع في اعتبارك تاريخ المغادرة المحدد جيدًا ، حتى تتمكن من توصيله بوضوح وأن تكون دائمًا واضحًا بشأن استخدام أنشطتك بشكل رسمي.
اختتام
عند مراجعة المقالة ، يجب أن تعتبر أن ملف يجب أن يكون خطاب الاستقالة الطوعية قصيرًا وموجزًا ، لا تقدم معلومات أكثر مما هو ضروري ، أي ، عليك أن تشرح سبب قرارك بالاستقالة ويجب عليك أيضًا توضيح التاريخ الذي ستترك فيه مسؤولياتك بالكامل.
وبالمثل ، يُنصح بشدة أن تحافظ دائمًا على اتصال شفهي ممتاز ، وأن تحافظ دائمًا على الشكليات والمهنية. لذلك ضع في اعتبارك دائمًا البقاء على اتصال مع رئيسك في العمل ، وإدارة الموارد البشرية ، وزملائك في العمل ، وكذلك مع خليفتك المستقبلي في حالة طلب الدعم من أجل تدريب الموظف الجديد.
في هذا الصدد ، تحولت الشركات الكبيرة ، وخاصة الشركات الدولية الكبيرة ، إلى التكنولوجيا لصالح موظفي الموارد البشرية لديها ، مما يوفر الوقت ويحقق نتائج أفضل لمنظمات توظيف المواهب ، وهذا بالطبع له تأثير إيجابي على أداء شركة كشركة وكامل.
إن أكبر حليف لفريق التجنيد هو بلا شك برامج التوظيف والاختيار. باستخدامه ، يمكن أتمتة المهام التشغيلية ، بينما يمكن لموظفيك القيام بتحليل ملفاتهم الشخصية وعمل إستراتيجية التوظيف. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال الابتكارات التكنولوجية للموارد البشرية ، فمن الممكن.
تحياتي الشركات!