La factura es un documento que sirve para cualquier transacción comercial. Es decir, cuando vas comprar un teléfono móvil, un aparato electrónico o cualquier bien material. En el cual se reflejara la operación que has realizado. Pero ahora bien, hay otra clase de facturas que se derivan de un trabajo o servicio que has prestado hacia terceras personas. Son las que más interesan a los usuarios y entre otras razones porque en muchas ocasiones desconoce cómo deben formalizarlas. Porque cualquier error puede tener unos efectos no deseados para tus intereses personales.
El significado real de lo que es la factura es el derivado de un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación. Para que lo entiendas de una forma más sencilla, es una acreditación de una operación comercial, cualquiera que fuese esta. Hasta el punto que habrás pasado por las dos partes de este proceso. Es decir, que habrás expedido y recibidos toda clase de facturas durante buena parte de tu vida.
Es por tanto muy relevante que sepas formalizar la factura correctamente y no cometas errores en su redacción. Para que esto sea así, nada mejor que es una explicación muy sencilla sobre cómo debes formalizar este documento a partir de estos momentos. Te será muy útil en tu vida diaria y además te servirá para aplicarlas en cualquier ámbito de la vida. No solamente en tu ámbito profesional, sino también en ciertos aspectos de la vida privada, tal y como vas a comprobar a continuación.
Redacción de la factura
Hay una serie de datos que nunca deben faltar cuando vayas a confeccionar una factura. Con diversos módulos que están debidamente diferenciados y que te vamos a exponer ahora con los datos más básicos que deben incorporarse a este documento tan habitual entre todos los ciudadanos.
- Datos del emisor de la factura: deberás incluir los siguientes datos como son nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También es aconsejable que añadas un teléfono de contacto por si surgiese alguna incidencia que requiriese de tu aclaración.
- Número: aquí es donde reside buena parte de los errores por parte de los usuarios. Porque estos números deberán ser correlativos con respecto a la factura. No olvides que deben ir ordenados progresivamente (1,2, 3, 4…) dentro del mismo ejercicio fiscal. Para empezar de nuevo con el proceso con el cambio del nuevo año.
- Fecha: es tan claro como poner expresamente el día de emisión de la factura. En este sentido, un consejo muy práctico reside en que sean correlativas con el número de la factura. Es deseable que no haya divergencias en cada uno de los meses objeto de estos documentos.
Otros datos en el documento
Los anteriores, de ser importantes, no son los únicos asientos que deben reflejarse en esta clase de documentos contables. Hay otros que igualmente aparecerán en su redacción y que no puedes olvidar en el momento de realizar una factura de estas características. Como los siguientes datos a continuación te apuntamos en esta información:
Concepto: deberás dar una explicación sobre el origen de la factura que vas a emitir o enviar a terceras personas. Como por ejemplo, poner que se trata de un producto o servicio. Y por supuesto que detallar el periodo en donde lo realices. “servicios de traducción realizados en el mes de abril” puede ser uno de los motivos que expliquen la función de este apartado.
Base imponible: no tendrás más remedio que cuantificar todos los impuestos que estén vinculados a esta factura. En donde tanto el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) como el IVA no podrán faltar en la contabilidad de los importes demandados.
Retenciones de los impuestos: en el caso de los trabajadores por cuenta propia, es decir los autónomos, habrá que especificar cuál es la retención que deben aplicarte para tus trabajos servicios. Está estipulado, en función de los plazos, en el 7 % y 15 %. Deberás conocer cuál de estos dos importes es el que te corresponde poner en la factura.
IVA: en cualquier caso es un dato opcional en dependencia de tu situación profesional. Se trata del importe del Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. Normalmente corresponde al 21 %. Pero en algunos casos muy concretos puede estar ligada la factura a un tipo de IVA reducido o incluso exento. Dependerá también de la situación en la que estés también.
El importe a cobrar
Una vez que hayas rellenado correctamente todos estos aparatados del documento ya solo te quedará llegar a importe final que es el importe que tendrás que pagar o recibir como consecuencia del servicio o trabajo realizado.
- Importe total: Es muy fácil de calcular ya que se trata restar todos los impuestos (IRPF e IVA) de la base imponible que te corresponda. Y cuyo resultado será el valor de liquidación de la operación. Sin muchas complicaciones para que llegar a este resultado del proceso que te hemos explicado anteriormente.
- Método de pago: en este apartado tan solo tendrás que expresar cuál es el sistema de pago que deseas concretar. Si bien lo más habitual es que pongas la cuenta corriente de la que eres titular, también se admiten otros modelos. Como por ejemplos, los nuevos sistemas de pago a través de Internet u otros formatos alternativos. Desde luego que no hay limitaciones y tú mismo puedes poner el que realmente desees. Nadie te podrá imponer otro. No lo olvides a partir de estos momentos.
¿Cómo calcular el IRPF?
Se trata de una operación muy importante dentro de la factura. Entre otras razones porque su retención solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia. Para que sepas cuál de ellos te corresponde realmente nada mejor que tengas en cuenta la siguiente explicación.
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas puede ser general o reducido en función de tus condiciones generales. Por tanto, ¿cuál será el tuyo?
- IRPF reducido para nuevos autónomos: tendrás que abonar un 7 % hasta los primeros 18 meses como profesional bajo estas condiciones en tu actual situación personal.
- IRPF general para profesionales autónomos: en este caso será el 15 % en todos los casos y situaciones y son ninguna excepción. Habitualmente es el que tienes que aplicar si no hay otras condiciones que digan todo lo contrario.
Como habrás podido comprobar, paso a paso, las dificultades no serán muy importantes, aunque si es la primera vez que lo realizas puedas tener alguna que otra complicación al elaborar este documento del que estamos tratando. Ya solo te quedarán algunos detalles para que todo quede de forma correcta. Porque es al fin y al cabo de lo que se trata.
Calculo real del IVA
Queda por cuantificar cuál es el Impuesto de Valor Añadido que tendrás que poner en la factura. Siempre y cuando lo tengas que notificar ya que no en todos los casos será obligatorio, tal y como te hemos comentado anteriormente. Porque no olvides que no hay un mismo tipo de IVA. Si no por el contrario, varios en función de la actividad profesional al que esté vinculado este documento en la contabilidad de los trabajadores. Son los siguientes que te exponemos a continuación:
- IVA súper reducido: corresponde al 4 % y está destinado para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarias, medicamentos, sillas de ruedas, y prótesis, entre otros conceptos.
- IVA reducido: en este caso sube hasta el 10 % y contempla, entre otros conceptos, a alimentos en general, transporte, plantas y hasta espectáculos deportivos amateur.
- IVA general: es el más alto de todos ya que alcanza el 21 %. Su aplicación vincula a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido.
Por último, también puede pasar que no tengas que crear facturas en este tipo de Impuesto de Valor Añadido. Es decir, que estés exento de su correspondiente abono. No obstante, es realmente complicado que tengas que emitir una factura con estas características. Es decir, que no tendrás que aplicar bajo ningún concepto esta tasa de carácter impositiva.
En cualquier caso, y sin haberte dado cuenta habrás llegado a la conclusión que has realizado la emisión de una factura prácticamente sin haberte dado cuenta. No en vano, su complejidad es mínima con respecto a otra clase de documentos que requieren de mayores conocimientos contables. Además, una vez hecha una ya te servirá para todos debido a que las variaciones son muy pocas de unas a otras situaciones.
Por otra parte, será una herramienta de gran ayuda en el caso de que te hayas dado de alta como trabajador autónomo o por el contrario has decidido crear tu propia empresa o incluso una sociedad limitada y levantar tu propia empresa. Porque en todas estas situaciones necesitarás de forma obligada la elaboración de un recibo de estas características. Aunque desde luego que no te costará excesivo esfuerzo en su redacción para enviarlo y llegue a su destinatario en perfectas condiciones. Que es al fin y al cabo de los que se trata.