Si tienes una empresa, ya sea grande o una familiar, en la que vendes productos y/o servicios, seguro que sabes qué es un inventario. De hecho, es algo que todo el mundo debe tener, incluso en las casas, pero del que nadie ha sacado aún todo lo que puede hacerse con él.
Por eso, en esta ocasión, no solo vamos a decirte qué es un inventario, sino que también te hablaremos de los tipos que existen, las funciones que pueden llevar a cabo y algunos datos importantes más. ¿Vamos a ello?
Qué es un inventario
Según la RAE, un inventario es:
«Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión».
Se trata en realidad de un documento, bien físico, bien virtual, en el que la empresa debe registrar todos y cada uno de los bienes tangibles de una empresa. Dicho de otro modo, son todos los bienes materiales que tiene una empresa y que debe controlar, tanto para evitar perder dinero con su desaparición, como para evitar comprar más si no lo necesita.
Pongamos un ejemplo. Imagina que tienes una zapatería. En ella tendrás muchas marcas de zapatos y cada marca, varios modelos. De cada uno de ellos, distintos números.
Si una clienta entra en tu tienda y te pide el número 39 de un modelo de una marca concreta, ¿sabrías si lo tienes en tu tienda? Lo más seguro es que consultaras en el ordenador el stock. Pues bien, eso mismo es un inventario.
Ahora imagina que tienes esa zapatería en la que trabajan varios empleados. A uno se le ha roto la camiseta de la empresa, y te pide una nueva de una talla determinada. Irás al almacén a ver si quedan y si es así, deberías apuntar que se ha cogido una de esas camisetas por si hay que reponer en la talla que acabas de coger.
Realmente el inventario no solo atañe a lo que la empresa tiene, sino también a lo que vende a los clientes. Es decir, puedes hacer un listado de todo lo que tiene la empresa y otro donde revisas el stock de mercancía para vender.
¿Desde cuándo existe el inventario?
¿Te has preguntado alguna vez cuándo se empezó a usar el inventario? Pues debes saber que hay registros de que en el Antiguo Egipto ya se usaban. En este caso lo utilizaban para los alimentos de tal forma que tenían un listado de alimentos para que, en época de escasez, supieran con qué podían contar y lo repartieran de una mejor manera.
Según se ha investigado, también en las civilizaciones prehispánicas se utilizaban para las cosechas.
Tipos de inventarios
Hablarte de los tipos de inventarios puede ser un tema largo y tedioso. Y es que hay muchos tipos de ellos. Dependiendo de la forma, uso, fase, etc. tendrás un tipo u otro. Los más conocidos y utilizados en muchas ocasiones por las empresas son los siguientes:
Físicos
Son aquellos que se imprimen y se tienen tangibles. Estos son cada vez menos utilizados por el hecho de que el inventario puede variar muy rápidamente (incluso varias veces al día) y esto dejaría en cuestión de horas obsoleto el documento físico.
Otra forma de verlos es para registrar todos los bienes físicos de la empresa, o del comercio con respecto a los productos para vender.
Intangibles
Si antes era un documento tangible, en este caso hablamos más de un documento virtual, en un ordenador o tablet, en el que se lleva a cabo el registro diario de este inventario.
Otra opción es que sea un listado de bienes intangibles de la empresa, que quedan registrados en esta lista.
Ejemplos de este tipo pueden ser los derechos de autor, las licencias de software, etc.
Según productos
Basándonos en el tipo de productos, o en las fases por las que pasan los productos, podríamos decir que existen varios inventarios como son:
- Para materias primas. Es decir, para hacer un listado de esos materiales que se necesitan para fabricar los productos que se venden por la empresa.
- Para productos en proceso de fabricación. Dicho de otro modo, piezas que han sido ensambladas pero que, por sí solas, no son productos que se puedan vender sino que todavía hay que producir y combinar con otras piezas para considerarlos terminados.
- De productos terminados. Listos para su venta, son aquellos productos que ya se pueden vender directamente, bien porque se han terminado de fabricar, bien porque se han comprado terminados.
- Para suministros de fábrica. Podríamos decir que son parecidos a los de materias primas, pero en este caso no son cuantificables, porque se pueden usar en muchas cosas (por ejemplo, la pintura, o las tijeras).
Según su función
Otra de las formas de clasificación de los inventarios tiene que ver con la función de los artículos. Así, te puedes encontrar con:
- Inventarios de seguridad. También conocidos como de reserva. Son aquellos donde se almacenan y lista los artículos que serán necesarios en caso de un aumento de la demanda o de escasez.
- De desacoplamiento. Se trata de un listado de materiales y/o productos que se complementan (el producto no estaría terminado sin ellos) pero al mismo tiempo no se sincronizan entre sí (por ejemplo, que sea una pieza de un producto pero que en una primera fase no se le pueda poner).
- De tránsito. Son piezas que se han pedido pero que aún no han llegado. Se cuenta con ellas porque se han pagado, pero aún no las tienes en tu poder.
- Estacional. Estas hacen referencia a productos que se ponen «de moda» en cierta etapa del año y que después pasan un tipo de baja demanda. Normalmente se guardan de un año para otro con el objetivo de no perder dinero (siempre que se puedan conservar, por supuesto).
Según la logística
Por último, tendríamos los inventarios según logística. Es quizá uno de los más conocidos, pero no en muchas empresas los usan para clasificar sus bienes. En este caso te puedes encontrar con:
- En ductos. Es decir, inventarios muy cambiantes que afectan a diferentes niveles o departamentos.
- Para especulación. Son productos que se almacenan «por si». El objetivo es tenerlos disponibles en caso de que haya una demanda de ellos y así poder hacer frente a esa necesidad.
- Inventario cíclico. Aquí podríamos meter esos productos que se sabe que van a necesitarse en determinadas épocas de los años. Por ejemplo, protectores solares, bañadores, sandalias…
- De seguridad. Es parecido al de especulación, pero el objetivo es tener siempre un mínimo de artículos para poder abastecer rápidamente en caso de necesidad.
- De productos ya obsoletos, rotos, perdidos… Podríamos decir que son «pérdidas» para la empresa ya que esos productos no llegan a venderse nunca y suponen una inversión que no se recupera por parte de la empresa.
Como ves, aparte de saber qué es un inventario también debes controlar los tipos que existen. Pero, en general, con lo que te debes quedar es que esto te puede ayudar a hacer un listado actualizado de lo que tienes, ya sea en la empresa o en casa, y así anticiparte en tus compras en base a lo que más se gaste (o bien ir sacando adelante aquello de lo que más stock tengas). ¿Has hecho alguna vez un inventario?