Ser autónomo no es fácil. Necesitas llevar muchos temas a la vez, no solo de lo que haces, sino de facturación, contabilidad, marketing, seguridad digital, etc. Hace años, cuando Internet no tenía tanta presencia, esto era más fácil, pero ahora necesitas tener una visibilidad digital para poder tener más clientes. Y para ello, usar herramientas digitales imprescindibles para autónomos puede marcar la diferencia entre llegar a todo o tener un caos.
Espera, ¿no sabes qué herramientas pueden ser las más útiles para las distintas cosas que tienes que hacer? No te preocupes, a continuación te vamos a dar todas las claves para que no tengas problema. ¿Empezamos?
Herramientas digitales imprescindibles para autónomos en facturación y contabilidad
Debemos empezar dándote un aviso. Y es que dentro de poco se va a poner en marcha la factura digital. ¿Qué implica? Pues que ya no vas a poder enviar a los clientes una factura tipo PDF sino que deberá estar hecha de una determinada manera y con un formato concreto.
Según los datos de Internet, a partir del 1 de julio de 2025, los autónomos y empresas que facturen anualmente más de 8 millones de euros han de empezar a utilizar estas facturas. El resto tiene dos años desde que se publique el reglamento, pero la fecha límite para emitir facturas electrónicas es 2027.
Todo esto viene por la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de empresas (conocida como la Ley Crea y Crece).
Teniendo esto en cuenta, las herramientas que te recomendamos debes asegurarte de que cumplan con la normativa. ¿Y cuáles son esas herramientas? Las siguientes:
Una de las primeras opciones es Quipu. Es una de las herramientas más utilizadas por los autónomos para crear presupuestos, facturas y registrar gastos. También te permite presentar los impuestos y controlar la contabilidad. No es gratuita, pero a veces merece la pena para poder tener todo en un panel y gestionarlo de manera más sencilla.
Otra herramienta contable conocida es Holded, que te ofrece facturación, contabilidad, CRM, inventario y gestión de proyectos. Es ideal para aquellos que tengan varios clientes o los que necesiten automatizar tareas, como recordatorios de pago, etc.
Por último, tienes Factura directa, que se enfoca en ofrecer una herramienta sencilla para los autónomos basada en la creación de presupuestos y facturas. En este caso, aunque no se necesita tener conocimientos contables, sí vienen a ser buenos para entender, sobre todo de cara a los impuestos.
Herramientas para la gestión de tareas y la productividad
Ser autónomo implica trabajar mucho, no solo en lo que haces, sino también en gestionar tu negocio. Y eso no significa que puedas alargar los días y que sean de 48 horas en lugar de 24. Por eso, las herramientas digitales para gestionar tareas o hacerte más productivo son efectivas.
En este caso, te recomendamos Trello, una de las mejores para visualizar todo lo que tengas que hacer, ya sea a diario, semanal o mensual. Es gratuito y está enfocado en autónomos freelancers, consultores, etc.
Si no te gusta esta, podrías probar Notion. Es similar a la anterior, ya que es un gestor de tareas, pero tienes un espacio de trabajo en el que vas a poder crear bases de datos, listas de clientes, calendario, escribir contenido, etc.
Por otro lado, si buscas algo más sencillo que vaya simplemente a organizar las tareas que tienes que hacer a diario y darles prioridad y sincronizarlo con tu calendario, Todoist puede ser la solución que esperabas.
Herramientas para comunicarte y hacer reuniones
En este punto, seguro que ya tienes herramientas. Pero queremos hablarte de tres de ellas. La primera es Zoom. Empezó como una plataforma de videollamadas sin más, pero permite grabar, realizar reuniones con clientes o con varias personas a la web, compartir pantalla, etc. Todo eso es beneficioso para un autónomo, ya que tiene una herramienta universal para comunicarse online con clientes. Ojo, porque la versión gratuita limita el tiempo que puedes estar en una videollamada.
Por otro lado, tienes Google Meet, que salió un poco después de Zoom, aunque en realidad ya está porque había la opción de hacer videollamadas (solo que se llamaba de otra forma). Es menos utilizado, pero igual de efectivo que Zoom y, además, no tiene limitación en las llamadas que realices.
La última herramienta que te proponemos es Teams. A nivel profesional y de empresas es el que más utilizan, permite videollamadas en grupo, chats, compartir documentos, etc. por lo que también es una buena idea. Aunque, a nivel de clientes, quizá este no esté tan instaurado.
Herramientas para la gestión del tiempo y el control horario
La procrastinación es uno de los grandes problemas, no solo de los autónomos, sino también de cualquier trabajador. Y conseguir hacer todas las tareas que te planteas para un día no depende de que se te dé bien, sino de que gestiones el tiempo de manera adecuada.
Para ello, te proponemos que incluyas en tu día a día una herramienta de este tipo como Toggl Track que controla el tiempo con un cronómetro para registrar cuánto tiempo dedicas a cada tarea o a cada cliente. De esta forma, calcularás mejor tus presupuestos y tus horas.
Por otro lado, tienes Clockify, que establece un control horario, así como la gestión de proyectos.
Herramientas de marketing y visibilidad
Hoy día debes tener presencia en Internet para encontrar clientes. Y para ello necesitas tener herramientas que te ayuden. Una de ellas puede ser Canva, en el sentido de que podrás crear imágenes para tus facturas, tus publicaciones en redes, banners, etc.
También necesitas una herramienta de email marketing. La más conocida es Mailchimp o ActiveCampaign. Pero son caras comparadas con otras opciones, sobre todo si estás comenzando. Si es así, opta por ejemplo por Brevo que es uno de los que más autónomos y freelancers utilizan.
Por último, para gestionar las redes sociales, podrías usar Metricool o similar. Eso sí, cuidado porque las redes a veces no ofrecen tanta visibilidad a las publicaciones si las gestionas desde herramientas de terceros que si usas las suyas propias. En este sentido, sí puedes usar estas herramientas para gestionar tu presencia en las redes y ver informes. Pero para programas te recomiendo más las herramientas propias de las redes.
Herramientas para seguridad digital
Tener herramientas que te ayuden a evitar problemas, como la pérdida de contraseñas, el acceso a datos sensibles o incluso a firmar contratos o presupuestos de forma legal, siempre es bueno.
Por ejemplo, tienes DocuSign, que es una herramienta para firmar de forma legal aceptada por la legislación española.
Por otro lado, tienes Bitwarden, que es un gestor gratuito y seguro recomendado por expertos en ciberseguridad. En el caso de correos cifrados (para email marketing) podrías utilizar ProtonMail, que tiene servidores en Suiza y se usa, sobre todo, cuando tienes que enviar información confidencial.
Existen muchas más herramientas imprescindibles para autónomos. ¿Nos recomiendas alguna?