Adelantarse a futuros escenarios es esencial para llevar una economía sana dentro de la empresa. La previsión de gastos es una pieza clave dentro del plan estratégico y planificación empresarial. No sólo por las rentas o los costes de ejecución de operacionales, sino que determinar posibles incidencias, imprevistos, así como la capacidad para adaptarse a los deseos futuros de los clientes, forman parte de la previsión de gastos.
En este artículo aprenderás no sólo a saber qué es la previsión de gastos, sino también a cómo elaborar una previsión que pueda ayudarte para tu negocio. Y cómo no, esto también es extrapolable a la economía familiar. Gracias a ello, podrás tomar mejores decisiones, a razón de estimar el impacto que puede devenir en tus cuentas.
¿Qué es la Previsión de Gastos?
Cómo hemos explicado al inicio del artículo, la previsión de gastos trata de adelantarse a los movimientos futuros que puedan afectar a la empresa. Con ello, es una herramienta para determinar que gastos existirán en un futuro con ánimos de tomar las decisiones más adecuadas sobre planificación, estrategia y viabilidad. Tanto los movimientos futuros de mercado, como los futuros deseos de los clientes, como el precio en las operaciones, producción y rentas.
Para realizar un buen análisis, el contable o departamento de contabilidad, debe saber interpretar el contexto en el que se encuentra la empresa. El propósito que se persigue es el de lograr los objetivos marcados a largo plazo, y la previsión de gastos es una pieza trascendental en lograr dichos objetivos. La previsión de gastos pues, determinará las cifras futuras que van a manejarse, a raíz de interpretar también qué es lo que ha ocurrido en el pasado trasladándolo en el contexto actual, para así poder hacer una proyección futura.
¿Por qué es importante?
Hay que tener en cuenta que en la previsión de gastos, la persona o personas encargadas de realizar el cálculo deben estar al tanto de los futuros proyectos de la empresa. Saber de antemano el coste que va a requerir nuevas inversiones o estrategias van a ayudar a tener conocimiento de hasta qué punto es viable y se puede materializar algo. También va a ayudar a saber qué capacidad de financiación tiene la empresa en llevar a cabo los objetivos marcados.
- Objetivos más acertados. El realismo que transfiere la previsión de gastos permite a la empresa tener conocimiento sobre sus pretensiones. Saber qué financiación se dispone, si es realista alcanzar las metas y no fallar en sus planes creando frustración por no alcanzarlos al no haberla realizado antes.
- Seguridad Financiera. Aporta seguridad a las cuentas financieras de la compañía al aportar provisión y protección de recursos. A su vez, previene cualquier tipo de uso fraudulento de los fondos.
- Mejora de la gestión empresarial.
- Aumento en el número de ventas. Poder ampliar el crecimiento de la empresa y tener una gestión más eficiente sobre sus recursos y demanda, hará crecer las operaciones de la compañía.
No sólo las empresas ya constituidas, la previsión de gastos también es algo a contabilizar en nuevas empresas que vayan a arrancar el negocio. Por ello, es fácil confundir los términos «previsión de gastos» con «provisión de gastos». La provisión de gastos hace referencia a un pasivo que la empresa guarda para hacer frente con recursos a futuros pagos que estima van a llegar. Esto quiere decir que la empresa guarda esos recursos, no los gasta en otras cosas y la cantidad suele ser una estimación. Ambos términos se parecen, pero son cosas diferentes.
¿Cómo realizar una Previsión de Gastos?
Dependiendo del tipo de negocio, habrá que incluir en la hoja Excel unos apartados u otros. Para ello, los parámetros que suelen calcularse son los siguientes:
- Costes impositivos. Al realizar la previsión de gastos hay que tener en cuenta siempre los pagos de IVA o Impuestos de sociedades entre otras. Del mismo, derechos de propiedad, licencias de programas informáticos o tasas deben incluirse dentro la previsión.
- Proveedores y Costes Logísticos. Cada una de las partes que intervienen en la cadena de suministros son de especial relevancia. Dependiendo del tipo de negocio, algunos tendrán costes fijos, variables o ambos. En el caso de los variables, es probable que vayan relacionados con el volumen de ventas o reservas que tenga la empresa.
- Inversiones. Todas aquellas operaciones que prevean un aumento operacional mediante adquisiciones nuevas. Ya sean materias primas, alquiler o compra de maquinaria, etc.
- Financiación. En caso de tener créditos o se prevean futuras líneas de financiación, deben contabilizarse dentro de la previsión.
- Publicidad y Marketing. En caso que se requiera, determinar la cuantía necesaria para funcionar o divulgar la actividad.
- Suministros. Todo aquello que la empresa necesita para funcionar. Son los relacionados con la electricidad, agua, luz, combustibles, teléfono, etc.
- Hacienda y Seguridad Social. Todos los gastos que la empresa o empresario debe abonar a las dos administraciones.
- Plantilla de Trabajadores. En el que se recogen los gastos de todo el personal contratado.
Determinar de antemano los gastos de una actividad, serán muy importantes para conocer su continuidad. Y sobre todo, en caso de empezar, imprescindible para conocer su viabilidad. Así pueden minimizarse sorpresas que no suelen ser muy agradables.
Si eres nuevo, ahí va una última sección con algunos consejos.
Consejos a tener en cuenta
Por experiencia personal, date tiempo a elaborar una previsión de gastos que sea realista. A veces, la ilusión puede cegar algo que tenemos delante y aunque luego resulta obvio, a priori no se ve. Los gastos grandes, tales como maquinaria, local, o depende lo que necesitemos, son algunos de los más evidentes. Sin embargo, donde he visto más gente fallar es en esos pagos que aparecen por «sorpresa». Realmente, si se hace una previsión coherente y dejando todos los hilos atados, eso no debería ocurrir.
Si eres nuevo, te animo también a que busques información acerca del negocio que tengas o quieras realizar, para saber futuros pagos que puedan tener lugar y que quizás no hayas contemplado u obviado. Es fácil tener despistes, más cuanto se tienen muchas cosas en la cabeza. Pero si la realizas bien, y logras anticipar la facturación, será mucho más probable la solvencia y realización de tus proyectos.