Quan parlem de termes de comptabilitat saps que n'hi ha una gran quantitat. El problema és que no és fàcil entendre'ls. En aquest cas, ens centrarem en la variació d'existències. Saps què és?
A continuació et parlarem de què és, què suposa tenir una xifra positiva o negativa o quina és la forma per calcular-ho. Així, al final, et quedarà molt més clar aquest concepte. Comencem?
Què és la variació d'existències
Aquest terme està molt relacionat amb les empreses que es dediquen a fabricar o vendre productes, perquè està relacionat amb aquests. Es refereix a com evolucionen les existències. És a dir, quina diferència hi ha entre les existències a l'inici i les que es tenen al final.
Per exemple, imagina que tens una empresa de venda de perfums. A l'inici, per vendre, tens un estoc o existències de 100 quantitats. Durant un mes et dediques al teu negoci i quan arriba el darrer dia del mes mires les existències i descobreixes que en tens 20. La diferència és la variació d'existències.
Ara bé, a l'hora de pensar en aquesta variació d'existències, hi ha alguna cosa que potser no et queda gaire clara. I és que quan es venen, és a dir, l'inventari final és menor que l'inicial, si bé suposa que has venut, en realitat és una despesa per a tu (perquè has de reposar i per tant destinar diners). Però si l'inventari final és igual que l'inicial, se suposa que és un ingrés (en realitat, com que no has de gastar, segueixes tenint aquests diners que vas invertir com a actiu).
Sí, sabem que no és fàcil d'assimilar. Perquè, d'una banda, obtens beneficis de les vendes, però una part s'han de destinar a la compra de reposició de les existències.
Quan es calcula la variació d'existències
Ara que et queda més clara què és la variació d'existències, potser et planteges saber quan s'ha de fer. Cada dia? Cada setmana? Al mes?
Normalment s'ha de calcular sempre al tancament de l'exercici comptable. En altres paraules, es calcula sempre el 31 de desembre. D'aquesta manera, per a l'1 de gener tens les dades del que parteixes en aquest nou exercici i, fins al següent, no cal que t'hagis de preocupar (encara que si vens el més normal és que tinguis diverses entrades de reposicions d'estoc).
Com es calcula
Ja saps el què, el quan… anem amb com? La fórmula de la variació d‟existències no és difícil, però l‟exemple que t‟hem posat és el més bàsic. En realitat, hi ha alguns aspectes que cal tenir en compte perquè tot surti bé.
Per començar, la fórmula de la variació d'existències és la següent:
variació d'existències = Existències finals – Existències inicials
Però aquesta és la més bàsica. I en la majoria dels casos no és verídica. Per això, una altra fórmula més detallada és la següent:
variació d'existències = Existències inicials + Existències fabricades – Existències venudes
És més, de fet podem considerar una altra fórmula més. I és que imagina que la teva empresa és de llibres. Quan els treus al mercat, envies diversos a les llibreries, cosa que fa que tinguis llibres «en dipòsit» que no saps si estan venuts o no, i que, tard o d'hora, tornaran a tu.
Dit això, les existències finals estan supeditades a allò que et poden tornar. Per això, cal tenir en compte les dades reals quant a vendes. És per això que es recomana, a data 31 de desembre, tenir tots els productes per poder fer una variació més fidel a la realitat de l'empresa.
Com es fa el seient comptable de la variació d'existències
Vols saber com cal anotar la variació d'existències en comptabilitat. Per començar, has de tenir en compte diversos elements que en formen part. Entre ells hi ha els següents:
Dates
Sempre que es fa un apunt comptable, aquest ha de venir amb una data determinada perquè quedi ben registrat. En aquest cas, i tal com t'hem dit, la variació d'existències només es marca una vegada en comptabilitat, el 31 de desembre. Aquest rep també el nom de «regularització d'existències».
comptes
En aquest cas ens referim als comptes que intervindran en la variació d'existències. Aquests comptes els trobes al Grup 3 del Pla general comptable. En concret, les més importants són les següents:
- Compte 300 Mercaderies: aquí s'allotgen els productes que compres per vendre.
- Compte 330 Productes en curs: són aquelles matèries primeres que es necessiten per fabricar els productes que es venen.
Altres comptes a tenir en compte són els 310, 340 i 350.
Ara bé, també has de tenir en compte les contrapartides, aparegudes al grup 6 o 7. D'aquesta pots trobar-te amb dues importants, com són la 610, relacionada amb el compte 300; i la 710, amb el compte 330.
I, igual que en això anterior, altres comptes a tenir en compte són els 711, 712, 713.
El seient de variació d'existències
Aquest només apareixerà el 31 de desembre i s'hi han de donar, d'una banda, de baixa les existències inicials. D'altra banda, es donen d'alta les finals. Dit d'una altra manera, cal quadrar perquè es comenci l'any següent amb les inicials sol, sense arrossegar res més.
En aquest cas utilitzarem un exemple perquè et quedi clar.
Tens una empresa que comptava a l'inici de l'any amb 15000 productes per vendre. A final d'any, compta amb 10000 productes.
Primer, hauràs de donar de baixa les existències inicials, és a dir, heu d'escriure un seient comptable (610 o 712) amb el nombre d'existències de productes a començament d'any ia final.
En aquest cas, 15000 productes.
A continuació, es crearia l'alta de les existències finals, de nou amb els comptes comptes 330 (o 350) i 712.
Així a priori és possible que no et quedi gaire clar, però sempre cal acabar l'any i tancar-ho tot per començar el nou amb el que ha quedat de l'any anterior (o amb més quantitat si ja s'hi ha invertit més). Queda clara la variació d'existències?