محاسبة الأعمال هي واحدة من أكبر المشاكل. ليس عليك فقط التأكد من تطابق جميع الإيرادات والمصروفات ، أو الاحتفاظ بسجل للأرباح أو الخسائر ، أو أن هناك ملاحظات يومية لكل ما يتم بيعه وشراؤه. وإذا لم يكن لديك ملف برنامج محاسبة لشركتك يمكن أن تصبح الأمور معقدة للغاية ، خاصة عندما تبدأ في النمو.
لكن لماذا وجود برنامج محاسبة مهم جدا؟ لماذا هو الأفضل حتى لو كان لديك شركة صغيرة ومتوسطة أو فردية وتعمل لحسابك الخاص؟ نقدم لك أسباب ذلك أدناه.
ما هو المحاسبة في الشركة
محاسبة. إذا كان موضوعًا قدمته في إحدى الدورات التدريبية ، فستعرف أنه يُنظر إليه منذ البداية على أنه شيء معقد للغاية. في حين أن الأمر ليس كذلك في الواقع. ومع ذلك ، يرى الكثيرون أن إدارة الأعمال التجارية ليست بهذه الصعوبة وأنهم لا يحتاجون إلى برامج معقدة لالتقاط الحركات الاقتصادية. خطأ فادح.
في هذه الحالة ، من المهم ملاحظة ذلك لا تقدم لك المحاسبة فقط سجلاً للإيرادات والمصروفات التي تمتلكها الشركة ، ولكن أيضًا للبضائع والأصول المملوكة. وكل هذا له تأثير في تقديم حسابات منظمة وواضحة للامتثال لجميع الالتزامات الموجودة مع مصلحة الضرائب.
بالإضافة إلى ذلك ، هذه ليست مسألة شركات كبيرة فقط. يجب على الشركات الصغيرة أيضًا أن تقلق بشأن معرفة حالة العمل ، من أجل توقع ما إذا كان ، لسبب ما ، لا يسير على ما يرام (وعدم استثمار الأموال التي ، في النهاية ، لن يتم استردادها ويمكن أن تضعك مدين) أو ، على العكس من ذلك ، كان جيدًا لدرجة أنه يمكنك التفكير في النمو.
أسباب استخدام برامج المحاسبة لعملك
إذا كنت تتساءل الآن عما إذا كان من الأفضل التخلص من نظام المحاسبة البدائي الخاص بك والتحول إلى برنامج محاسبة ، فإليك بعض الأسباب لقلب الميزان إلى جانب واحد.
ستكون قادرًا على التحكم في جميع الحركات
تخيل أن لديك في شركتك دفتر تسجيل حيث تقوم بتدوين جميع الحركات المالية التي يتم تنفيذها. تغلق العمل ، وتعود إلى المنزل ، وفجأة تتذكر أنك لم تكتب شيئًا. تكتبها على قطعة من الورق لليوم التالي ... وتنساها ، لكنك تدون أيضًا حركات أخرى لم تتذكرها. وبما أنه ليس لديك الكتاب في متناول اليد ، فلا يمكنك فعل ذلك في اللحظة التي تتذكره فيها. الخلاصة؟ في النهاية ستفقد تلك الأوراق الصغيرة وتنسى كتابة كل شيء.
مع برنامج محاسبة لشركتك لا يحدث ذلك لأن يتيح لك البرنامج الوصول رقميًا ، أينما كنت ، لجميع بيانات عملك ، بطريقة ، إذا كنت تتذكر شيئًا ما في المنزل ، فلن تضطر إلى الانتظار للوصول إلى الشركة لوضعه ، يمكنك القيام بذلك هناك.
ونفس الشيء يحدث عند الرجوع إلى البيانات ، سواء كانت أرصدة أو تقارير أو معرفة حالة اتخاذ القرارات بشأن الاستثمارات ، إلخ.
يوفر لك المال
نعم ، يمكن أن يكون الاستثمار في برنامج محاسبة لشركتك أمرًا مهمًا ، لكن ألا تعتقد أنه سيؤتي ثماره قريبًا؟ تخيل أن لديك سجل متكرر كل شهر أو كل أسبوع. عليك دائمًا أن تشير إلى الأمر نفسه ، الأمر الذي يستغرق وقتًا بعيدًا عنك.
بدلاً من ذلك ، في يمكنك أتمتة المهام الأكثر تكرارًا وإدراجها تلقائيًا. وبالتالي ، يمكن تخصيص هذا الوقت لأشياء أخرى في شركتك ، أو وقت فراغك.
يمكنك الجمع بين البرامج
ترتبط المحاسبة ارتباطًا وثيقًا بالإدارات الأخرى مثل الموارد البشرية (لقضية الرواتب). يعد وجود برنامج يمكنه استيراد البيانات وتصديرها أمرًا ضروريًا لتوفير الوقت وتحقيق توازن أفضل للبيانات. وهذا هو ، لن تضطر إلى إدخالها يدويًا ، بدلاً من ذلك ، يمكن نقلها تلقائيًا من موقع لتطبيقها على موقع آخر.
سوف تحافظ على التدفق النقدي بالترتيب
بمعنى أنك ستعرف دائمًا المدفوعات والدخل الذي يتم إجراؤه في الشركة ، بطريقة ستعرف على الفور تقريبًا ما يحدث في عملك على أساس يومي.
هذا يمكن أيضا حذر من الخروج عن السيطرة وشاهد ما حدث قبل أن تمر المشكلة دون أن يلاحظها أحد ومن ثم يصبح من الصعب تتبع مصدر عدم التطابق في الألعاب.
سيكون لديك "دليل" للخزانة
كما تعلم ، تطلب مصلحة الضرائب من الشركات ، وكذلك العاملين لحسابهم الخاص ، تقديم نماذج إلزامية يدفعون من خلالها ضرائبهم على أساس ربع سنوي. ولكن ماذا لو اتصلت بك مصلحة الضرائب وتريد أن ترى محاسبتك؟ إذا لم تقم بحملها بشكل صحيح ، فيمكنك أن تجعلهم يشتبهون بك ويبدأون في التحقيق للقيام بالحسابات ، وإذا لم يضفوا المبلغ ، ففرض غرامة.
من ناحية أخرى ، مع وجود برنامج محاسبة للشركات ، سيكون هذا أكثر تعقيدًا بسبب سيكون لديك كل شيء آليًا وسيساعدك ذلك على تجنب الأخطاء بالإضافة إلى ذلك ، ستكون قادرًا على تسليم الضرائب التي لديك في وقت مبكر (لأنك لست مضطرًا للقيام بذلك كل شهر أو كل ربع سنة ، ولكن نسخها وتسجيلها عند حدوث الدخل أو النفقات).
تقوم بتأمين البيانات
ربما واجهت أكثر من مرة أن القرص الذي احتفظت فيه بجميع الحسابات قد تم كسره أو أنك غير قادر على العثور على المعلومات. سيكون الأمر أكثر تعقيدًا إذا كان يدويًا ولم تتمكن من العثور على الأوراق أو المستندات حيث كنت تقوم بتدوين كل شيء.
من خلال وجوده في مكان "على الإنترنت" ، حيث يمكنك الوصول إليه من أماكن مختلفة ، لن تواجه مشكلة الخسارة هذه.
بالإضافة إلى ذلك ، سيكونون آمن في البرنامج ويمكنك حتى تنزيل البيانات للحصول على ملفات النسخ الاحتياطي فقط في حالة.
العثور على برنامج محاسبة لشركتك ليس بالأمر الصعب. هناك الكثير في السوق وعليك فقط قضاء بعض الوقت لمعرفة أيهما قد يثير اهتمامك أكثر. توصيتنا هي أن تجرب العديد منها لتكتشف أيها يناسب ما تحتاج إليه. هل يمكنك أن تنصحنا ببعض البرامج؟