Avançar-se a escenaris futurs és essencial per portar una economia sana dins de l'empresa. La previsió de despeses és una peça clau dins del pla estratègic i planificació empresarial. No només per les rendes o costos d'execució d'operacionals, sinó que determinar possibles incidències, imprevistos, així com la capacitat per adaptar-se als desitjos futurs dels clients, formen part de la previsió de despeses.
En aquest article aprendràs no només a saber què és la previsió de despeses, sinó també a com elaborar una previsió que et pugui ajudar per al teu negoci. I és clar, això també és extrapolable a l'economia familiar. Gràcies a això, podràs prendre decisions millors, per estimar l'impacte que pot esdevenir en els teus comptes.
Què és la Previsió de Despeses?
Com hem explicat a l'inici de l'article, la previsió de despeses intenta avançar-se als moviments futurs que puguin afectar l'empresa. Amb això, és una eina per determinar quines despeses existiran en un futur amb ànims de prendre les decisions més adequades sobre planificació, estratègia i viabilitat. Tant els moviments futurs de mercat, com els futurs desitjos dels clients, com el preu en les operacions, la producció i les rendes.
Per fer una bona anàlisi, el comptable o departament de comptabilitat, heu de saber interpretar el context en què es troba lempresa. El propòsit que es persegueix és aconseguir els objectius marcats a llarg termini, i la previsió de despeses és una peça transcendental a assolir aquests objectius. La previsió de despeses, doncs, determinarà les xifres futures que es manejaran, arran d'interpretar també què és el que ha passat en el passat traslladant-ho en el context actual, per així poder fer una projecció futura.
Per què és important?
Cal tenir en compte que en la previsió de despeses, la persona o persones encarregades de fer el càlcul han d'estar al corrent dels futurs projectes de l'empresa. Saber per endavant el cost que requerirà noves inversions o estratègies ajudaran a tenir coneixement de fins a quin punt és viable i es pot materialitzar alguna cosa. També ajudarà a saber quina capacitat de finançament té l'empresa per dur a terme els objectius marcats.
- Objectius més encertats. El realisme que transfereix la previsió de despeses permet a l'empresa tenir coneixement de les seves pretensions. Saber quin finançament es disposa, si és realista assolir les metes i no fallar en els seus plans creant frustració per no assolir-los en no haver realitzat abans.
- Seguretat Financera. Aporta seguretat als comptes financers de la companyia en aportar provisió i protecció de recursos. Alhora, preveu qualsevol tipus d'ús fraudulent dels fons.
- Millora de la gestió empresarial.
- Augment al nombre de vendes. Poder ampliar el creixement de l'empresa i tenir una gestió més eficient sobre els recursos i la demanda, farà créixer les operacions de la companyia.
No només les empreses ja constituïdes, la previsió de despeses també és una cosa a comptabilitzar en noves empreses que arrenquin el negoci. Per això, és fàcil confondre els termes previsió de despeses amb proveïment de despeses. La provisió de despeses fa referència a un passiu que l'empresa guarda per fer front amb recursos a futurs pagaments que estima arribaran. Això vol dir que l'empresa guarda aquests recursos, no els gasta en altres coses i la quantitat sol ser una estimació. Tots dos termes s'assemblen, però són coses diferents.
Com fer una Previsió de Despeses?
Depenent del tipus de negoci, caldrà incloure al full Excel uns apartats o altres. Per això, els paràmetres que solen calcular-se són els següents:
- Costos impositius. En fer la previsió de despeses cal tenir en compte sempre els pagaments d'IVA o impostos de societats entre d'altres. D'aquest, drets de propietat, llicències de programes informàtics o taxes han d'incloure's dins la previsió.
- Proveïdors i Costos Logístics. Cadascuna de les parts que intervenen a la cadena de subministraments són d'especial rellevància. Depenent del tipus de negoci, alguns tindran costos fixos, variables o tots dos. En el cas dels variables, és probable que estiguin relacionats amb el volum de vendes o reserves que tingui l'empresa.
- Inversions. Totes aquelles operacions que prevegin un augment operacional mitjançant adquisicions noves. Ja siguin matèries primeres, lloguer o compra de maquinària, etc.
- Finançament. En cas de tenir crèdits o es prevegin futures línies de finançament, s'han de comptabilitzar dins de la previsió.
- Publicitat i Màrqueting. En cas que calgui, determineu la quantia necessària per funcionar o divulgar l'activitat.
- Subministraments. Tot allò que lempresa necessita per funcionar. Són els relacionats amb lelectricitat, aigua, llum, combustibles, telèfon, etc.
- Hisenda i Seguretat Social. Totes les despeses que l'empresa o l'empresari ha d'abonar a les dues administracions.
- Plantilla de Treballadors. En què es recullen les despeses de tot el personal contractat.
Determinar per endavant les despeses d'una activitat seran molt importants per conèixer-ne la continuïtat. I sobretot, en cas de començar, imprescindible per conèixer-ne la viabilitat. Així es poden minimitzar sorpreses que no solen ser molt agradables.
Si ets nou, hi va una darrera secció amb alguns consells.
Consells a tenir en compte
Per experiència personal, dóna't temps a elaborar una previsió de despeses que sigui realista. De vegades, la il·lusió pot encegar una cosa que tenim davant i tot i que després resulta obvi, a priori no es veu. Les despeses grans, com ara maquinària, local, o depèn el que necessitem, són algunes de les més evidents. Però on he vist més gent fallar és en aquests pagaments que apareixen per «sorpresa». Realment, si es fa una previsió coherent i deixant tots els fils lligats, això no hauria de passar.
Si ets nou, t'animo també a buscar informació sobre el negoci que tinguis o vulguis realitzar, per saber futurs pagaments que puguin tenir lloc i que potser no hagis contemplat o obviat. És fàcil tenir distraccions, més quan es tenen moltes coses al cap. Però si la fas bé, i aconsegueixes anticipar la facturació, serà molt més probable la solvència i la realització dels teus projectes.