Cuando hablamos de términos de contabilidad sabes que hay una gran cantidad de ellos. El problema es que no es fácil entenderlos. En este caso, nos vamos a centrar en la variación de existencias. ¿Sabes lo que es?
A continuación te vamos a hablar de qué es, qué supone tener una cifra positiva o negativa o cuál es la forma para calcularlo. Así, al final te quedará mucho más claro este concepto. ¿Empezamos?
Qué es la variación de existencias
Este término está muy relacionado con las empresas que se dedican a fabricar o a vender productos, porque está relacionado con estos. Se refiere a cómo evolucionan las existencias. Es decir, qué diferencia hay entre las existencias al inicio y aquellas que se tienen al final.
Por ejemplo, imagina que tienes una empresa de venta de perfumes. Al inicio, para vender, tienes un stock o existencias de 100 cantidades. Durante un mes te dedicas a tu negocio y cuando llega el último día del mes miras las existencias y descubres que tienes 20. La diferencia es la variación de existencias.
Ahora bien, a la hora de pensar en esta variación de existencias, hay algo que quizá no te queda muy claro. Y es que, cuando se venden, es decir, el inventario final es menor que el inicial, si bien supone que has vendido, en realidad es un gasto para ti (porque tienes que reponer y por ende destinar dinero). Pero si el inventario final es igual que el inicial se supone que es un ingreso (en realidad, como no tienes que gastar, sigues teniendo ese dinero que invertiste como activo).
Sí, sabemos que no es fácil de asimilar. Porque, por un lado, obtienes beneficios de las ventas, pero parte de ellos se deben destinar a la compra de reposición de las existencias.
Cuándo se calcula la variación de existencias
Ahora que te queda más clara qué es la variación de existencias, quizá te plantees saber cuándo se debe llevar a cabo. ¿Todos los días? ¿Cada semana? ¿Al mes?
Normalmente se debe calcular siempre al cierre del ejercicio contable. Dicho de otro modo, se calcula siempre el 31 de diciembre. De esta forma, para el 1 de enero tienes los datos de lo que partes en ese nuevo ejercicio y, hasta el siguiente, no es necesario que debas preocuparte (aunque si vendes lo normal es que tengas varias entradas de reposiciones de stock).
Cómo se calcula
Ya sabes el qué, el cuándo… ¿vamos con el cómo? La fórmula de la variación de existencias no es difícil, pero el ejemplo que te hemos puesto es el más básico. En realidad, hay algunos aspectos a tener en cuenta para que todo salga bien.
Para empezar, la fórmula de la variación de existencias es la siguiente:
variación de existencias = Existencias finales – Existencias iniciales
Pero esta es la más básica. Y en la mayoría de los casos no es verídica. Por eso, otra fórmula más detallada es la siguiente:
variación de existencias = Existencias iniciales + Existencias fabricadas – Existencias vendidas
Es más, de hecho podemos considerar otra fórmula más. Y es que imagina que tu empresa es de libros. Cuando los sacas al mercado, envías varios a las librerías, lo que hace que tengas libros «en depósito» que no sabes si están vendidos o no, y que, tarde o temprano, volverán a ti.
Dicho esto, las existencias finales están supeditadas a lo que te pueden devolver. Por eso, hay que tener en cuenta los datos reales en cuanto a ventas. Es por eso que se recomienda, a fecha de 31 de diciembre, tener todos los productos para poder realizar una variación más fiel a la realidad de la empresa.
Cómo se lleva a cabo el asiento contable de la variación de existencias
Quieres saber cómo se debe anotar la variación de existencias en contabilidad. Para empezar, debes tener en cuenta varios elementos que forman parte de este. Entre ellos están los siguientes:
Fechas
Siempre que se hace un apunte contable este debe venir con una fecha determinada para que quede bien registrado. En este caso, y tal y como te hemos dicho, la variación de existencias solo se marca una vez en contabilidad, el 31 de diciembre. Este también recibe el nombre de «regularización de existencias».
Cuentas
En este caso nos referimos a las cuentas que van a intervenir en la variación de existencias. Estas cuentas las encuentras en el Grupo 3 del Plan general contable. En concreto, las más importantes son las siguientes:
- Cuenta 300 Mercaderías: aquí se alojan los productos que compras para vender.
- Cuenta 330 Productos en curso: son aquellas materias primas que se necesitan para fabricar los productos que se venden.
Otras cuentas a tener en cuenta son la 310, 340 y 350.
Ahora bien, también debes tener en cuenta las contrapartida, aparecida en el grupo 6 o 7. De esta puedes encontrarte con dos importantes, como son la 610, relacionada con la cuenta 300; y la 710, con la cuenta 330.
Y, al igual que en lo anterior, otras cuentas a tener en cuenta son la 711, 712, 713.
El asiento de variación de existencias
Este solo aparecerá el 31 de diciembre y en él se deben dar, por un lado, de baja las existencias iniciales. Por otro, se dan de alta las finales. Dicho de otro modo, hay que cuadrar para que se comience el año siguiente con las iniciales solo, sin arrastrar nada más.
En este caso vamos a utilizar un ejemplo para que te quede claro.
Tienes una empresa que contaba, al inicio del año, con 15000 productos para vender. A final de año, cuenta con 10000 productos.
Primero, tendrás que dar de baja las existencias iniciales, es decir, has de escribir un asiento contable (610 o 712) con el número de existencias de productos a inicios de año y a final.
En este caso, 15000 productos.
A continuación, se crearía el alta de las existencias finales, de nuevo con la cuentas cuentas 330 (o 350) y 712.
Así a priori es posible que no te quede muy claro, pero siempre hay que terminar el año y cerrarlo todo para comenzar el nuevo con lo que ha quedado del año anterior (o con mayor cantidad si ya se ha invertido más en ello). ¿Te queda clara la variación de existencias?