La administración digital ya no es terreno de futuro: es el día a día de miles de negocios que emiten facturas en España y, en ese contexto, Verifactu se ha convertido en el gran protagonista por su impacto directo en la forma de registrar y controlar la facturación.
Más que una aplicación concreta, Verifactu es el estándar que redefine la facturación electrónica desde la óptica del control tributario: registros inalterables, trazabilidad reforzada y, si se elige, envío de los datos a Hacienda en tiempo casi real.
Qué es Verifactu y qué regula exactamente
Verifactu nace del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que desarrolla la Ley Antifraude. Su objetivo es que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de cada registro de facturación, incorporando además un código QR para su verificación.
El marco contempla dos modalidades: Verifactu (el sistema remite automáticamente los registros a la AEAT y esta asume su custodia) y no Verifactu (el software conserva los registros con todas las garantías técnicas: integridad, trazabilidad y controles adicionales). En ambos casos, la clave es que no se pueda borrar ni alterar un registro sin dejar rastro.
Importante: el envío de registros a la AEAT está asociado a la modalidad Verifactu. No se trata del antiguo esquema de libros en tiempo real, y conviene no confundirlo con otras obligaciones informativas preexistentes.
Fechas clave y a quién afecta
El calendario ya está fijado y obliga a moverse con previsión. Por un lado, los fabricantes de software tenían como límite el 29 de julio de 2025 para ofrecer programas conformes al reglamento. Por otro, la obligación para los sujetos pasivos se desplegará en dos tramos: sociedades (Impuesto sobre Sociedades) desde el 1 de enero de 2026 y autónomos desde el 1 de julio de 2026.
¿Quién entra y quién no? La norma alcanza a empresas y profesionales que utilicen software de facturación. Quedan fuera quienes facturan manualmente y quienes ya se rigen por otros marcos específicos, como los sujetos forales (País Vasco y Navarra) o determinados obligados al SII, que ya tienen un régimen propio de suministro de información.
Código QR, verificaciones y cómo operará el día a día
Cada factura deberá incorporar un código QR que facilite su comprobación. A través de ese código se accede a la información del registro y se puede verificar si el asiento está remitido a la AEAT (estado verde), si pertenece a la modalidad no Verifactu (estado amarillo) o si no es un registro de facturación (estado gris).
En la práctica, la emisión no cambia en exceso: al generar una factura con un programa adaptado, se crea automáticamente un registro inalterable. Si se opera en modalidad Verifactu, ese registro se enviará en tiempo real o casi real a la AEAT; si no, quedará custodiado por el sistema con los controles exigidos.
Modalidades, almacenamiento y seguridad técnica
En la opción Verifactu, la AEAT guarda y custodia los registros; la empresa se beneficia de mayor asistencia y de menos requisitos de seguridad locales. En la opción no Verifactu, el proveedor de software y el usuario deben implantar medidas reforzadas de seguridad (por ejemplo, registro de eventos y controles de firma cuando proceda) para garantizar integridad y trazabilidad.
En ambos escenarios, el software debe asegurar numeración correlativa, sellado, inalterabilidad y la imposibilidad de eliminar datos sin evidencias. Esa es la piedra angular que destierra el viejo software de doble uso.
Relación con la factura electrónica B2B y con Facturae (B2G)
Conviene distinguir entre regulaciones para evitar confusiones. Verifactu regula el software y los registros de facturación (Ley Antifraude). La factura electrónica B2B, vinculada a la Ley Crea y Crece, regula el formato del documento entre empresas y está pendiente de desarrollo reglamentario específico.
Además, las relaciones con la Administración pública se rigen por Facturae (B2G), un estándar XML ya consolidado y que nada tiene que ver con los plazos de Verifactu. En resumen, qué documento envío (B2B/B2G) y con qué software lo genero y registro (Verifactu) son planos distintos que convivirán.
Herramientas disponibles: opciones de software y app gratuita
Desde octubre, la AEAT pone a disposición de autónomos con necesidades sencillas una herramienta gratuita para emitir facturas compatibles con la modalidad Verifactu. Es útil como punto de partida, si bien puede tener limitaciones de volumen o funcionalidad frente a soluciones profesionales.
Para pymes y organizaciones con mayor complejidad, la recomendación es optar por un software de facturación o un ERP que ya esté adaptado al reglamento, integre el QR, gestione rectificativas y simplificadas sin romper la secuencia y permita, si se desea, el envío automático de registros a la AEAT.
Consecuencias del incumplimiento y régimen sancionador
El régimen sancionador es contundente. Los proveedores que fabriquen o comercialicen software no conforme se exponen a multas de hasta 150.000 euros por ejercicio. La mera tenencia o uso por parte del contribuyente de programas que no garanticen la inalterabilidad puede acarrear 50.000 euros por ejercicio.
De cara al usuario, cumplir a tiempo no solo evita sanciones: aporta seguridad jurídica y confianza ante clientes, proveedores y la propia Administración.
Cómo preparar la transición: pasos prácticos
Con los plazos encima, conviene trazar un plan sencillo y realista. Lo fundamental es elegir un software adaptado y probarlo antes de que la obligación te alcance en 2026.
- Pilotos internos con facturas normales, rectificativas y simplificadas para verificar numeraciones y QR.
- Procedimientos documentados de emisión, anulación, abonos y conservación de registros.
- Formación a las personas que emiten y revisan facturas; designar responsables.
- Evidencias y manuales archivados para superar auditorías o requerimientos.
Si vas a aprovechar ayudas como el Kit Digital, busca soluciones que cubran a la vez la factura electrónica (cuando aplique) y Verifactu, de modo que no tengas que hacer dos migraciones ni pagar por duplicado.
Impacto en el territorio: jornadas y dudas frecuentes
La expectación se nota en iniciativas regionales que llenan auditorios. En ciudades como Zamora o Palencia se han celebrado jornadas con centenares de asistentes donde se explicó, paso a paso, el funcionamiento del sistema, las fechas y las opciones gratuitas y profesionales disponibles.
Los mensajes que más tranquilidad aportan son claros: las sociedades deben estar listas el 1 de enero de 2026 y los autónomos el 1 de julio de 2026; existen herramientas gratuitas de la AEAT para escenarios sencillos; y el envío de registros en tiempo real es propio de la modalidad Verifactu, no una obligación universal.
Quienes ya usan software de facturación deben confirmar con su proveedor que la versión instalada cumple los requisitos (QR, inalterabilidad y trazabilidad). Para los que aún facturan manualmente, la adopción será un cambio cultural, pero también una oportunidad para profesionalizar procesos y reducir errores.
Todo apunta a que Verifactu será el eje de una facturación más transparente y trazable. Prepararse con antelación, elegir bien el software y practicar con casos reales permite llegar a las fechas señaladas sin sobresaltos y con la casa en orden.
