Presupuesto operativo

Presupuesto operativo

¿Has oído alguna vez hablar del presupuesto operativo? ¿Sabes lo que es? Se trata de un documento muy importante para administradores, directivos y/o gerentes. Con él pueden conocer cuál es la rentabilidad y viabilidad de un negocio.

Pero, el presupuesto operativo, es mucho más. Por eso, hoy nos vamos a centrar en este término para que puedas saber todo sobre él.

Qué es el presupuesto operativo

Qué es el presupuesto operativo

Podemos definir el presupuesto operativo como un documento en donde deben aparecer los ingresos, así como los gastos, de una empresa, de manera ordinaria. Es decir, en él se hará una relación de cuáles son los ingresos que se tienen con respecto a la venta de productos y servicios mientras que, por otro lado, se contabilizarán los gastos en los costes de producción.

De esta forma, la empresa puede planificar cuáles van a ser sus operaciones en un determinado periodo de tiempo, porque este presupuesto no es perpetuo sino que se realiza normalmente con carácter trimestral o anual.

Uno de los presupuestos operativos más conocidos es el que pone en evidencia cuáles son los gastos de mano de obra y materiales frente a las ventas que se pueden realizar en ese periodo de tiempo.

Ahora bien, seguro que has llegado a una conclusión que te hace dudar de la efectividad del presupuesto operativo. Y es que, si bien se toman en consideración los gastos que se van a tener en un futuro, así como los ingresos, realmente no sabemos si ese futuro se comportará de esa manera; en otras palabras, estamos haciendo una estimación de lo que se piensa que pueden ser los ingresos y gastos de un determinado momento. Pero a ciencia cierta no sabe si los valores que ha dado van a ser exactos o variarán al alza o a la baja.

Ventajas y desventajas de hacerlo

Ventajas y desventajas de hacerlo

En base a lo anterior que hemos visto, muchos pueden considerar que realmente el presupuesto se basa en una subjetividad, que puede no ser consecuente con la realidad, ni tampoco anticiparse a posibles cambios (sobre todo si es un presupuesto operativo anual). Pero lo cierto es que sí tiene algunas ventajas que hacen que muchas empresas los lleven a cabo. Estas son:

  • Tener un mayor control sobre los ingresos y los gastos. Al «tarifar» ambos elementos, se tiene más en cuenta no sobrepasar ese límite que se ha puesto en el presupuesto, y de hacerlo siempre se tendría en cuenta para partidas futuras. Con ello, se puede recortar algo más el coste y aumentar los ingresos apoyándose en otros departamentos.
  • Permite estudiar la evolución de productos o de gastos. Gracias a las previsiones que se hacen, estudiar después lo que ha ocurrido con los anteriores presupuestos permite anticiparse a problemas o lograr cuadrar mejor los datos.
  • Se pueden establecer metas a corto plazo, sobre todo en el caso de las ventas y el ajuste de gastos, de tal forma que podría reformularse en breves periodos del tiempo para adaptarse a las tendencias o a la demanda de los consumidores. Eso sí, hay que ser realista, ya que, de lo contrario, se estaría más en una desventaja que en una ventaja.

A pesar de todo, el hecho de que exista esa subjetividad sigue estando presente. Si además le unimos el hecho de que alguno de los factores no se controle, puede hacer que cambie totalmente la situación de la empresa en el mercado, para bien o para mal.

Cómo hacer un presupuesto operativo

Cómo hacer un presupuesto operativo

A la hora de elaborar un presupuesto operativo, se deben tener en cuenta ciertos recursos que ayudarán a la empresa a que este sea lo más «realista» posible, dentro de lo que cabe.

Así, debe contar con información en base a:

  • Las tendencias pasadas en ventas. Es decir, cómo fueron las ventas en periodos pasados, no solo inmediatamente interiores, sino en periodos pasados iguales al presupuesto que quiere elaborarse.
  • Las tendencias pasadas en gastos. Para saber también cómo funcionó la empresa en un periodo igual pero pasado, y saber si hubo grandes variaciones con respecto al presupuesto anterior (si es que se elaboró).
  • Cambios que hayan ocurrido. En las leyes, en reglamentaciones… que puedan repercutir, bien en los gastos, bien en los ingresos de esa empresa.
  • La tendencia de la economía, tanto pasada como presente y futura. Ya que muchas veces si se es perspicaz, se pueden anticipar ciertas pistas que te dirán por dónde encaminar la empresa.
  • La tendencia de la sociedad. No hay que olvidarse que los clientes es el fin último, sobre todo para los ingresos. Y si se consigue llegar a millones de ellos los ingresos y ventas estarán garantizados. Por eso, hay que procurar conocer cuáles son las necesidades o los productos de moda para explotarlos, bien sea de manera directa indirecta.

Una vez se tienen todos esos datos, se puede empezar elaborando un presupuesto de ingresos. Este es el primer paso debido a que, en base a la previsión de ingresos y ventas que se van a realizar, se podrán determinar los gastos que habrá para satisfacer esa demanda de productos.

Tras el presupuesto de ingresos llega el de los gastos. En él se pueden incluir costos fijos como puede ser el alquiler del edificio, pago de los trabajadores, gastos de oficina, etc.

Una vez puestos en común ambos presupuestos se podrá ofrecer un resultado operativo, que consistirá en saber cuánto dinero va a ganar la empresa. O cuánto perderá si va a realizar esa apuesta, aunque en estos casos se rehace el presupuesto de ingresos y gastos para que la cifra final sea positiva.

En definitiva, podemos decir que la fórmula que nos ofrece el presupuesto operativo se basaría en lo siguiente:

Resultado operativo = Ventas – costes fijos – costes variables – costes contables

Estos últimos serían aquellos que vienen de los deterioros o las amortizaciones contables.

Como ves, el presupuesto operativo es una herramienta muy útil para las empresas. Esta pone en valor tanto los ingresos como los gastos que se van a tener en un periodo de tiempo. Y, de esta manera, puede ir controlando la viabilidad empresarial. Aunque, por supuesto, no puede perder de vista otros indicadores que le ayudarán a conocer la buena marcha, o no, del negocio.


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