Semua yang perlu Anda ketahui tentang Proforma Invoice

Sudahkah Anda membeli mobil atau layanan yang akan diberikan di masa depan? Jika demikian, maka mereka akan menawarkan kepada Anda, baik secara online atau melalui surat, faktur proforma. Ini adalah dokumen yang digunakan di banyak bisnis dan bahwa kami belum jelas untuk apa atau kapan itu digunakan.

Jika Anda wiraswasta, menawarkan layanan secara online, atau jika Anda membeli produk atau layanan, Anda harus tahu apa itu faktur proforma, seperti apa, kapan digunakan, apa yang membedakannya dari faktur biasa, dan apa implikasinya untuk siapa yang menerbitkan dan siapa yang menerima satu. faktur proforma.

Artikel kecil ini akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang mereka, jadi, pada akhirnya, Anda akan tahu semua yang kami ceritakan kepada Anda, dan beberapa hal lain yang sama pentingnya.

Apa itu faktur proforma?

sebuah Faktur proforma adalah sejenis draf faktur normal dan terkini, tetapi tanpa nilai buku.

Ini berfungsi untuk menjanjikan pengiriman produk atau layanan di masa mendatang kepada pelanggan, yang kemudian akan diterbitkan faktur normal dengan data dan jumlah yang sama yang tercantum dalam faktur proforma.

Merupakan komitmen dari penjual kepada pembeli bahwa ia akan menyediakan produk atau jasa dengan harga tertentu.

Misalnya: seseorang di Jarandilla de la Vera mencari mobil secara online, SUV, misalnya, Nissan Juke.

Dia tidak menemukannya di utara Cáceres, dan dia menemukannya, dengan harga yang sangat bagus, di Alcalá de Henares, di Madrid, tetapi dia tidak dapat segera pergi, atau penjual belum memiliki mobil yang siap untuk dikirim.

Untuk memastikan bahwa pelanggan akan mendapatkan mobilnya dengan harga yang dia temukan, penjual atau dealer mengirimkannya a Proforma invoice untuk menjamin harga dan penjualan mobil.

Singkatnya: itu adalah komitmen komersial.

Untuk apa faktur proforma?

Banyak yang sering salah mengira faktur proforma sebagai faktur, tetapi sebenarnya tidak demikian.

Sebelum Anda dapat menjelaskan sedikit lebih baik untuk apa itu, Anda harus tahu itu faktur proforma memiliki validitas akuntansi yang sama seperti, misalnya, penawaran harga, atau penawaran penjualan, yaitu, tidak ada nilai untuk tujuan akuntansi, jadi tidak ada penerbitan faktur proforma apa pun yang harus diumumkan.

Ini melayani lebih dari apa pun sehingga keduanya penjual sebagai pembeli melindungi diri mereka sendiri jika terjadi perubahan harga, atau untuk menjamin nilai transaksi, dan digunakan tidak hanya dalam pembelian kecil tetapi juga dalam operasi komersial internasional sejumlah produk dan uang besar, untuk mendokumentasikan nilai transaksi, atau sebagai model penawaran penjualan.

Untuk pembeli, ini mewakili keamanan, seperti pada contoh sebelumnya, yang akan dimiliki Nissan Juke-nya pada harga yang disepakati, bahkan jika berminggu-minggu telah berlalu, dan dalam periode itu harga telah naik ... atau turun. Apa yang tidak diwakilinya untuk pembeli, adalah jaminan jika mobil ternyata rusak ... untuk itu faktur normal, atau kontrak digunakan.

Anda harus jelas tentang perbedaannya, dan apakah Anda seorang penjual atau pembeli, jangan pernah bingung dengan kewajiban dan segala sesuatu yang tersirat dalam faktur proforma untuk apa yang tidak, tanpa pernah membingungkannya dengan faktur.

Apa isi faktur proforma

Alasan utama kenapa orang sering salah mengira faktur proforma sebagai faktur biasa, apakah mereka berisi data yang sama.

Praktis satu-satunya perbedaan adalah faktur proforma harus memuat judul "PROFORMADalam judul dokumen, dan yang mungkin atau tidak boleh diberi nomor atau dilipat seperti faktur.

Data yang harus berisi faktur proforma adalah sebagai berikut:

1. Judul harus memiliki judul "proforma invoice", terlihat jelas dan sangat jelas
2. Tanggal penerbitan faktur proforma
3. Detail penyedia:
   1. Nama dagang atau nama perusahaan
   2. NIF
   3. kontak
   4. Nomor PPN komunitas
4. Data pelanggan:
   1. Nama lengkap atau nama perusahaan
   2. NIF, DNI atau NIE
   3. kontak
5. Deskripsi barang dagangan atau layanan yang jelas dan terperinci, memperjelas jumlah atau unit produk
6. Harga satuan, harga total dan / atau mata uang tempat transaksi dilakukan (rá)
7. Asuransi, transportasi, add-on, dll.
8. Jumlah paket, berat kotor, bersih dan volume
9. Metode dan ketentuan pembayaran
10. Tanggal validitas dokumen

Untuk transaksi internasional, yang paling sering digunakan:

1. Nomor identifikasi pajak (dalam kasus operasi komunitas)
2. Referensi pesanan
3. Asal barang dagangan
4. Sarana transportasi
5. Tanggal validitas dokumen

Juga tidak perlu mengandung tanda tangan atau stempel perusahaan, kecuali klien meminta faktur proforma untuk dicap.

Apa validitas faktur proforma?

Ada masalah dengan validitas faktur proforma.

Hanya karena validitasnya, seperti yang telah kami katakan, tidak lebih dari sekedar memiliki sifat informatif atau sebagai proposal penjualan, seperti kutipan atau penawaran penjualan yang dikirim ke pelanggan atau prospek.

Ini tidak berfungsi sebagai bukti pembayaran, atau untuk meminta apapun yang berhubungan dengan faktur atau sebagai dokumen akuntansi.

Untuk apa ini? Ini hanya berlaku sebagai janji untuk menghormati harga produk atau layanan selama masa berlaku yang tercantum dalam faktur proforma.

Ini tidak memiliki validitas lain dalam bentuk apa pun, dan lebih sering digunakan dalam transaksi internasional, baik di dalam maupun di luar Uni Eropa, meskipun hanya nama dokumen yang berubah.

Kapan Anda dapat menggunakan faktur proforma?

Meskipun penggunaan utamanya adalah berjanji untuk mengirimkan produk atau layanan, bukan satu-satunya yang, untuk tujuan praktis, tidak legal.

Bayangkan Anda tidak yakin dengan data klien, misalnya Anda kehilangan ID orang tersebut, dan alamat fiskal mereka dan Anda tidak dapat berkomunikasi dengan klien, tetapi Anda harus mengirimkan dokumen kepada klien, bahkan jika mereka telah meminta faktur kepada Anda. .

Karena itu, untuk tujuan praktis, tidak ada validitas, Anda dapat menggunakannya sebagai draf.

Ini mengirimkannya ke klien Anda, atau Anda sebagai klien menerimanya, dengan data 'palsu' atau contoh, dan jika keduanya setuju, klien mengirimkan data yang benar, menerima harga dan jumlah, serta biaya terkait, lalu, sekarang, ya, Anda dapat membuat faktur normal akhir.

Artinya, selain melayani sebagai janji pengiriman, itu adalah draf agar tidak 'menghabiskan' faktur normal, sesuatu yang, seperti yang Anda ketahui, Anda tidak dapat memancarkannya seperti itu karena ya.

Jika Anda tidak menggunakan faktur proforma, Anda harus memberi mereka penggunaan ini. Jika Anda adalah klien, Anda dapat memintanya untuk menghemat waktu jika Anda ingin berpikir lebih baik tentang kemungkinan pembelian atau kontrak layanan atau produk.

Juga pemasok atau perusahaan, bisa gunakan faktur proforma untuk menghemat waktu jika Anda kehabisan faktur normal. Anda dapat mengirimkan faktur proforma sehingga klien memiliki janji pengiriman faktur akhir segera setelah dia memiliki dokumen ini, sehingga ketika dia memilikinya lagi, dia tidak terpengaruh oleh kemungkinan fluktuasi harga produk atau jasa. dibeli.

Beberapa contoh di mana faktur proforma akan membantu Anda

Meskipun kami hanya menyebutkan beberapa penggunaan faktur proforma, itu benar-benar berguna untuk Anda lebih dari yang Anda bayangkan.

Kami memberi Anda beberapa contoh di mana faktur proforma akan sangat membantu:

1.-Pengiriman internasional

Biasanya faktur proforma digunakan oleh bea cukai, di dalam dan di luar Uni Eropa untuk menunjukkan nilai barang dagangan yang akan diangkut.

2.- Subsidi dan hibah

Hibah tertentu, seperti yang diberikan kepada freelancer baru, memerlukan investasi dalam jumlah tertentu dalam bisnis, dan Anda dapat memberikan faktur proforma untuk membenarkannya.

3.- Dalam operasi keuangan

Ketika seseorang mengajukan pinjaman, baik itu perusahaan atau individu, orang atau perusahaan diharuskan untuk melakukan investasi tertentu, dan untuk membenarkannya sebagai jaminan atau jaminan, faktur proforma yang sesuai disajikan.

4.- Sebagai sistem bagian

Beberapa bisnis menggunakan dokumen ini untuk 'memisahkan' produk tertentu. Misalnya, jika pelanggan tidak memiliki cukup uang atau pemasok tidak memiliki unit yang tersedia, ini dapat berfungsi sebagai sistem penyisihan, untuk melindungi volatilitas produk.

5.- Penawaran penjualan

Akhirnya, kami telah menyebutkannya, tetapi ini adalah penggunaan lain: penawaran penjualan. Anda dapat mengirim penawaran penjualan dalam bentuk faktur proforma, dengan harga diskon dari yang Anda tawarkan kepada yang lain, dan dengan cara ini, Anda mewajibkan diri Anda untuk menghormati harga dalam jangka waktu yang ditawarkan.

Kesimpulan

Faktur proforma adalah jaminan bahwa harga ini akan berlaku dalam periode yang ditentukan dan tidak memiliki validitas akuntansi. atau apa pun, ini hanya janji, tetapi Anda dapat menggunakannya sebagai konsep dan seperti banyak kegunaan lainnya, bahkan dalam transaksi internasional, terutama di bea cukai, di dalam dan di luar Uni Eropa.