किसी व्यवसाय के लिए लेखांकन सबसे बड़े सिरदर्दों में से एक है। आपको न केवल यह सुनिश्चित करना है कि सभी आय और व्यय मेल खाते हैं, कि लाभ या हानि का रिकॉर्ड रखा जाता है, या जो कुछ भी बेचा और खरीदा जाता है उसके दिन-प्रतिदिन नोट होते हैं। और अगर आपके पास नहीं है आपकी कंपनी के लिए लेखा कार्यक्रम चीजें बहुत जटिल हो सकती हैं, खासकर जब यह बढ़ने लगती है।
लेकिन लेखा कार्यक्रम का होना इतना महत्वपूर्ण क्यों है? यह सबसे अच्छा क्यों है, भले ही आपके पास एसएमई या व्यक्तिगत व्यवसाय हो और आप स्वरोजगार कर रहे हों? इसके कारण हम आपको नीचे बता रहे हैं।
एक कंपनी में लेखांकन क्या है
लेखांकन। यदि यह एक ऐसा विषय है जो आपने किसी कोर्स में दिया है, तो आप जानेंगे कि, शुरू से ही, इसे बहुत जटिल चीज़ के रूप में देखा जाता है। जबकि वास्तव में ऐसा नहीं है। हालांकि, कई लोग मानते हैं कि व्यवसाय चलाना इतना मुश्किल नहीं है और आर्थिक आंदोलनों को पकड़ने के लिए उन्हें परिष्कृत कार्यक्रमों की आवश्यकता नहीं है। बड़ी गलती।
इस मामले में, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि लेखांकन आपको न केवल एक कंपनी की आय और व्यय का रिकॉर्ड प्रदान करता है, बल्कि उन वस्तुओं और संपत्तियों का भी जो स्वामित्व में हैं। और यह सब कर एजेंसी के प्रति उनके सभी दायित्वों का पालन करने के लिए व्यवस्थित और स्पष्ट खातों को प्रस्तुत करने पर प्रभाव डालता है।
इसके अलावा, यह केवल बड़ी कंपनियों की बात नहीं है। छोटी कंपनियों को यह जानने के बारे में भी चिंता करनी चाहिए कि व्यवसाय की स्थिति क्या है, यह अनुमान लगाने के लिए कि क्या, किसी कारण से, यह ठीक नहीं होता है (और पैसे का निवेश नहीं करने के लिए, जो अंत में वसूल नहीं किया जाएगा और आपको डाल सकता है कर्ज में) या, इसके विपरीत, यह इतना अच्छा था कि आप बड़े होने पर विचार कर सकते थे।
आपके व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के कारण
यदि आप अभी सोच रहे हैं कि क्या अपनी अल्पविकसित लेखा प्रणाली को छोड़ देना और लेखांकन सॉफ्टवेयर पर स्विच करना बेहतर है, तो शेष राशि को एक तरफ करने के कुछ कारण यहां दिए गए हैं।
आप सभी गतिविधियों को नियंत्रित करने में सक्षम होंगे
कल्पना कीजिए कि आपकी कंपनी में आपके पास एक रिकॉर्ड बुक है जहां आप सभी वित्तीय गतिविधियों को लिख रहे हैं जो कि किए गए हैं। आप व्यवसाय बंद करते हैं, आप घर जाते हैं और अचानक आपको याद आता है कि आपने कुछ लिखा नहीं है। आप इसे अगले दिन के लिए एक कागज के टुकड़े पर लिख लेते हैं... और आप इसे भूल जाते हैं, लेकिन आप अन्य आंदोलनों को भी लिख लेते हैं जो आपको याद नहीं थे। और चूंकि आपके पास किताब नहीं है, आप इसे याद करने के क्षण में नहीं कर सकते। निष्कर्ष? कि अंत में आप उन छोटे कागजों को खो देंगे और सब कुछ लिखना भूल जाएंगे।
आपकी कंपनी के लिए एक लेखा कार्यक्रम के साथ ऐसा नहीं होता है, क्योंकि कार्यक्रम आपको डिजिटल रूप से एक्सेस करने की अनुमति देता है, चाहे आप कहीं भी हों, आपके व्यवसाय के सभी डेटा के लिए, इस तरह से, अगर आपको घर पर कुछ याद है, तो आपको कंपनी में इसे लगाने के लिए इंतजार नहीं करना पड़ेगा, आप इसे वहीं कर सकते हैं
और डेटा से परामर्श करने के लिए भी ऐसा ही होता है, चाहे वह बैलेंस शीट हो, रिपोर्ट हो, निवेश के बारे में निर्णय लेने की स्थिति देखें, आदि।
पैसे बचाओ
हां, आपकी कंपनी के लिए एक लेखा कार्यक्रम में निवेश करना महत्वपूर्ण हो सकता है, लेकिन क्या आपको नहीं लगता कि यह जल्द ही भुगतान करेगा? कल्पना कीजिए कि आपके पास हर महीने या हर हफ्ते का दोहराव रिकॉर्ड है। आपको हमेशा उसी की ओर इशारा करना होता है, जो आपसे समय निकालता है।
इसके बजाय, में प्रोग्राम आप सबसे दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं और उन्हें स्वचालित रूप से शामिल करें। इस प्रकार, उस समय को आपकी कंपनी, या आपके खाली समय में अन्य चीजों के लिए आवंटित किया जा सकता है।
आप कार्यक्रमों को जोड़ सकते हैं
लेखांकन अन्य विभागों जैसे मानव संसाधन (पेरोल मुद्दे के लिए) से निकटता से संबंधित है। एक प्रोग्राम होना जो डेटा को आयात और निर्यात कर सकता है, समय बचाने और डेटा को बेहतर ढंग से संतुलित करने के लिए काफी आवश्यक है। और वह यह है कि, आपको उन्हें मैन्युअल रूप से डालने की आवश्यकता नहीं होगी, बल्कि, उन्हें एक साइट से दूसरी साइट पर लागू करने के लिए स्वचालित रूप से लिया जा सकता है।
आप नकदी प्रवाह को क्रम में रखेंगे
इस अर्थ में कि आपको हर समय कंपनी में होने वाले भुगतान और आय का पता चलेगा, इस तरह से, लगभग तुरंत, आपको पता चल जाएगा कि आपके व्यवसाय में दैनिक आधार पर क्या होता है।
यह भी कर सकते हैं नियंत्रण से बाहर होने की चेतावनी दें और देखें कि समस्या के किसी का ध्यान न जाने से पहले क्या हुआ था और फिर यह ट्रैक करना अधिक कठिन है कि खेलों में बेमेल कहां से आया है।
आपके पास खजाने के लिए 'सबूत' होगा
जैसा कि आप जानते हैं, टैक्स एजेंसी के लिए आवश्यक है कि कंपनियां, साथ ही स्वरोजगार, अनिवार्य मॉडल पेश करें जिसके साथ वे तिमाही आधार पर अपने करों का भुगतान करते हैं। लेकिन क्या होगा अगर टैक्स एजेंसी कभी आपको कॉल करे और आपका हिसाब-किताब देखना चाहे? यदि आप इसे सही ढंग से नहीं रखते हैं, तो आप उन्हें आप पर संदेह कर सकते हैं और खातों को करने के लिए जांच शुरू कर सकते हैं और यदि वे नहीं जोड़ते हैं, तो जुर्माना लगा सकते हैं।
दूसरी ओर, कंपनियों के लिए एक लेखा कार्यक्रम के साथ यह अधिक जटिल होगा क्योंकि आपके पास सब कुछ स्वचालित होगा और इससे आपको गलतियों से बचने में मदद मिलेगी इसके अलावा, आप उन करों को वितरित करने में सक्षम होंगे जो आपके पास बहुत पहले हैं (क्योंकि आपको इसे हर महीने या हर तिमाही में करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन आय या व्यय होने पर कॉपी और रिकॉर्ड करें)।
आप डेटा सुरक्षित करते हैं
एक से अधिक बार आपने यह सामना किया होगा कि जिस डिस्क पर आपने सारा हिसाब रखा था वह टूट गई है या आपको जानकारी नहीं मिल रही है। यह अधिक जटिल होगा यदि यह मैनुअल था और आपको ऐसे कागजात या दस्तावेज नहीं मिले जहां आप सब कुछ लिख रहे हैं।
इसे "इंटरनेट पर" एक स्थान पर रखने से, जहाँ आप इसे विभिन्न स्थानों से एक्सेस कर सकते हैं, आपको नुकसान की समस्या नहीं होगी।
इसके अलावा, वे होंगे कार्यक्रम में सुरक्षित है और आप बैकअप फ़ाइलों के लिए डेटा डाउनलोड भी कर सकते हैं शायद ज़रुरत पड़े।
आपकी कंपनी के लिए एक लेखा कार्यक्रम ढूँढना मुश्किल नहीं है। बाजार में कई हैं और आपको बस यह देखने के लिए कुछ समय बिताना होगा कि कौन सा आपको सबसे ज्यादा रूचि दे सकता है। हमारी अनुशंसा है कि आप उनमें से कई को यह पता लगाने का प्रयास करें कि आपको कौन सा सबसे अच्छा सूट करता है। क्या आप हमें कुछ कार्यक्रम सुझा सकते हैं?