Uno de los puntos claves de la economía es dominar la contabilidad. Y dentro de ella tenemos la contabilidad de costos. ¿Sabes qué es?
Si acabas de toparte con este término y no sabes bien a qué nos estamos refiriendo; o bien ya lo habías oído pero no te queda claro su concepto, a continuación vamos a ayudarte a entender todo lo que debes saber sobre este. ¿Vamos a ello?
Qué es la contabilidad de costos
Ante todo, para entender la contabilidad de costos, lo primero que necesitas es saber a qué nos referimos con ella. Forma parte de los tipos de contabilidad que existen y esta herramienta te vale para hacer un análisis de cuáles son los costes, es decir, lo que inviertes, a la hora de producir, distribuir, financiar y administrar algo.
Dicho de otro modo, se trata de un área dentro de la contabilidad que tiene varias funciones: planear, clasificar, acumular, controlar y asignar los costos. Para ello, lleva a cabo un análisis exhaustivo para conocer todos los costes que influyen en una empresa y, así, sabes exactamente qué se gasta y cómo para hacerla más sostenible.
Ahora bien, no te equivoques pensando que la contabilidad de costos solo se encarga de esto. En realidad, no es solo el gasto lo que tiene en cuenta, sino que hay que vigilar también las deducciones, el consumo de los bienes o incluso la depreciación. Todo esto también influye en los costos y por tanto deben estudiarse y gestionarse. Y no solo a nivel interno, sino también externo en el sentido de que debes gestionar a los clientes y los costos que suponen.
Características
Ahora que te queda más clara la contabilidad de costos, ¿qué tal si te hablamos de las características que lo definen? En realidad, tiene varias, siendo las principales:
Simple, rápido y adaptable
En el sentido de que la contabilidad de costos ha de ser lo más simple posible para que, de un simple vistazo, se puedan comprender todos los datos y las cifras que se ponen delante. Por eso, hay que gestionarlo lo más sencillo para que cualquiera, aun sin tener conocimientos contables, lo entienda.
Por su parte, también debe adaptarse. No es lo mismo una gran empresa que una pequeña o un negocio familiar. Según cada negocio, esa contabilidad se adaptará a este, y no al revés.
Preciso
Porque los datos que se recogen en la contabilidad de costos debe ser la más correcta. De hecho, si hay errores o no se recogen todos los datos, puede derivar en conclusiones inexactas, tomas de decisiones fallidas y, por consiguiente, en un problema para la empresa.
Es por eso que hay que llevar a rajatabla la gestión de los datos y poder verificar que todos ellos son correctos.
Qué elementos tiene en cuenta la contabilidad de costos
A la hora de gestionar la contabilidad de costos, hay ciertos elementos que se tienen en cuenta siempre. Estos son:
Materiales
Es decir, aquellos bienes tangibles que tiene la empresa y que se emplean para elaborar productos. O bien son necesarios para realizar un servicio.
Estos costos a su vez se pueden clasificar en directos, porque se pueden cuantificar y además se tienen materiales usados que verifican el uso y gasto de estos; o indirectos, que no se pueden cuantificar ni tampoco rastrear.
Mano de obra
O dicho de otro modo, los trabajadores que vas a necesitar para llevar a cabo un producto o para dar un servicio. Y, más concretamente, hablamos de los salarios de los empleados, así como horas extra, desplazamientos, dietas…
Al igual que los anteriores, los costos pueden ser directos o indirectos.
Gastos generales
En este caso aquí se incluiría la depreciación de los equipos, los alquileres, costos de suministros, licencias… En definitiva, aquellos gastos que no tienen cabida en los apartados anteriores, pero que influyen directamente en ellos.
Cada cuánto se hace la contabilidad de costos
No hay una frecuencia obligatoria para llevar a cabo la contabilidad de costos, pero sí, a modo de sugerencia, se recomienda hacerla de manera mensual.
Aun así, en empresas con un gran volumen, es posible que se realice semanal o incluso diaria, para evitar olvidarse de datos que deban incluirse.
En el caso de empresas pequeñas, esta contabilidad se puede llevar a cabo diaria, semanal, trimestral, semestral o incluso anualmente.
Contabilidad general vs contabilidad de costos vs contabilidad financiera
En ocasiones, muchos confunden y piensan que tanto la contabilidad general como la financiera o la de costos son lo mismo, o que hablamos de una parte de la general, pero que se engloba directamente en ella. Y en realidad no es así.
Existen varias diferencias a tener en cuenta sobre todas ellas, como pueden ser las siguientes:
La contabilidad general tiene un uso externo
En el sentido de que este tipo de contabilidad se hace para «justificar» las actividades que se llevan a cabo en la empresa, pero más allá de eso no tiene el uso que sí tiene la contabilidad de costos, que es analizar para tomar decisiones relacionadas con la empresa.
Hay diferencias en cuanto al estado económico
Mientras que la general tira de datos históricos, para ver la evolución que se va dando en la empresa; la de costos lo que busca es saber el estado económico actual. No le interesa el pasado, y tampoco sus actuaciones se rigen sobre el futuro, sino sobre el presente.
No hay un registro cronológico en los costos
Todo lo contrario de lo que pasa con la contabilidad general, que sí necesita que todo lo que se registre venga de manera cronológica.
La contabilidad financiera y la de costos registran diferentes datos
En realidad, es posible que sean los mismos, pero mientras que la de costos se centra en la fabricación de productos (o en el servicio que se da a los clientes), la financiera sí se centra más en un registro general de los datos para ver cuál es la posición del negocio con respecto a competidores, al mercado, etc.
Como ves, la contabilidad de costos es una parte importante dentro de la contabilidad de una empresa, y quizás a la que menos importancia se le da. Sin embargo, gestionarla de manera correcta puede ayudar a equilibrar los gastos con los ingresos y a lograr un mayor beneficio. ¿Conocías este concepto?