Слышали ли вы о канале жалоб? Знаете ли вы, что такое обязательный канал отчетности и кто им управляет? Это менеджмент, который вы должны учитывать, если вы владеете компанией.
Но что это такое? Как он должен формироваться? Кто должен этим управлять и нести ответственность? Обо всем этом мы поговорим с вами ниже.
Каков обязательный канал отчетности?
Давайте начнем с первого, а именно с понимания того, что мы имеем в виду под обязательным каналом отчетности. На самом деле, Это инструмент, который должна иметь каждая компания, чтобы и работники, и клиенты, и поставщики, и дистрибьюторы... могли сообщать компании, всегда конфиденциально, о том, что им не нравится, как это делается.
Например, представьте, что вы работаете в редакции газеты. И что обращение с начальством, мягко говоря, оскорбительное. Вы можете использовать канал сообщений, который должен быть включен, чтобы конфиденциально прокомментировать эту проблему и попытаться ее решить.
Все, что связано с каналом подачи жалоб, регулируется Закон 2/2023, обычно называемый Законом о каналах информирования о нарушениях.
Теперь возможно, что вы думаете, что сообщение о чем-то подобном означает, что у вас плохие отношения с компанией, и что они могут уволить вас в мгновение ока. И это правда, а может и нет? Продолжим разъяснять, что такое обязательный канал отчетности и кто им управляет.
Кто управляет каналом обязательной отчетности
Вы уже знаете, что такое канал подачи жалоб и насколько он обязателен. Но кто тот человек, который им управляет? Это сама компания? Сотрудник компании? Какая гарантия, что то, что на самом деле говорится или сообщается по этому каналу, является конфиденциальным и что высокопоставленные чиновники не узнают и не поставят под угрозу свою работу?
Что ж, согласно закону о канале подачи жалоб, о котором мы упоминали ранее, который регулирует все, что связано с этим инструментом, человеком, который должен отвечать за этот канал, является отвечает за внутреннюю информационную систему. Другими словами, человек, команда или коллегиальный орган, назначенный внутри компании. То есть это будет человек, который будет находиться в компании и который будет реагировать на все претензии, которые могут быть предъявлены. Очевидно, вы несете ответственность за сохранение конфиденциальности и не сообщаете, кто о ком сообщил.
Да, есть ряд требований, которые должны быть выполнены:
- Быть независимым от органов управления.
- Быть автономным.
- Иметь человеческие и материальные ресурсы для выполнения своих функций.
- Обладать достаточными знаниями о правилах канала информирования.
- Иметь юридические знания.
- Уметь анализировать и принимать решения.
- Уметь общаться и сохранять конфиденциальность и обязанность хранить тайну.
Почему это обязательно?
Мы всегда говорим об обязательном канале отчетности, но почему? Правила требуют, чтобы все компании с числом сотрудников более 50 человек сделали этот канал подачи жалоб доступным для клиентов, работников, поставщиков и других агентов, которые взаимодействуют с компанией.
И этого требует закон. Так, Если в вашей компании ее нет и в ней работает более 50 человек, она должна существовать.
Помимо того, что этот обязательный канал отчетности существует, он должен отвечать определенным требованиям законодательства. И мало его установить и все, необходимо, чтобы оно соответствовало:
- Законы о защите данных и конфиденциальности. То есть вся информация, которую вы получаете, всегда обрабатывается конфиденциально и надлежащим образом защищена Общим регламентом защиты данных.
- Анонимность. Потому что человек, который сообщает или сообщает о случае через канал сообщения, всегда должен оставаться анонимным.
- Мультимедийное освещение. Чтобы люди могли сообщить по-разному, по телефону, лично, в интернет-СМИ... То есть, если вы не хотите, вам не обязательно физически подавать заявление, а можно сделать это через звонок. , электронное письмо...
- Надежно храните файлы, чтобы обеспечить отслеживание и, таким образом, отфильтровать ложные сообщения.
Нарушения, о которых можно сообщить
В обязательном канале отчетности имеется ряд нарушения или жалобы, которые могут быть обработаны через этот канал. В общем, этот канал может обслуживать любую ситуацию, нарушающую этический кодекс. В частности, к числу таких нарушений относятся:
- Насилие на рабочем месте: притеснения на рабочем месте, сексуальные домогательства, дискриминация...
- Этическое насилие: конфликты интересов, неэтичное поведение, решения, наносящие вред компании или сторонам...
- Безопасность и гигиена труда: несоблюдение правил техники безопасности.
- Нарушение условий контракта: работать больше часов, чем предусмотрено, получать меньшую оплату, выполнять больше задач, чем предусмотрено в контракте и т. д. Другими словами: злоупотребления на рабочем месте.
- Финансовое мошенничество.
В любом случае, хотя это наиболее распространенные нарушения, которые приводятся в качестве примера для канала, сообщающего о нарушениях, существует множество других ситуаций, в которых канал может принять меры по данному вопросу.
Преимущества канала информирования о нарушениях
Наконец, хотя вы, возможно, уже поняли, наличие обязательного канала отчетности в компаниях дает множество преимуществ. Среди них:
Защита и безопасность. Работниками, клиентами, поставщиками, дистрибьюторами и другими агентами, участвующими в отношениях с компанией. Более того, тот факт, что анонимность сохраняется и те, кто сообщает, защищены, означает, что их работа или отношения с другими коллегами или начальниками не подвергаются опасности. Конечно, это будет зависеть от усмотрения этого человека в отношении остальных.
- Обратная связь для компании. Потому что это позволяет компании знать, что необходимо улучшить, а что представляет угрозу для ее личного бренда или собственных сотрудников компании.
- Это служит сохранению талантов. Потому что это помогает работникам чувствовать себя более мотивированными, видя, что компания заботится о том, чтобы рабочая среда была как можно лучше.
Теперь, когда вы знаете, что такое обязательный канал отчетности и кто им управляет, видите ли вы его применение или думаете, что это еще один способ вызова одной из функций, которую выполнял отдел кадров? Мы читаем вас в комментариях.