En el actual mundo globalizado hay muchas actividades empresariales que se realiza generando un registro de operadores intracomunitarios. Pero ¿Qué son dichos registros? ¿En que casos se realizan? Y ¿Cómo se realiza la consulta de dichas operaciones?
En el siguiente texto vamos a dar respuesta a estas preguntas con la finalidad de aclarar lo mejor posible las dudas que puedan surgir con respecto a los registros de operadores intracomunitarios.
Comencemos dando respuesta rápida a las principales cuestiones que surgen con respecto al tema, primero ¿Quién debe encontrarse alguna vez en el registro de operaciones intracomunitarios?. L a respuesta es: Las empresas o los autónomos españoles que operen con Europa. La segunda pregunta seria ¿Cuándo se generan dichos registros? Cuando se realiza alguna actividad empresarial fuera de España, esto implica tanto si se tiene proveedores o clientes fuera del país.
Lo siguiente que hay que aclarar es todo aquel que tenga actividad económica fuera de España se ve sujeto a cumplir de manera absoluta con ciertas obligaciones tributarias. Ahí reside la importancia de este tema, tanto en los tramites administrativos que se deben realizar como en las responsabilidades fiscales a las que nos comprometemos serán explicadas a continuación.
Que es y cómo obtener nuestro NIF – IVA
Tramite mediante el cual se nos incorporara en el registro de operadores intracomunitarios en España. El segundo tema del que hablaremos será la presentación del modelo 349. Posteriormente trataremos los temas de los tipos de consulta de operadores intracomunitarios y como realizar dichas consultas.
Realizar el trámite de obtención del NIF – IVA
Uno de los primeros requisitos para que como empresas o personas podamos realizar compras o ventas de productos y servicios que provienen de algún país dentro de la unión europea es el contar con el NIF – IVA; en este punto es importante aclarar que el NIF se conforma con nuestro D.N.I. haciendo uso de “ES” al inicio, con la finalidad de aclarar que se trata de un operador intracomunitario español.
El tramite lo debemos presentar frente a Hacienda, a quien solicitaremos que se nos inscriba dentro del registro de operadores intracomunitarios. El realizar dicha inscripción nos permitirá estar registrados como un autónomo o una empresa que va a realizar venta o compra a alguien externo a España, siempre que se encuentre dentro de la unión europea.
La manera en la que comenzamos este tramite es mediante presentar un modelo 036 (cabe aclarar que no puede ser el 037 ya que queremos inscribirnos para realizar actividad económica fuera de España) una vez que hayamos llenado dicho documento debemos presentarlo a hacienda.
Posterior a la presentación de nuestra solicitud de inscripción Hacienda nos dará respuesta escrita, en la que se nos indicará si se nos admite o no como operadores intracomunitarios. Lo mas normal es que la respuesta se afirmativa. Una vez que se nos confirme la aceptación de nuestra solicitud estaremos dentro del registro de operadores intracomunitarios.
Es importante aclarar, a continuación, cuales son todas las posibilidades que nos da el estar inscritos en el registro de operadores intracomunitarios.
3 posibilidades al estar en el registro de operadores intracomunitarios
- La primera posibilidad, y una de las mas importantes, es la de estar dentro del sistema VIES. Este sistema de Hacienda nos da la facultad de controlar con quien tenemos relaciones comerciales, mediante saber si nuestro proveedor o nuestro cliente esta posibilitado para realizar la actividad económica entre diferentes países.
Esta ventaja nos permitirá tener un mayor control de nuestra actividad económica fuera de España, pues al hacer negocios con autónomos o empresas registrados dentro del sistema VIES se podrá realizar la exención del IVA que este presente dentro de nuestras facturas. Haciendo que los resultados administrativos y económicos sean mucho más positivos y sencillos.
- La segunda posibilidad que nos da el estar dentro de este registro es la realización de facturas a nuestros clientes europeos, facturas que irán si IVA, la razón de esto es que las ventas que son intracomunitarias no van con IVA de España, por el contrario, se registraran con el IVA del país en el que este registrado el cliente.
Lo anterior se resume en el hecho de que, si nuestra factura es para un cliente que también está en el registro de operadores intracomunitarios, para el vendedor la venta es una operación exenta de IVA
- Otra de las posibilidades que nos da el encontrarnos inscritos en dicho sistema es poder recibir facturas de nuestros proveedores de la unión europea. La principal ventaja de esto es que los productos serán mucho más económicos al ahorrarnos el IVA.
Aquí puede surgir una la siguiente duda ¿Si no estoy inscrito en el sistema VIES puede realizar la compra o venta de productos en la unión europea. Y la respuesta es que, si es posible, sin embargo, todos los movimientos se realizarán con el IVA del país correspondiente, por lo que las transacciones serán más caras.
Segundo tramite administrativo: presentación del modelo 349
El modelo 349 es un formato mediante el que se realiza una declaración de todas las compras y ventas que se realizaron fuera de España, a algún cliente o proveedor dentro de la unión europea. En este formulario encontraremos el resumen de nuestras operaciones intracomunitarias.
Es importante hacer mención que este formato es de suma importancia para la declaración de impuestos, y en caso de optar por no realizar la presentación de dicho formulario se puede hacer acreedor a una sanción por parte de hacienda. Además, el presentarlo nos da la ventaja de poder distinguir todas las transacciones que pudimos realizar y de esta manera podremos tomar decisión a futuro sobre nuestra empresa.
En este formulario se encuentran todas nuestras transacciones realizadas tanto locales como aquellas que se realizaron con algún cliente o proveedor de la unión europea. Y presentarlo facilita mucho el pago de impuestos.
Consultas de operadores intracomunitarios
Algo muy importante de tener en cuenta es que podemos realizar ciertas consultas al sistema VIES, esto con la finalidad de contar con información adecuada para poder tomar decisiones correctas con respecto a nuestra empresa o nuestra actividad económica autonómica.
Primero analizaremos la consulta de operadores intracomunitarios de España. Para poder realizar esta consulta, la información con la que debemos contar es el NIF – IVA del operador intracomunitario. Una vez que contamos con esta información podremos acceder al sistema VIES y poder ingresar el NIF. La finalidad de esta consulta es poder constatar que se está registrado en el sistema. Esta consulta es frecuentemente utilizada por empresas o autónomos de otros países de la unión europea que quieren verificar que algún proveedor o cliente este registrado dentro de este sistema.
Otra de las consultas que se puede realizar la de los operadores intracomunitarios que no son españoles. Para poder realizar esta consulta la información que se requiere es el NIF – IVA y un certificado electrónico, además tendremos que seleccionar el código del país (las primeras dos letras del NIF – IVA)
Cabe destacar que esta consulta se realiza directamente en el sistema del país al que corresponda el código ingresado. Una vez que se haya realizado la consulta, la pantalla nos mostrara un mensaje en el que se indica que la agencia tributaria certifica que el NIF – IVA esta o no consta como un operador intracomunitario.
El realizar esta consulta al momento de seleccionar a nuestros proveedores es especialmente beneficioso, ya que nos ofrece varias ventajas fiscales. Y además nos permitirá tener un mejor control sobre nuestras transacciones con nuestros clientes o proveedores dentro de la unión europea.
Auto consulta de registro de operadores intracomunitarios
La ultima consulta que trataremos es la auto consulta, es decir que nosotros mismo queremos revisar nuestro estatus dentro del sistema VIES. Para poder realizar esta consulta requerimos de nuestro NIF – IVA y además un certificado electrónico del peticionario. Esta consulta se suele realizar para poder monitorear nuestro estatus dentro del sistema.
Al momento de realizar la consulta debemos ingresar el numero IVA dentro de la casilla destinada para ello, y el mensaje de salida será nuestra información en la que se indica que la agencia tributaria consta a nuestro numero como un operador intracomunitario.
Esta información también se puede utilizar para poder presentarnos como un autónomo o una empresa que esta preparada para poder emitir o recibir facturas dentro de dicho marco fiscal. Y nos permitirá acceder a mejores oportunidades comerciales
Si bien la administración de nuestras facturas dentro de registro de operadores intracomunitarios no es un tema sencillo de realizar, lo cierto es que vale la pena prestarle atención con la finalidad de poder asegurar dos cosas, transacciones mas sencillas con otros operadores dentro de la unión europea, y segundo una correcta declaración de impuestos frente a hacienda.
Una de las recomendaciones que vale la pena considerar es el hacer uso de un software especializado en la realización de facturas, de esta manera podremos evitar posibles errores en nuestras declaraciones de impuestos y nos permitirá administrar nuestra contabilidad de una manera mucho más sencilla, además de presentar mas ventajas al permitir que nos enfoquemos en el crecimiento de nuestra empresa, tomando decisiones con base en el análisis de la información que se presenta en el software.