Als u een bedrijf heeft, groot of een familiebedrijf, waarin u producten en/of diensten verkoopt, weet u zeker wat voorraad is. In werkelijkheid, het is iets dat iedereen zou moeten hebben, zelfs thuis, maar waar nog niemand alles uit heeft gehaald wat ermee gedaan kan worden.
Daarom gaan we u bij deze gelegenheid niet alleen vertellen wat een inventaris is, maar ook over de soorten die er zijn, de functies die ze kunnen uitvoeren en enkele andere belangrijke gegevens. Ga ervoor?
Wat is een inventaris?
Volgens de RAE is een inventaris:
"Verrekening van goederen en andere zaken die aan een persoon of gemeenschap toebehoren, gedaan met orde en precisie."
Het is eigenlijk een document, fysiek of virtueel, waarin het bedrijf alle materiële activa van het bedrijf moet vastleggen. Met andere woorden, zijn alle materiële goederen die een bedrijf heeft en die het moet controleren, zowel om te voorkomen dat u geld verliest met zijn verdwijning, als om te voorkomen dat u meer koopt als u het niet nodig heeft.
Laten we een voorbeeld nemen. Stel je hebt een schoenenwinkel. Daarin heb je veel schoenenmerken en elk merk, verschillende modellen. Van elk van hen, verschillende nummers.
Als een klant uw winkel binnenkomt en u om het nummer 39 van een model van een bepaald merk vraagt, weet u dan of u dit in uw winkel heeft? Het veiligste is dat u de voorraad op de computer raadpleegt. Ook, dat is een inventaris.
Stel je nu eens voor dat je die schoenenwinkel hebt waar meerdere medewerkers werken. Een van hen heeft zijn bedrijfshemd gescheurd en vraagt om een nieuwe in een bepaalde maat. Je gaat naar de winkel om te kijken of er nog wat over is en zo ja, schrijf dan op dat je een van die shirts hebt genomen voor het geval je het moet vervangen in de maat die je net hebt genomen.
Echt, voorraad gaat niet alleen over wat het bedrijf heeft, maar ook over wat het aan klanten verkoopt. Dat wil zeggen, u kunt een lijst maken van alles wat het bedrijf heeft en een andere waarin u de voorraad te verkopen koopwaar bekijkt.
Sinds wanneer bestaat de inventaris?
Heb je je ooit afgevraagd wanneer inventaris begon te worden gebruikt? We zullen je moet weten dat er verslagen zijn dat ze in het oude Egypte al werden gebruikt. In dit geval gebruikten ze het voor voedsel op zo'n manier dat ze een lijst met voedsel hadden zodat ze in tijden van schaarste wisten waar ze op konden rekenen en dat op een betere manier verdeelden.
Volgens onderzoek werden ze ook gebruikt voor gewassen in pre-Spaanse beschavingen.
Soorten voorraden
Met u praten over de soorten inventarissen kan een lang en vervelend onderwerp zijn. En er zijn veel soorten van. Afhankelijk van de vorm, gebruik, fase, etc. je zult een of ander type hebben. De bekendste en bij veel gelegenheden gebruikt door bedrijven zijn de volgende:
Fisicos
Het zijn degenen die zijn gedrukt en tastbaar zijn. Deze worden steeds minder gebruikt vanwege het feit dat de inventaris zeer snel kan veranderen (zelfs meerdere keren per dag) en dit zou het fysieke document binnen enkele uren achterhaald maken.
Een andere manier om ernaar te kijken, is door alle fysieke activa van het bedrijf, of van het bedrijf, vast te leggen met betrekking tot de te verkopen producten.
Immateriële activa
Als het vroeger een tastbaar document was, in dit geval spreken we meer van een virtueel document, op een computer of tablet, waarin de dagelijkse aantekening van deze inventaris wordt bijgehouden.
Een andere mogelijkheid is dat het een lijst is van de immateriële activa van de onderneming, die op deze lijst zijn opgenomen.
Voorbeelden van dit type zijn auteursrechten, softwarelicenties, enz.
Volgens producten:
Op basis van het type producten, of de fasen die de producten doorlopen, zouden we kunnen zeggen dat er meerdere voorraden zijn, zoals:
- voor grondstoffen. Dat wil zeggen, een lijst maken van de materialen die nodig zijn om de producten te vervaardigen die door het bedrijf worden verkocht.
- Voor producten in het productieproces. Met andere woorden, stukken die in elkaar zijn gezet, maar die op zichzelf geen producten zijn die kunnen worden verkocht, maar die nog moeten worden geproduceerd en gecombineerd met andere stukken om als voltooid te worden beschouwd.
- van afgewerkte producten. Klaar voor verkoop zijn die producten die al direct kunnen worden verkocht, hetzij omdat ze klaar zijn met produceren of omdat ze kant-en-klaar zijn gekocht.
- voor fabrieksbenodigdheden. We zouden kunnen zeggen dat ze vergelijkbaar zijn met die van grondstoffen, maar in dit geval zijn ze niet kwantificeerbaar, omdat ze in veel dingen kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld verf of scharen).
Volgens zijn functie
Een andere manier om voorraden te classificeren heeft te maken met de functie van de artikelen. Zo vindt u:
- Beveiligingsinventarissen. Ook wel reserve genoemd. Dit zijn de items waar de artikelen die nodig zijn in geval van een toename van de vraag of een tekort worden opgeslagen en vermeld.
- ontkoppeling. Het is een lijst van materialen en/of producten die elkaar aanvullen (het product zou niet af zijn zonder hen) maar tegelijkertijd niet met elkaar gesynchroniseerd zijn (bijvoorbeeld dat het een onderdeel is van een product maar dat in een eerste fase is het niet kan worden gezet).
- Verkeer. Het zijn stukken die zijn besteld maar nog niet zijn aangekomen. Er wordt op gerekend omdat er wel voor is betaald, maar je hebt ze nog niet in je bezit.
- Seizoensgebonden. Deze verwijzen naar producten die op een bepaalde tijd van het jaar "in" komen en vervolgens een soort lage vraag doormaken. Ze worden normaal gesproken van het ene jaar op het andere bewaard met als doel geen geld te verliezen (zolang ze kunnen worden bewaard natuurlijk).
volgens logistiek
Ten slotte zouden we de voorraden volgens logistiek hebben. Het is misschien wel een van de bekendste, maar niet veel bedrijven gebruiken het om hun goederen te classificeren. In dit geval vindt u:
- in kanalen. Dat wil zeggen, sterk veranderende voorraden die van invloed zijn op verschillende niveaus of afdelingen.
- voor speculatie. Het zijn producten die “voor het geval” worden bewaard. Het doel is om ze beschikbaar te hebben voor het geval er vraag naar is en zo in die behoefte te kunnen voorzien.
- cyclus inventaris. Hier zouden we die producten kunnen plaatsen waarvan bekend is dat ze op bepaalde tijden van het jaar nodig zijn. Bijvoorbeeld zonnebrandcrème, zwemkleding, sandalen...
- Van veiligheid. Het is vergelijkbaar met speculatie, maar het doel is om altijd een minimum aan artikelen te hebben om snel te kunnen leveren in geval van nood.
- Producten die al verouderd, kapot, verloren zijn... We zouden kunnen zeggen dat het "verliezen" zijn voor het bedrijf, aangezien deze producten nooit worden verkocht en een investering vertegenwoordigen die niet door het bedrijf wordt terugverdiend.
Zoals u kunt zien, moet u niet alleen weten wat een inventaris is, maar ook de bestaande typen beheren. Maar wat u in het algemeen moet bewaren, is dat dit u kan helpen een bijgewerkte lijst te maken van wat u in het bedrijf of thuis hebt, en zo te anticiperen op uw aankopen op basis van wat het meest wordt uitgegeven. waarvan u de meeste voorraad heeft). Heb je wel eens een inventarisatie gedaan?