Cómo calcular la nómina y entender todos los conceptos

Persona aprendiendo a calcular nomina

Calcular la nómina puede ser muy fácil para aquellos que tienen experiencia con cada uno de los conceptos que se incluyen en ella. Pero cuando no sabes nada, a veces puedes dudar de si está bien hecha o no. De hecho, a veces, aunque se utilizan sistemas informáticos, se suelen revisar por si hay equivocaciones. Y ya sabemos que como personas que somos, nos equivocamos.

Por eso, saber calcular la nómina es algo que todo trabajador por cuenta ajena debería comprobar. Incluso como autónomo con trabajadores, o empresario, si quieres cerciorarte de que todo está bien hecho este conocimiento te va a servir.

Qué es una nómina y qué elementos tiene

calcular nomina

Lo primero que debes saber es que una nómina es un documento en el que se refleja cuál es la retribución mensual que tiene un trabajador basado en las funciones que realiza en la empresa. Además, contiene tanto las aportaciones a la Seguridad Social como las retenciones que se le aplican y que están relacionadas con el IRPF.

Entre los elementos clave de una nómina están:

Datos de la empresa y del trabajador

Es lo primero que te vas a encontrar y debes asegurarte de que está todo bien. Concretamente, lo verás en dos columnas que estarán separadas. A la izquierda los datos de la empresa y a la derecha los datos del trabajador.

¿Y qué datos aparecen? En el caso de la empresa, su nombre, domicilio, CIF, código de cotización; en el caso del trabajador, nombre completo, NIF, número de la Seguridad Social, categoría y grupo de cotización (aunque en las más actuales la categoría ya no aparece).

Devengos

Un montón de folios

Lo siguiente con lo que te vas a encontrar es con lo que se le «debe al trabajador». Y es que, si te pones a pensar, trabajas un mes para que, solo al final de este o primeros del siguiente tengas el sueldo por tu trabajo. Así que, visto de esta forma, tienes un adeudo por parte de la empresa. También lo puedes considerar como salario.

Ahora bien, aquí vas a ver dos tipos: por un lado, las percepciones salariales, que son el salario base (sin dietas, premios ni extras); los complementos salariales (como antigüedad, productividad, nocturnidad…); las horas extraordinarias (que pueden ser pagadas o sustituidas por descansos (en ese caso no se reflejan en la nómina)); las horas complementarias (que son aquellas horas que dedicas de más de la jornada parcial); las gratificaciones extraordinarias, también llamadas pagas extra (una en Navidad y otra según convenio colectivo); y por último el salario en especie.

Por otro lado, tenemos las percepciones no salariales, como los pluses (por distancia, transporte, dietas…); las prestaciones a la Seguridad Social como puede ser el desempleo, maternidad o paternidad, riesgo durante el embarazo, incapacidad…; y compensaciones por traslados e indemnización por despido (en este caso puede haber un extra por tener que trasladarte a otra oficina o ciudad; o bien, en el caso de indemnización por despido, esta es de 33 días por año trabajado si es improcedente, o 20 si es por causa mayor).

Deducciones

Otro de los elementos clave para calcular la nómina son las deducciones. ¿Y qué son exactamente? Pues hablamos de las aportaciones a la Seguridad Social (por contingencias comunes, desempleo, formación profesional, horas extras normales y de fuerza mayor), la retención por IRPF (que dependerá del trabajador), en caso de que haya anticipos laborales también se cuentan aquí, así como otras deducciones.

Cómo calcular la nómina

Nóminas

Por todo lo que hemos dicho antes, queda claro que no podemos darte los pasos uno por uno para saber cómo calcular una nómina porque cada una es personal y depende de la situación de cada persona. Del tipo de contrato que tenga, de la categoría, salario, retención de IRPF, si tiene pluses o gratificaciones…

Por eso, vamos a hacerte un ejemplo para que veas cómo podría hacerse.

Imagina que tenemos a un trabajador que va a empezar a trabajar en una empresa con un contrato a tiempo completo. Sabemos que en su contrato aparece que va a ganar 12.900 al año (por su categoría). Además, no tiene hijos ni cargas familiares ni discapacidad. Es un joven que ha conseguido un trabajo. Sin más.

Además de esos datos, debes saber también cuál es la categoría de trabajo (si es auxiliar, administrativo, gerente, directivo…) así como el convenio que se le aplica y el grupo de cotización en el que está.

Con todos esos datos, podemos empezar por la primera parte (obviando la de los datos de empresa y trabajador), es decir, por los devengos. Y, en este caso, lo primero que debemos saber de los devengos son las percepciones salariales, es decir, el salario mensual que recibe.

Hemos dicho que el salario anual es de 12.900 euros. Si dividimos esa cantidad por 12, obtendremos el salario mensual. Es decir, 12.900 / 12 = 1075 euros.

Ahora pasamos a las gratificaciones extraordinarias, que son las pagas extras. Sabemos que son dos al año y que el empresario puede pagarlas de la forma que quiera. Imagina que es mes a mes. De esta manera, 1075 + 1075 euros nos da 2150 euros. Si estos los dividimos por 12 meses, obtenemos 179,17 (redondeando). Eso se debe sumar al salario base de 1075 euros cada mes.

Lo siguiente sería calcular las percepciones no salariales pero, como este trabajador acaba de entrar, no tendría nada.

Pasaríamos a las aportaciones del trabajador a la Seguridad Social. Dicho de otro modo:

  • Base de Contingencias comunes. Se obtiene de la fórmula «salario base + prorrateo de pagas extras», o lo que es lo mismo, 2150 euros.
  • Base de Horas extraordinarias: como no hace, se quedan a 0.
  • Base de horas extras de fuerza mayor: tampoco hace.
  • Base de cotización de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales. En este caso se obtiene de la base de cotización por contingencias comunes + base de horas extra + base de horas extra por fuerza mayor. Siguiendo el ejemplo serían 2150 euros.

Ahora bien, esas son las bases, pero hace falta calcular el tanto por ciento. En este caso, las comunes son el 4.70%, las horas extras por fuerza mayor, 2%, y el resto a 4.70%.

En cuanto al desempleo, sería 1.55%; el Fondo de Garantía social 0; y Formación profesional 0,10%.

La base para calcular el desempleo, el Fondo de Garantía social y la Formación profesional es la misma que la base de cotización de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Lo último que tendrías que hacer sería calcular el IRPF del trabajador, es decir, la retención a la que va a someterse. Y, como te hemos dicho antes, va a depender de cada empleado (concretamente del salario, situación personal y familiar, contrato y duración).

En nuestro ejemplo, como el contrato no tiene fecha de terminación (porque entendemos que es indefinido), calculamos el IRPF por el salario anual que recibe, y esto, según la tabla de IRFP, nos da que debe tener una retención, como mínimo, del 15% (el trabajador puede solicitar que haya una retención mayor).

En este caso la base para esa retención es la del salario base + las pagas extras, es decir, 2150 euros.

Ya solo quedaría calcular el líquido total a percibir, es decir, el devengo menos las deducciones.

En nuestro ejemplo: 2150 – las retenciones y las cotizaciones a la Seguridad social.

2150 – 101,05 – 34,4 – 2,15 – 322,5 = 1.689,9

¿Te ha quedado claro cómo calcular una nómina?


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