Cuando empiezas un negocio, da igual que sea grande o pequeño, sabes que, una de las tareas de la que te vas a tener que hacer cargo es, sin duda, de la contabilidad. Sin embargo, no todas las personas saben la contabilidad básica de una empresa, ni siquiera de los conceptos más habituales que, en un hogar o en una familia, se pueden manejar. Y, al final, necesitas recurrir a un gestor que se ocupe de todo.
Pues bien, en este caso hemos pensado en ayudarte a que entiendas lo que es la contabilidad básica, conozcas algunos de los términos de esta y, sobre todo, a que sea menos difícil para ti. ¿Quieres seguir leyendo para conocerlo todo?
Qué es la contabilidad básica
La contabilidad básica podríamos definirla como una ciencia que se ocupa de estudiar y analizar todas las transacciones, ya sea a nivel financiero o económico, que tienen lugar en una empresa. En otras palabras, hablamos de todo lo que tenga que ver con los ingresos y los gastos que afectan directa o indirectamente a la empresa.
Así, el objetivo de esta contabilidad básica es el de registrar cualquier movimiento que se produzca en los llamados libros contables, pero siempre siguiendo la normativa vigente en España, es decir, el Plan General Contable.
De esta forma, el resultado son unas cuentas reales y fiables sobre la situación de la empresa.
De hecho, el propio artículo 25.1 del Real Decreto de 22 de agosto de 1985, el Código de Comercio, dice que «Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios (…)”. ¿Qué quiere decir? Pues que será la persona a cargo de la empresa el que se ocupará de llevar un registro de todos los movimientos. Hablamos de la contabilidad básica de la empresa.
Contabilidad básica: conceptos que no puedes perder de vista
Y ahora que ya sabes lo que es la contabilidad básica, has de saber que hay algunos conceptos que son básicos, y que por tanto todo empresario, o incluso toda persona, debería conocer muy bien. Estos son los siguientes:
Balance de situación
También se le conoce como balance general informe y en él se va a tener una visión sobre la situación, tanto económica como financiera, de la empresa en un periodo limitado de tiempo. Dentro de ese balance, encuentras conceptos como activo, pasivo y patrimonio neto de una empresa.
Registro de operaciones
Este concepto hace referencia a las distintas operaciones económicas y financieras que tienen lugar en una empresa. Todas ellas deben registrarse en un libro de contabilidad, concretamente en el Libro Diario así como en el Libro Mayor, desglosando las operación según sean de la partida del debe o del haber.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Cuando la contabilidad básica se lleva a cabo bien, este concepto debe reflejar que tanto las sumas como los saldos son correctos. En otras palabras, hablamos de un documento que se hace cada tres meses (o cuando es necesario, cada mes) donde se recoge la suma del debe y el haber y los saldos correspondientes a ambas columnas.
Ciclo contable
Este es el periodo en el que se realizan las operaciones de una empresa a lo largo de su ejercicio económico. Lo normal es que dure un año y que empiece el primer día del año (1 de enero) y finalice el 31 de diciembre.
Cuenta de pérdidas y ganancias
Se trata de un documento donde se deben apuntar todos los ingresos, así como todos los gastos de la empresa, para conocer la situación económica de esta.
Otros conceptos importantes en la contabilidad
Si bien los primeros conceptos que te hemos comentado son los que entran dentro de la contabilidad básica, también hay muchos otros que hay que conocer para aplicar esta. Por eso, aquí te hablamos de algunos más.
Contabilidad básica: qué es el patrimonio
El patrimonio se conceptualiza como aquel conjunto de bienes, derechos, obligaciones… que tiene una empresa. En otras palabras, es todo lo que le pertenece a esa empresa.
Ahora bien, dentro del patrimonio, puedes encontrarte con tres partes:
- Activo. Son bienes, derechos y obligaciones que pueden ser: corriente o circulante, es decir, que van a ser parte de la empresa menos de un año; o no corriente o fijo, que son los que pertenecerán a la empresa más de un año.
- Pasivo. En este caso, nos estamos refiriendo a las obligaciones, es decir, las deudas de una empresa. Al igual que con el activo, estas también se diferencian entre corriente, para menos de un año; y no corrientes, para deudas a largo plazo.
- Patrimonio neto. Se trata de la diferencia que hay entre el activo y el pasivo, ya que así ofrece el valor «contable» de una empresa.
Las cuentas de la contabilidad básica
Otro concepto muy importante para la contabilidad básica es el de las cuentas. Estas ya vienen establecidas en el Plan General de contabilidad y sirven para obtener información clara sobre el estado de la empresa. ¿Y qué cuentas son esas?
El debe y el haber
O lo que es lo mismo, los gastos e ingresos que tiene una empresa. En el debe se incluyen todos los gastos que tenga la empresa; mientras que en el haber son los ingresos.
Saldo
Se refiere a la cifra que sale como resultado de una diferencia entre el debe y el haber. Y este saldo puede ser deudor es decir, se debe más de lo que hay; o acreedor, que se tiene más de lo que se debe. Cuando ambos arrojan una cantidad cero, es decir, que haya lo mismo en el debe que en el haber, entonces se dice que se tiene una «cuenta saldada».
Sistema de partida doble
Este sistema es el más usado en contabilidad, pero para la contabilidad básica puede ser un poco más complicado. Se trata de tener asientos contables con dos líneas, una para el debe y otra para el haber.
Libros contables de la contabilidad básica
Estos son los documentos donde se debe llevar toda la documentación y contendrán toda la información económica y financiera de la empresa. ¿Por qué se les llama libros? Pues porque en su día eran libros de verdad, solo que ahora son «libros digitales».
Ahora mismo, en la contabilidad, hay varios libros que son obligatorios, como son:
- Libro diario. En él se deben registrar todos los movimientos contables que se producen en el año, actualizándose a diario.
- Libro de inventario y cuentas anuales. En él se reflejan los activos y pasivos de la empresa. Entre los datos que encontrarás están el balance inicial de la empresa, balances de sumas y saldos, inventario de cierre o cuentas anuales.
Aparte de estos dos, de manera voluntaria, se pueden llevar otros libros. Por ejemplo el Libro Mayor (donde se anota el debe y el haber), el libro de bancos, libro de almacén…